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La comptabilité, c'est quoi finalement ? Partie 1/2

11/01/2016
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Arnaud Delforge
Executive Business Manager & Partner, EASI

La comptabilité est une matière qui est souvent associée « aux chiffres ». Un jour où l’autre, tout le monde dans l’entreprise se retrouve confronté « au département comptable »… Beaucoup de nos lecteurs ne sont pas comptable, j’ai donc décidé de vous prouver à quel point la comptabilité est présente dans notre quotidien. Je vais également essayer d’expliquer de façon simple qu’au-delà des termes barbares qu’ils utilisent (et que l’on utilise également dans de nombreux articles de ce blog), c’est principalement du bon sens et de la rigueur !

J’ai personnellement découvert la comptabilité en commençant à travailler chez EASI… Je me suis très vite rendu compte que sans le savoir j’avais déjà fait de la comptabilité… dans la vie quotidienne… Nous allons essayer dans cet article de faire un parallèle avec la vie et ainsi décrypter les codes de ce monde mystérieux !

Si je devais expliquer les grandes lignes d’une comptabilité, je dirais qu’il s’agit d’inscrire de façon claire toutes les transactions de ma société. Je dirais qu’il y’a 2 aspects à prendre en compte :

1. L'aspect "Argent IN / OUT"

En bref, ce que je dois aux autres (dette) et ce que les autres me doivent (créance).

Par exemple, dans la vie quotidienne :

  • a. Je dois payer ma facture d’électricité, de gaz, de téléphone (payer mes dettes)
  • b. J’ai mon employeur qui me doit mon salaire, un ami qui doit me rembourser de l’argent (recevoir des créances)

En comptabilité, on va donc encoder une ligne par transaction. Pour chaque ligne, on va lui donner une « catégorie » (dettes ou créance), afin de savoir si c’est de l’argent qu’on doit ou qu’on va recevoir.

Ces « catégories » sont en fait rassemblées au sein d’un plan de compte (liste de catégorie). C’est une liste de comptes comptable à utiliser dans différentes circonstances.

Pour faire simple, le gouvernement dicte les règles comptable et disent que les sociétés doivent :

  • mettre les dettes dans une catégorie nommée « 44 » (factures de gaz, d’eau, loyer…)
  • mettre les créances dans une catégorie nommée « 40 » (salaire que j’attends, argent prêté à un ami,…)

On appelle en comptabilité ces comptes des centralisateurs.

2. L'aspect "P&L" (comprenez par-là "Profit and Loss" ou en français "Charges & Produits")

Au-delà de savoir, ce qu’on me doit et ce que je dois, il est essentiel de connaitre la rentabilité de votre entreprise. Par exemple, lorsqu’un client me paie une facture de 121 €, on ne gagne en fait réellement que 100 € puisque 21 € devra être restitué à la TVA.

Comme pour les dettes et créances, pour chaque « transaction », on détermine la catégorie : charges (6) ou produits (7). En réalité, il existe pour ces comptes différentes sous-catégorie en fonction de la nature de l’achat ou de la vente (frais de marchandise, frais de véhicules,…)

3. Cas pratique

Maintenant que nous avons vu ces 2 notions importantes, voici comme on encode en comptabilité une facture simple :

Cas n°1 : Je vends des fournitures de bureau. Je fais à mon client une facture de 1210€

Je vais donc commencer par encoder dans mon logiciel de comptabilité plusieurs informations essentielles comme : la date de la facture, le fournisseur, la référence externe, …

Ensuite plusieurs lignes vont être encodées :

comptabilité factures adfinity

Cas n°2 : Avant de vendre ces fournitures, j’ai dû les acheter chez mon grossiste pour alimenter mon stock.

J’ai donc reçu à ce moment-là une facture de 605 €. Je l’ai encodée comme suit :

comptabilité factures adfinity

Si on analyse nos comptes suite à cela et sur base de ce qu’on a encodé :

  • Je dois 605 € à mon fournisseur (44)
  • Je dois 210 € à la TVA (451)
  • Je vais recevoir 105 € à la TVA (411)
  • Je vais recevoir 1210 € de mon client (40)
  • J’ai fait une charge de 500 et un produit de 1000, mon bénéfice est donc de 500 €

Dans ce cas simple, on se rend compte que si l’on n’utilisait pas de comptabilité mais juste « son compte en banque », on ne sait pas se rendre compte de la situation réelle de son entreprise.

A la fin de l’année, j’ai gagné sur cette vente la somme de 500 €. Alors que sur mon compte affichera pendant peut-être quelques mois d’autres sommes qui ne seront pas le reflet de ma comptabilité.

Maintenant que nous avons posé les bases, nous verrons dans la deuxième partie de cet article des notions plus avancées et qui touche tous les départements : la comptabilité analytique, les budgets, les investissements,…

A mardi prochain !

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