À la rencontre de nos experts : comment Bruno transforme les licences Microsoft en valeur ajoutée

La gestion des licences Microsoft peut rapidement devenir complexe. Une organisation commence avec un ensemble de licences Microsoft 365 qui correspond parfaitement à ses besoins. Puis, l'entreprise évolue. De nouveaux collaborateurs arrivent, d'autres partent, les rôles changent, les exigences en matière de sécurité augmentent et de nouvelles technologies comme Microsoft 365 Copilot entrent en jeu.

Quelques années plus tard, une question pourtant simple peut devenir difficile à résoudre : Utilisons-nous toujours les bonnes licences Microsoft, pour les bonnes personnes et de la bonne manière ?

Chez Easi, c'est précisément le genre de question à laquelle notre Microsoft Licensing Expert Bruno Vijverman aide nos clients à répondre.

Chez Easi, une grande partie de notre expertise repose sur les personnes qui travaillent chaque jour avec nos clients et nos technologies. À travers notre série Meet the Expert, nous mettons certaines d'entre elles à l'honneur : qui elles sont, ce qu'elles font et, surtout, comment leur expertise aide nos clients.

Découvrez Bruno, notre Microsoft Licensing Expert

[Photo of Bruno]

Bruno est spécialisé dans l'accompagnement des organisations qui souhaitent mieux comprendre et optimiser leur environnement de licences Microsoft. Mais son travail ne consiste pas simplement à compter les licences ou à rechercher la combinaison la moins chère possible.

Tout commence par la compréhension de l'organisation qui se cache derrière ces licences.

Comment les collaborateurs utilisent-ils réellement Microsoft 365 ? De quelles fonctionnalités ont-ils besoin ? Les licences correspondent-elles toujours à leurs rôles ? Les exigences en matière de sécurité et de conformité sont-elles correctement couvertes ? Et quel impact de futurs projets comme Copilot pourraient-ils avoir sur la stratégie de licences ?

"De nombreuses organisations associent d'abord l'optimisation des licences à des économies. Cela fait certainement partie de l'équation, mais l'objectif principal est de s'assurer que vos licences correspondent à la manière dont votre organisation fonctionne réellement aujourd'hui – et à la direction qu'elle souhaite prendre demain." — Bruno Vijverman

L'une des façons dont Bruno met cette expertise en pratique est notre License Optimization Assessment (LOA). 

Qu'est-ce qui peut changer dans un environnement Microsoft ?

Beaucoup de choses, car les environnements Microsoft 365 sont tout sauf statiques. Des collaborateurs arrivent ou quittent l'entreprise, les responsabilités évoluent, de nouvelles fonctionnalités sont introduites et les licences s'accumulent au fil du temps.

Dans les environnements analysés par Bruno, cela peut donner lieu à des situations où :

• des licences restent actives pour des utilisateurs qui n'en ont plus besoin ;
• des collaborateurs disposent de licences premium alors qu'ils n'utilisent qu'une partie de leurs fonctionnalités ;
• des comptes se voient attribuer des licences dont ils n'ont pas réellement besoin ;
• certaines fonctionnalités de sécurité ou de conformité ne sont pas totalement alignées avec les licences nécessaires ;
• des licences Copilot sont attribuées sans disposer d'une visibilité suffisante sur leur adoption et leur utilisation réelles.

Cela ne signifie pas nécessairement que l'organisation a mal géré son environnement. Souvent, il s'agit simplement du résultat de plusieurs années de croissance et de changement.

C'est précisément pourquoi il peut être utile de porter un regard neuf sur son environnement.

De l'inventaire des licences au License Optimization Assessment

Un License Optimization Assessment (LOA) va bien au-delà d'un simple inventaire des licences détenues par une organisation.

Bruno combine les données d'utilisation de Microsoft 365, les informations relatives aux licences et à la configuration, les échanges avec le client et sa connaissance des modèles de licences Microsoft afin de déterminer dans quelle mesure l'environnement correspond encore aux besoins réels de l'organisation.

Les conclusions se répartissent généralement en trois domaines.

