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5 astuces pour exploiter encore mieux votre OCR

26/05/2020
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Cédric van de Walle
Business Consultant, EASI

Vous souhaitez numériser des documents, gagner du temps en éliminant des tâches manuelles et perdre moins de temps en applications ? Ne cherchez pas plus temps, OCR Verify le fait pour vous. J’ai le plaisir de vous expliquer où vous gagnerez du temps précisément.

OCR, ou Opical Character Recognition (Reconnaissance Optique de Caractères), est une technologie de reconnaissance de documents PDF. Pour faciliter les choses, je vais aborder 5 points qui font la différence pour la plupart de nos clients, et ce à l’aide de 5 piliers :

1. Oubliez le scannage séparé, utilisez les QR-codes

Vous pouvez gagner le maximum de temps en numérisant vos factures. Comment faire ? Les factures au format papier existent encore dans le monde ; OCR Verify facilite le processus de numérisation. Grâce à notre programme, vous pouvez scanner toute une pile de factures grâce à un QR-code présent en première page. OCR Verify les sépare automatiquement tout en numérisant également les annexes aux factures, ce qui constitue un avantage supplémentaire.

2. Les erreurs font partie du passé

Le moteur OCR envoie les factures après numérisation. Il applique la reconnaissance des informations les plus courantes :

  • Fournisseur (à l’aide du numéro de TVA)
  • Montant de la facture
  • Date de la facture
  • Echéance
  • Références externes
  • Coordonnées bancaires

La reconnaissance de ces champs permet de gagner du temps. De plus, le risque d’erreurs est grandement réduit.

3. Accessible à tous

Cet outil est équipé d’une interface facile d’utilisation indiquant les champs reconnus sur le document PDF. Qui plus est, vous pouvez tout de même indiquer les champs non-reconnus. Cette correction est transmise au moteur OCR en appuyant tout simplement sur un bouton. Lorsque cette facture se représentera, la reconnaissance sera faite correctement.

 

tips


4. Reconnaître

C’est peut-être ce qui vous prend le plus de temps au début, mais croyez-moi sur parole : si vous réfléchissez bien à quels champs supplémentaires vous souhaitez reconnaître, le monde est à vous.

Vous gérez votre propre parc automobile ? Alors, pensez aux avantages que vous apporterait l’établissement de rapports sur certaines plaques minéralogiques. Dans ce cas, il peut être très intéressant d’exporter un champ « plaque minéralogique » par facture, où vous pourrez ensuite ajouter les coûts par véhicule.

Et les numéros de bons de commandes : imaginez que vous pouvez les reconnaître et coupler les factures automatiquement sur cette base. Ce sont deux exemples pratiques, mais les possibilités sont infinies.

5. Ne vous laissez pas tenter par n’importe quel package

La cerise sur le gâteau est le couplage avec n’importe quel package. La solution de cet outil est l’assemblage d’un document PDF et d’un document XML. En utilisant ces deux formats standard, il est facile de coupler votre logiciel. Un exemple plus précis est le couplage avec notre programme de comptabilité AS400/ IBM Power : AAA-Financials.

Cet article vous a donné envie de faciliter votre comptabilité ? Alors n’hésitez pas à nous contacter.

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