Facturation électronique: vous avez encore des questions ? Bonne nouvelle : nous avons les réponses !

Début février, nous avons organisé une session de questions-réponses en ligne consacrée à la facturation électronique et au réseau Peppol. Face au succès de cet événement, nous avons décidé de reprendre les questions les plus fréquemment posées et d’y répondre dans cet article.

Vous pouvez revoir la session de questions-réponses en ligne dans son intégralité ci-dessous.

1) Une ASBL ou un syndic disposant d’un numéro d’entreprise mais non lié à un numéro de TVA doit‑elle s’inscrire à Peppol ?

Non, l’obligation ne s’applique pas. Toutefois, l’utilisation de Peppol reste autorisée.

Et si l’organisation est un assujetti mixte (partiellement exemptée par l’article 44 et partiellement non exemptée) ?

S’il est possible de distinguer clairement l’activité assujettie de l’activité non assujettie, seule l’activité assujettie doit transiter via le réseau Peppol. En revanche, s’il n’existe pas de séparation nette entre les deux activités, l’ensemble devra passer par Peppol.

2) Les fichiers XML générés par Adfinity permettent‑ils d’intégrer les textes légaux liés aux régimes TVA (autoliquidation ou autres) ? Et est‑ce une obligation légale ?

 L’obligation consiste à renseigner au moins une des deux balises suivantes :
• TaxExemptionReasonCode
• TaxExemptionReason

Adfinity permet déjà de générer la première de manière standard via la configuration du mapping Peppol. À partir de la version 2.7, Adfinity permet également d’alimenter la deuxième balise via la même configuration que celle utilisée pour l’envoi PDF.

3) À l’exception de l’utilisation du Dashboard Démat, existe‑t‑il un moyen de consulter les annexes Peppol pour les documents fournisseurs entrants avant la fin de l’encodage ?

Le seul moyen de consulter ces documents est effectivement l’utilisation du Dashboard Démat, qui centralise l’ensemble des documents avant comptabilisation.

4) Digiteal et Mercurius sont‑ils deux produits concurrents ?

Mercurius n’est utilisable que pour le secteur public.

Digiteal peut être utilisé par toutes les entités soumises à Peppol. Comme Adfinity communique uniquement avec Digiteal de manière directe, une passerelle a été mise en place entre Digiteal et Mercurius afin de permettre aux entités publiques déjà inscrites chez Mercurius de conserver cette inscription tout en utilisant Peppol depuis Adfinity.

5) Dans quelle version d’Adfinity est‑il possible d’effectuer un mapping entre le détail d’un XML Peppol et une imputation (compte général/analytique) ? Quelles sont les balises concernées ?

À partir de la version 2.7 d’Adfinity, il est possible de se baser sur les balises suivantes pour réaliser une imputation automatique :

6) Comment indiquer sur la facture une personne de contact ?

Adfinity reprend le contact principal du client :

7) Comment les comptes bancaires sont-ils gérés à la réception d’une facture Peppol ?

Si un seul compte est renseigné et que ce compte n’existe pas dans Adfinity, le compte par défaut sera utilisé lors de l’encodage.Le compte présent dans l’XML sera toutefois affiché sur le layout généré par Adfinity.

Si un seul compte est renseigné et que ce compte existe dans Adfinity, celui-ci sera utilisé pour l’encodage ainsi que sur le layout généré par Adfinity, qu’il s’agisse ou non du compte par défaut. S’il ne s’agit pas du compte par défaut, un « ! » rouge sera affiché :

Si plusieurs comptes sont renseignés et qu’aucun n’existe dans Adfinity, le compte par défaut sera repris pour l’encodage. Les comptes présents dans l’XML seront affichés sur le layout généré par Adfinity (jusqu’à trois comptes).

Si plusieurs comptes sont renseignés et que certains existent dans Adfinity, le dernier compte existant (présent dans l’XML) sera utilisé pour l’encodage. S’il ne s’agit pas du compte par défaut, un « ! » rouge sera affiché. Les comptes présents dans l’XML seront affichés sur le layout généré par Adfinity (jusqu’à trois comptes).

8) Quand un envoi Peppol échoue parce que le client n’est pas assujetti ou est étranger, est-il possible d’obtenir une notification ?

Il n’est pas possible d’envoyer une facture via Peppol si le client n’est pas inscrit sur le réseau. Un rapport d’erreur est généré avec la liste des factures non transmises. Ces factures peuvent ensuite être envoyées par e‑mail dans la continuité du processus.

Dans la version 2.7, Adfinity réalise le contrôle en une seule étape : si le client n’est pas référencé sur le réseau Peppol, l’envoi par e-mail se fait automatiquement.

Avec une configuration spécifique, il est également possible d’afficher dans le listing des factures de vente si une facture a été envoyée via Peppol, par mail, ou si elle n’a pas été envoyée.

9) Comment garder une vue d’ensemble d’un client ayant plusieurs fiches, sachant qu’un seul Peppol ID peut être encodé ?

10) Conditions de génération du PDF produit par Adfinity sur base de l’XML (version 2.7)

• Le layout Adfinity n’est généré que si l’XML ne contient pas de PDF chiffré.
• Il est possible de le générer et de l’afficher en première ou dernière page.

11) Gestion des montants dans le PDF généré par Adfinity

Dans la version 2.7, les montants suivants repris dans l’XML sont intégrés dans le PDF :

• Total TVA
• Total facture
• Total prépayé (le cas échéant)

12) Est-il normal de recevoir des factures fournisseurs dans les mauvais environnements Adfinity alors que les XML mentionnent les bons numéros d’entreprise/TVA ?

Non, ce n’est pas un comportement normal. Ce point est actuellement pris en charge par notre équipe Produit.

13) Que faire des factures fournisseurs à 0 € reçues dans Adfinity ? Existe-t-il un moyen de les bloquer ?

S’il s’agit d’une facture « prépayée », le montant ne devrait pas être de 0 €. Dans la nouvelle version, ces factures sont désormais correctement gérées, que le paiement ait déjà eu lieu ou non.

14) Que peut mettre en place Easi concernant la limitation à 50 caractères du champ “Description”, essentiel dans la facture Peppol ?

Lors de l’envoi, il est possible d’ajouter un commentaire en plus de la description. Ce commentaire est repris dans la balise « Note » du fichier XML.

15) La facturation en self‑billing peut‑elle aussi être envoyée de la manière habituelle, comme une autre facture de vente que nous créons dans Adfinity ?

Les détails du self‑billing arrivent par e‑mail.

Les factures de self‑billing doivent être envoyées via Peppol. Cela se fait via la partie « Achat » du module PSM d’Adfinity, à partir de la version 2.6.12 et ultérieures.

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