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Comment gérer vos approbations pendant les vacances ?

07/07/2020
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Florence Maquet
Project Officer

Vous partez en vacances cet été ? Posez-vous ces quelques questions avant le grand départ : ai-je tout mis en place pour gérer mon absence au travail ? Qui me remplacera pour gérer mes approbations ?
Sans une bonne préparation, certaines situations peuvent être source de stress pendant vos congés. Voici quelques conseils pour vous aider à partir l'esprit tranquille.

approbation

Comme de nombreuses personnes, vous vous êtes sans doute accordé une période de congé pendant les mois d'été. Quoi qu'il en soit, votre absence peut être synonyme de tensions : des dossiers restent en suspens, des clients qui n’obtiennent pas réponse à leurs questions, les responsabilités ne sont endossées par personne. Il est donc essentiel de bien préparer la période de vacances pour ne pas impacter négativement les processus de l’entreprise, mais aussi, pour ne pas être sollicité par vos collègues pendant vos séances de bronzage !

Avez-vous bien anticipé votre absence ou celles de vos collègues ? Êtes-vous certain d’avoir pensé à tout ? Bien s’organiser en amont vous permettra de partir l’esprit tranquille et de ne pas engendrer de stress supplémentaire pour les autres salariés. Voici quelques conseils qui vous aideront à profiter pleinement de vos vacances.

 

 

Anticiper

L’absence simultanée de plusieurs salariés peut avoir des conséquences sur les processus de l’entreprise, notamment au niveau des cycles d’approbations. Anticipez et évitez-vous un stress inutile : 

  1. Communiquez tout au long de l’année avec votre remplaçant afin qu’il puisse gérer vos affaires efficacement dès votre départ.
  2. Posez vos congés suffisamment à l’avance et demandez à vos collègues de faire de même.
  3. Déterminez les périodes critiques sujettes à de gros bouleversements dans votre entreprise. Si l’un de vos managers décide de partir pendant 3 semaines, épargnez lui un stress inutile et assurez-vous qu'il rentre de vacances reposé.
Si vous ne mettez rien en place, les demandes d’achats ou les factures resteront en attente d’approbation. Plusieurs approbateurs ont décidé de partir en même temps, que faire ? Certaines périodes de congés se superposent et l’organisation de vos suppléances peut être un vrai casse-tête si plusieurs approbateurs d’un même cycle partent à des moments différents.

S'organiser

Une fois les périodes de congés connues, établissez un plan d’action. Posez-vous les bonnes questions. Organisez vos suppléances. Parcourez vos cycles d’approbations et mettez en évidence les étapes qui poseront problème. Demandez-vous qui sont les bonnes personnes qui remplaceront votre approbateur. Pensez à déléguer et à distinguer vos affaires urgentes de celles qui ne le sont pas.

Dans Adfinity, la gestion de vos suppléances peut être gérée de manière très simple et rapide. Rendez-vous dans l’onglet suppléance et renseignez votre approbateur, son suppléant et la période pendant laquelle vous souhaitez que ce dernier le remplace.

Gérer les urgences

Votre bonne organisation vous permettra de ne pas être sollicité durant vos vacances. Néanmoins, il est possible que certaines situations demandent une intervention de votre part. Par exemple, une urgence ne pouvant pas attendre votre retour.
Si vous devez vous absenter pour les vacances, préparez le terrain. Inutile de quitter votre transat ! Munissez-vous d’une solution qui vous permettra de vous connecter à distance pour gérer votre approbation rapidement.

Avec Adfinity, vous avez la possibilité d’approuver vos documents ou factures sur le Web et même via votre smartphone avec une application !

Penser sécurité

Déléguer ne signifie pas que votre collègue doit agir en votre nom. Celui-ci sera simplement amené à prendre des décisions à votre place, en son propre nom et qui entraîneront sa propre responsabilité. Ne cédez donc pas à la facilité en livrant vos identifiants et mots de passe à votre remplaçant. Préférez toujours un système de suppléance mettant l’accent sur la confidentialité et la sécurité de vos données.

Dans Adfinity, tout est mis en œuvre pour que l’établissement d’un processus sécurisé puisse se faire facilement : vous n’avez qu’une seule option à cocher. Vous ne serez de cette manière pas tenté de communiquer vos mots de passe.

Une bonne gestion des suppléances n’est pas toujours simple à mettre en place, mais c'est la clé qui vous permettra de passer de bonnes vacances.

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