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Comment traiter des notes de frais

14/03/2016
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Roel Verckens
Senior Business Consultant, EASI

Toutes les entreprises connaissent la problématique des notes de frais… Vos collaborateurs se déplacent pour des projets, achètent du matériel pour leurs activités ou ont droit à une indemnité forfaitaire. Il leur est régulièrement demandé d’établir ces notes de frais dans un délai convenu, d’y joindre les reçus et de remettre le tout au service Ressources Humaines ou à leur supérieur direct.

Le travailleur concerné ne sait pas très bien ce qu’il advient ensuite de sa note de frais. Reste-elle sur le bureau de son chef, certains frais ne sont-ils pas acceptés, quand sont-ils remboursés… ? Bien souvent aussi, la disponibilité de ces personnes s’avère problématique. Le collaborateur est-il effectivement en mesure de déposer sa note de frais sur le bureau dans le délai imparti ? Le supérieur est-il en mesure d’apposer à temps sa signature physique sur le document ? Le service du personnel est-il en mesure de prendre la note de frais dans le bac et de l’introduire dans le programme comptable ?

Ce serait quand même fantastique si nous pouvions répondre à ces questions avec une simple application web qui permette au collaborateur en question de rentrer sa note de frais en ligne (il ne doit donc pas être physiquement présent au bureau), au responsable de l’approuver en ligne (il ne doit donc pas la signer physiquement) et aux comptables de faire passer la note de frais validée dans la comptabilité (ils ne doivent donc plus attendre que le document se trouve dans leur bac).

EASI a effectivement répondu à ces questions en développant le module « Notes de frais » via le Web Access.

  • Le travailleur a la possibilité d’établir sa note de frais et de joindre les reçus sous la forme d’un fichier PDF.
  • Le responsable peut approuver les notes de frais via le même Web Access.
  • Les comptables peuvent être avertis que des notes de frais ont été validées et les transférer immédiatement dans la comptabilité.
  • Le travailleur peut à tout moment suivre sa note de frais...

Efficace, économique et surtout très convivial !

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