Dans le monde financier moderne, le temps est précieux et la précision essentielle. Pour les comptables, l'automatisation des tâches et des processus répétitifs peut véritablement révolutionner leur travail. En utilisant un logiciel intelligent, les comptables peuvent gagner du temps, minimiser les erreurs et se concentrer sur les tâches stratégiques qui ajoutent une réelle valeur à leur entreprise. C'est précisément l'un des points forts d'Adfinity. Dans cet article, nous expliquons quelques-unes des tâches et des processus que vous pouvez facilement automatiser avec notre outil.
Un outil intelligent qui vous fait gagner du temps et de l'argent
En permettant d’automatiser l’exécution de toute une série de processus, la robotisation représente un gain de temps considérable pour les utilisateurs.
En effet, pour certaines tâches, l’intervention d’un utilisateur n’est plus indispensable. Par ailleurs, cela permet d’exécuter une série de processus relativement lourds en arrière-plan, ce qui évite aux utilisateurs de devoir rester passifs derrière leurs écrans durant le temps de traitement.
En d’autres termes, la robotisation permet donc aux utilisateurs de se concentrer sur les tâches où ils ont une vraie valeur ajoutée. D’autre part, la robotisation permet de planifier les traitements lourds en dehors des heures de travail, ce qui permet de ne pas impacter les performances d’Adfinity durant la journée de travail.
Quelques-unes des tâches qu'Adfinity peut robotiser pour vous
Adfinity propose une gamme étendue de fonctionnalités de robotisation et d'automatisation pour simplifier vos processus quotidiens. En utilisant ces fonctionnalités, les entreprises peuvent réduire les efforts manuels, minimiser les erreurs et améliorer leur efficacité. Voici un aperçu des différentes tâches pouvant être automatisées ou robotisées dans Adfinity :
Préparation des Lots de Paiement
La création des lots de paiement des fournisseurs peut être robotisée via des modèles prédéfinis. En utilisant le programme "Paiements fournisseurs" (via le raccourci "WRKPAYSUP"), les utilisateurs peuvent configurer des paramètres spécifiques et automatiser la création de lots de paiement à des dates prédéfinies.
Traitement des Fichiers CODA
Les fichiers CODA peuvent être automatiquement téléchargés dans le dossier principal configuré via les Grands paramètres. Le programme WRKCODAAUT permet de créer une commande qui traite ces fichiers, intégrant ainsi les données bancaires sans intervention manuelle.
Réouverture de Détail
La robotisation de la réouverture de détail permet de gérer facilement la réouverture annuelle. Il n'est plus nécessaire de réaliser manuellement cette opération chaque matin dans chaque environnement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les clients multi-environnements et ceux avec un volume d'encodage important. Elle minimise l'impact sur les autres utilisateurs et utilise les performances du serveur pour une exécution efficace.
Reporting
L'export différé des programmes d'impression peut être automatisé pour les tâches de reporting, qui peuvent vraiment prendre beaucoup de temps, telles que les impressions de rapports. En exécutant ces tâches en arrière-plan, les utilisateurs peuvent se concentrer sur des activités plus importantes.
Facturation des Contrats
La facturation des contrats peut être automatisée via le programme WRKFCO. Après avoir créé un lot de factures, il suffit de cliquer sur la flèche à côté de "Confirmer" et de sélectionner "Confirmation (différé)". Cette méthode permet de gérer les factures de manière efficace sans nécessiter d'intervention manuelle répétée.
Préparation des Bons de Commande (BDC)
Le programme "Réappro Stock", accessible via le menu PSM > Gestion des stocks > Travaux périodiques ou via le raccourci "WRKRESPUR", permet de réapprovisionner automatiquement le stock en produits sur base du stock réel. Après avoir sélectionné les produits et les stocks à réapprovisionner, l'utilisateur peut planifier la validation pour robotiser cette tâche.
Facturation Électronique
La facturation électronique peut être automatisée en passant le statut en 'prêt pour envoi' automatiquement. Cette fonctionnalité permet de gérer les factures électroniques sans erreur.
Réconciliation Automatique
La réconciliation automatique des bons de commande et des factures peut être effectuée si les documents correspondent sur la base de la référence interne, on parle alors de « 3 way match ». Si une correspondance n'est pas trouvée, la pièce comptable peut tout de même être créée automatiquement, garantissant une saisie efficace dans les comptes.
Recalcul Automatique de la Déclaration TVA
Cette fonctionnalité permet de planifier et d’automatiser le calcul des déclarations TVA. En plus de l’automatisation du recalcul, toutes les impressions liées à la déclaration peuvent également être générées et archivées en gestion documentaire. Cela permet de différer des tâches chronophages et d'améliorer l'efficacité du processus.
Conclusion : exploiter tout le potentiel d'adfinity grâce à la robotisation
En conclusion, Adfinity offre de nombreuses solutions de robotisation et d'automatisation pour optimiser vos opérations. En intégrant ces fonctionnalités, vous pouvez améliorer l'efficacité de vos processus et vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En exploitant pleinement ces capacités de robotisation, votre entreprise peut gérer plus efficacement ses opérations tout en assurant précision et rapidité dans l'exécution des tâches.
