Pour rappel, l'OCR (Optical Character Recognition pour les amateurs de la langue de Shakespeare ) est un procédé de reconnaissance de caractères déjà bien implémenté au sein de notre logiciel comptable. Ce dernier vous permet, à partir d'une facture électronique ou scannée, de reconnaître diverses informations et de créer automatiquement vos pièces en comptabilité.
C'est merveilleux me direz-vous (et je suis tout à fait d'accord ), mais comment faire si je ne possède pas Adfinity et que moi aussi, je désire profiter de l'OCR pour l'encodage de mes factures ?
Comme le dit le proverbe, "Il n'y a pas de problème, il n'y a que des solutions" et en parlant de solution, EASI a décidé d'en développer une nouvelle!
**roulement de tambour**... L'OCR Standalone!
Et comment ça fonctionne ?
C'est très simple, vous déposez vos factures dans un dossier et l'outil se charge de tout le processus de reconnaissance. Une fois cette opération réalisée, vous avez accès à l'écran de validation des informations.
De là, vous pouvez, si vous le désirez, modifier les informations reconnues sur la facture et exporter ces dernières dans un fichier au format de votre choix (xml, texte...). Il vous suffit ensuite finalement de les importer dans votre propre système. Le format du fichier ainsi que son contenu peut être entièrement paramétré selon vos besoins.
Les Custom fields
Il est à noter qu'en plus des champs de base reconnus (numéro de facture, date du document, date d'échéance...), l'utilisateur a la possibilité d'inclure ce que nous appelons des Custom fields. Kezako ? Ce sont des champs personnalisés configurés par l'utilisateur qui permettent de reconnaître des informations en plus sur les factures !
Ce n'est pas clair ? Pour vous donner un exemple, certains de nos clients avaient besoin de reconnaître le code EAN (European Article Numbering, code qui permet d'identifier un compteur de façon unique) sur leurs factures de gaz et d'électricité. Il a suffit de créer un Custom field qui récupérait l'information sur la facture et d'alimenter le fichier d'export avec cette information.
Oui mais comment l'OCR Standalone fait-il ça ? Et bien comme un étudiant avide de savoir ( celui que nous avons tous été un jour), le système ne demande qu'à apprendre! Vous indiquez vous-même sur la facture quelle donnée doit être reconnue et après quelques factures pour lesquelles vous avez fait ce traitement, le système sera capable de se débrouiller tout seul (ils grandissent si vite...).
On a rarement (jamais?) vu un système de reconnaissance aussi simple et flexible !