1. Quick wins

Il s'agit d'optimisations qui peuvent souvent être mises en œuvre relativement facilement, comme des licences inutilisées, des comptes inactifs ou des attributions superflues. 

2. Right-sizing

Tous les collaborateurs n'ont pas besoin des mêmes fonctionnalités. En comparant l'utilisation et les besoins réels avec les licences attribuées aux utilisateurs, Bruno peut identifier les situations dans lesquelles une autre licence serait potentiellement plus adaptée.

L'objectif n'est pas de supprimer des fonctionnalités utiles, mais de veiller à ce que chacun dispose de ce dont il a besoin sans payer pour des fonctionnalités qu'il n'utilise pas.

3. Conformité et préparation à l'avenir

Optimiser ne signifie pas toujours dépenser moins.

Un assessment peut également révéler que des licences supplémentaires sont nécessaires pour répondre correctement aux exigences en matière de sécurité, de conformité ou de gouvernance. Les projets à venir peuvent eux aussi changer la donne. Un déploiement de Copilot, par exemple, soulève non seulement des questions de licences, mais aussi des questions d'adoption et d'identification des utilisateurs qui en tireront réellement profit.

Ces informations sont tout aussi précieuses que l'identification d'une économie potentielle.

Un LOA permet-il donc toujours d'économiser ?

Non, et c'est une distinction importante. Le résultat peut être une réduction du coût total de possession, mais il peut tout aussi bien mettre en évidence des lacunes en matière de conformité ou des domaines dans lesquels des investissements supplémentaires sont pertinents.

Dans la pratique, le résultat est souvent une combinaison des deux.

"Un bon assessment ne commence pas avec l'objectif de supprimer des licences. Il commence par la recherche de la bonne réponse pour le client. Parfois, il s'agit d'une économie. Parfois, il faut combler une lacune en matière de conformité. Souvent, c'est un peu des deux" — Bruno Vijverman

L'essentiel est que les décisions ne reposent plus sur des suppositions. L'organisation obtient une vision claire de sa situation actuelle ainsi que des recommandations concrètes sur les prochaines étapes à suivre.

Un LOA finalisé comprend donc bien plus qu'un simple rapport d'assessment. En fonction de l'environnement, les clients reçoivent notamment une heatmap interactive, un plan de remédiation détaillé, un workbook reprenant les informations pertinentes et un executive summary.

Et le travail de Bruno ne s'arrête pas lorsque le rapport est terminé. Il passe personnellement en revue les résultats avec le client, explique le raisonnement qui sous-tend les recommandations et aide à les traduire en priorités et en actions concrètes.

Les licences comme point de départ, pas comme finalité

C'est également ici que la valeur d'un expert dédié aux licences prend tout son sens, car les licences influencent de nombreuses autres décisions technologiques. Un assessment peut, par exemple, montrer qu'une organisation devrait revoir une partie de son environnement de sécurité. Il peut révéler un défi en matière d'identité ou de gouvernance. Ou encore fournir les données nécessaires pour déterminer quels collaborateurs bénéficieraient le plus de Microsoft 365 Copilot.

Pour Bruno, la question n'est donc pas simplement : « Pouvons-nous réduire le coût de nos licences Microsoft ? » Une meilleure question serait : « Notre environnement Microsoft correspond-il toujours aux besoins de notre organisation ? »

Parfois, la réponse mène à des économies. Parfois, elle permet d'améliorer la conformité. Parfois, elle pose les bases d'un prochain projet Microsoft. Mais dans tous les cas, elle permet de prendre des décisions mieux éclairées.

Quand avez-vous examiné vos licences Microsoft pour la dernière fois ?

Si votre environnement Microsoft 365 a considérablement évolué ces dernières années, il peut être intéressant de vérifier si vos licences ont évolué au même rythme.

Notre License Optimization Assessment permet d'identifier les opportunités, les risques et les priorités en fonction de la manière dont votre organisation utilise réellement les technologies Microsoft aujourd'hui.

Vous souhaitez savoir ce qu'un LOA pourrait révéler dans votre environnement ? Contactez votre Account Manager Easi ou notre Microsoft Licensing Expert Bruno Vijverman.