Nos 3 astuces pour réduire le temps de travail administratif des Sales

18/12/2018
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Nicolas Renquin
Senior Sales Engineer, EASI

Entre les rendez-vous et les recherches de solutions adaptées à chaque projet, les journées des commerciaux sont bien remplies. Autant dire que la partie administrative de la fonction, aussi appelée « post-sales », doit être réduite au minimum afin de pouvoir se concentrer sur le corps du métier. 

Loin d’être anecdotique, cette tâche est toutefois souvent boudée des délégués. Oubli d’informations clés, imprécisions dans les rapports, erreurs dans les commandes,… Une mauvaise gestion de la partie administrative peut avoir des conséquences négatives sur le business.

Suivez nos conseils pour réduire au maximum votre temps de travail administratif, tout en tirant le maximum cette aspect clé du métier. 

1. Avant le rendez-vous : information & partage

Réduire le temps dédié au travail administratif se prépare bien avant le rendez-vous proprement dit.

  • Les recherches sur le client qu’on s’apprête à rencontrer sont essentielles. Elles permettront de lui présenter des solutions / nouveautés qui l’intéressent vraiment, sans perdre de temps avec des offres non pertinentes pour son business. A chaque étape du processus, l’efficacité est le mot-clé pour se démarquer. Et pour être efficace, quoi de mieux que de compiler le maximum d’informations possibles sur votre interlocuteur et sa société? Epluchez son profil LinkedIn, échangez avec des collègues qui l’ont déjà rencontré(e), renseignez-vous sur les challenges financiers de sa société, de son secteur. Apprenez à connaitre les forces et faiblesses de vos interlocuteurs. 
  • Pour cette étape, un outil de collaboration interne de partage d’information est essentiel. En quelques minutes, juste avant le rendez-vous, un outil mobile efficace peut vous permettre de consulter des informations qui pourraient faire toute la différence lors de votre rendez-vous.

 Pertinentes et ciblées, les questions bien préparées dans le cadre de votre rendez-vous vous positionneront au-dessus de vos concurrents. Vous renvoyez l’image d’un partenaire professionnel. Vous êtes là pour lui permettre de gagner du temps et être plus efficace, dès le premier rendez-vous.  

2. Durant le rendez-vous: professionnalisme & efficacité

  • Un bon rendez-vous est un rendez-vous durant lequel vous écoutez. Les notes doivent être succinctes et prises de façon professionnelle. Evitez absolument les quelques mots brouillons sur un bout de papier. Privilégiez le minimalisme et la qualité d’un outil technologique comme une tablette. 
  • Si possible, optez pour un outil de prise de note qui vous permet de pré-rédiger vos questions. Gain de temps, structure, fluidité : de nouveau, vous misez sur le professionnalisme et l'efficacité avant tout. 
  • Ces questions peuvent avoir été préparées en collaboration avec le (Sales) Manager afin de partager les informations attendues par l’ensemble de l’organisation. 
  • Une facette essentielle du métier de commercial, et pourtant souvent délaissée, consiste en la mise à jour constante de la base de données clients et partenaires. Durant le rendez-vous, dès que vous entendez une information pertinente pour cette mise à jour, insérez-là instantanément dans votre outil. Une prise de note sur papier, ou sans application adéquate, sera plus que probablement oubliée, mal recopiée. Il est crucial de pouvoir adapter ces informations en quelques secondes en direct du rendez-vous.

3. Post-sales: anticipation & solution

La partie fun du métier peut commencer ! Les données clés ont été soigneusement récoltées lors des premiers échanges : vous allez maintenant pouvoir les exploiter.

  • Une offre ciblée, une action spéciale, une présentation particulière : les données recueillies sur le terrain se révèlent précieuses. De nouveau, disposer d'un outil adapté à votre métier se révèle essentiel : en quelques clics, vous faites des liens entre le rendez-vous, les informations récoltées, les offres adaptées.

Avant le rendez-vous, vous êtes concentré sur la préparation. Pendant celui-ci, l’écoute et la sélection de points d’attention priment. Enfin, après le rendez-vous, l’anticipation est la clé. Il est déjà temps de préparer votre prochain step. Toutes les étapes précédentes vous ont permis de rentrer chez vous, ou au bureau, sans travail administratif. En direct durant votre rendez-vous, vous avez:

  • Mis votre CRM à jour
  • Pris vos commandes
  • Noté les informations essentielles à la création de votre prochaine offre
  • Bloqué votre prochain rendez-vous
Le tout, avec un seul outil.

Il ne vous reste désormais plus qu’à vous concentrer sur le corps de votre métier : offrir à votre client la solution qu’il attend. Ou, encore mieux, lui proposer celle qu'il ne sait pas encore qu'il attend. 

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