Time is money, on dit souvent et qui investirait dans un produit sans bénéfice à la clé ? C’est pour ces raisons que nous avons listé ci-dessous cinq des manières de gagner du temps.C’est typiquement cet état d’esprit (Time is Money) qu’il est nécessaire d’avoir dans l’optique d’un projet de changement de logiciel de gestion comptable et financière. Plus précisément, chaque étape du processus de changement devrait tenir compte de la plus-value amenée en termes de gain de temps.
L’investissement réalisé doit pouvoir assurer à l’entreprise qu’elle va raccourcir le temps de certains processus mais aussi les optimiser de sorte à être plus rentable. En effet, qui investirait dans un produit sans bénéfice à la clé ? C’est pour ces raisons que nous avons listé ci-dessous cinq des manières de gagner du temps avec un nouveau logiciel comptable : l’automatisation, la digitalisation, la communication, l’intégration et le sur-mesure.
1.Automatisation
Certaines tâches comptables semblent parfois redondantes, machinales, sans valeurs ajoutées et prennent beaucoup de temps à la réalisation… Je pense notamment aux encodages des factures. Et si on venait automatiser ceci ? En effet, l’automatisation de tâches jugées « répétitives » ne seront plus effectuées par les comptables mais bien par le logiciel comptable. En outre, pas d’inquiétude à avoir de perdre son job à cause de l’automatisation puisqu’il sera demandé aux concernés de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée comme du reporting ou des analyses approfondies.
2.Digitalisation
Le deuxième point abordé est la digitalisation des données relatives à la comptabilité. Tout d’abord, toutes les factures sont centralisées dans le logiciel. Les flux d’entrée et de sortie se déroulent de manière digitale. Il ne sera plus nécessaire de stocker les factures dans des armoires, ni d’envoyer des enveloppes aux clients. Aussi, et ce sera davantage développé dans le chapitre suivant, la recherche d’information est plus efficace puisque les données sont accessibles en un clic.
3.Communication
Une bonne communication en entreprise est essentielle et permet de gagner énormément de temps. En effet, c’est via ce canal que les processus avancent, se développent et aboutissent. Pourtant, c’est souvent là où le bât blesse. Typiquement, l’exemple pour bien faire comprendre cela sont la gestion des messages ou des approbations en entreprise. Dans combien de bureaux voit-on une multitude de post-it trainer sur les bureaux ? Combien d’échanges entre différents départements sont nécessaires avant qu’une facture soit effectivement approuvée ? Un logiciel comptable de qualité qui se veut up-to-date se doit d’avoir une communication excellente. Une centralisation des moyens de communication sous un même outil permet de gagner du temps et donc de l’argent.
4.Intégration
Selon le secteur précis de l’entreprise, un logiciel métier est souvent requis. Nombreuses sont les entreprises ayant un logiciel métier disposant d’outils basiques de comptabilité mais bien peu suffisants pour en retirer de la valeur ajoutée. Typiquement, un bon logiciel comptable viendra s’interfacer parfaitement avec le logiciel métier de sorte que les échanges d’informations soient optimaux. Il n’y a rien de pire que des import-export de données mal gérés dû à l’interface. Pour ce faire, le logiciel comptable requiert souvent d’être adapté sur-mesure au logiciel métier car chacun d’eux a ses spécificités. Ceci est développé dans le chapitre suivant.
5.Sur-mesure
Chaque secteur a ses besoins et chaque besoin est spécifique. Evidemment, tout logiciel comptable se doit d’avoir des fonctionnalités standards et basiques. N’importe lequel des logiciels pour lequel vous opterez vous permettra, par exemple, d’encoder des factures ou de consulter la liste de vos clients/fournisseurs. Cependant, selon le secteur et l’entreprise, des spécificités apparaissent. Arriver à amener ses spécificités à se digitaliser, s’automatiser ou à communiquer parfaitement avec le logiciel métier par exemple, vous rendra la vie bien plus belle. Il n’y a pas plus satisfaisant de voir son logiciel entièrement adapté à son entreprise.
Conclusion
Les cinq manières citées montrent le gain de temps qu’on peut retirer d’un logiciel comptable adapté à son secteur. Ne dites pas « la comptabilité c’est l’encodage des informations », dites « la comptabilité, c’est l’analyse des informations ». Finalement, les cinq points cités, étroitement liés entre eux, tendent vers ce même but : la notion de passer un cap, de changer notre façon de voir les choses en matière de comptabilité.
