En tant qu’entrepreneur, vous êtes sûr d’une chose : vous êtes tenu de faire votre comptabilité. Afin d’en assurer un bon suivi, vous utilisez bien entendu un logiciel de comptabilité. Choisir le bon logiciel comptable, qui s’accorde au mieux à vos besoins, est primordial, car ce choix peut entraîner une foule d’avantages et/ou de désavantages. Dans cet article, nous vous dévoilons d’ores et déjà quelques points qui doivent retenir votre attention.
Une simple comptabilité ou bien plus que ça ?
Si vous souhaitez passer le moins de temps possible à gérer votre comptabilité, que vous ne voyez d’ailleurs que comme une obligation légale, optez pour une solution simple qui se limitera à la gestion comptable. Il existe de nombreuses solutions comptables – souvent en ligne – qui répondront à vos besoins pour un petit prix : enregistrer les factures entrantes et sortantes et procéder à un calcul périodique des dépenses d’une part et des entrées d’autre part.
Il est toutefois possible que vous aimiez connaître à tout moment la situation de votre entreprise : qu’en est-il des liquidités ou du cashflow, combien avez-vous déjà dépensé pour un projet déterminé par rapport au budget prévu, quels bons de commande et factures ont déjà été approuvés, comment se portent vos chiffres consolidés, etc. Si vous vous posez souvent ces questions, optez de préférence pour un outil financier plus avancé.
Besoin d’une comptabilité analytique ?
Vous devez dans tous les cas vous demander si vous comptez utiliser une comptabilité analytique. Voulez-vous pouvoir enregistrer vos frais et vos rentrées pour des postes de frais et de dépenses spécifiques et si oui, combien d’axes souhaitez-vous utiliser ? Pour certains logiciels, des frais supplémentaires vous seront facturés pour cette fonctionnalité. D’autres logiciels de comptabilité prévoient normalement 2 ou 4 axes analytiques. Certains packs proposent un nombre d’axes virtuellement illimités. Réfléchissez-y bien avant de faire votre choix. Trop peu d’axes analytiques peuvent poser problème, mais il est évidemment inutile de payer pour 20 axes analytiques si vous n’en avez réellement besoin que de 4.
Pour choisir le bon logiciel de comptabilité, mieux vaut donc préalablement établir une structure claire qui répondra avec certitude à vos besoins.
Sans papiers
Nous connaissons aujourd’hui indéniablement une tendance vers la numérisation de la communication et la comptabilité n’échappe pas à la règle. Les bons de commandes et factures se font certes encore sur papier, mais sont néanmoins de plus en plus transmis par e-mail. Lorsqu’un comptable reçoit une facture, il nécessite en général l’aval de la personne ayant passé la commande avant même de pouvoir procéder au paiement (la facture peut-elle être payée, le montant est-il exact, les marchandises ont-elles été bien réceptionnées…). Cette approbation peut se faire sur papier ou par voie électronique. La facturation électronique est la prochaine étape : les factures ne seront plus échangées sous format papier ou PDF, mais sous format XML en fonction de certaines normes.
Pour choisir le logiciel de comptabilité idéal, il est important que vous vous posiez certaines questions. Comptez-vous imprimer tous les documents et les conserver dans un classeur ou une simple numérisation de vos documents scannés suffit-elle ? Souhaitez-vous aller plus loin et simplifier certains processus, par exemple grâce à une reconnaissance OCR de données de documents et des flux de travail approbation électroniques au sein de votre organisation ? Voulez-vous travailler entièrement sans papiers ?
Ce sont des questions importantes qui auront un impact sur votre choix de logiciel comptable.
Reporting
Certains logiciels comptables ne prévoient pas de rapports dans la version standard. D’autres packs vont quant à eux très loin. Certains offrent même des intégrations standard avec des outils de Business Intelligence afin que vous puissiez aussi croiser vos informations financières avec des données d’autres systèmes (ERP…). Parfois, la possibilité vous est offerte de consulter des rapports via des applications mobiles. Ce sont également des questions auxquelles vous devez bien réfléchir avant de choisir votre logiciel de comptabilité idéal.
Intégration avec d’autres outils
Dans la plupart des cas, une entreprise utilise d’autres logiciels en plus du logiciel de comptabilité, comme des systèmes de production ou CRM. Dans certains cas, il peut être utile de prévoir une liaison entre les deux applications. Si c’est un élément dont vous avez besoin, optez pour une solution qui prévoit des jonctions standards ou pour un partenaire qui dispose de l’expertise nécessaire pour réaliser cette jonction pour vous.
Dans le cloud ou non ?
Le cloud offre de nombreux avantages et semble aujourd’hui être le premier choix en ce qui concerne la manière d’installer un logiciel. Dans certains cas toutefois, il peut s’avérer plus intéressant d’installer le logiciel comptable sur un serveur qui tourne sur place. Il se peut également que vous commenciez petit dans le cloud et qu’au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous ressentiez de plus en plus le besoin de travailler sur un serveur local. Ou inversement. Quel que soit le scénario, il est primordial de voir si votre logiciel de comptabilité peut être utilisé depuis le cloud, depuis un serveur local ou des deux manières.
Le prix n’est pas tout
Il existe des logiciels de compatibilité de tous les prix, et comme souvent, la qualité a son prix. L’expression « If you pay peanuts, you get monkeys » prend tout son sens. Il est important de trouver le juste milieu entre logiciel trop bon marché et hors de prix. Une fois que vous avez choisi votre pack de logiciel, changer de solution demande des efforts. Une solution modulaire peut s’avérer efficace. Vous pouvez ainsi commencer par – et payer pour – ce dont vous avez besoin et éventuellement rajouter plus tard des fonctionnalités ou des utilisateurs, sachant que les frais suivront alors votre propre évolution.
