Puis-je changer de logiciel comptable du jour au lendemain ?

06/05/2019
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Ann Heyerick
Senior Business Consultant, EASI

Perte de données, manque de personnel, trop cher... Les partisans du « non » ne manquent pas d'arguments. Mais leurs arguments sont-ils fondés? Découvrez ici ce qui compte vraiment.

Les comptables et CFO se plaignent souvent que leur logiciel comptable ne répond plus aux exigences actuelles. Pourtant, ils ne font rien pour en changer. Pourquoi? Ce sont souvent les mêmes raisons qui reviennent:

  • Je ne tiens pas à perdre mon historique
  • Démarrer au 1er janvier, en pleine période de pointe, c'est impossible pour nous
  • Nous utilisons trop de programmes qui ont été développés spécifiquement pour nous
  • Pas le temps et/ou pas d’effectifs
  • Trop cher

Mais ces raisons sont-elles valables?

Vais-je perdre mes données historiques?

Non. La conversion de la comptabilité existante et la configuration de la nouvelle comptabilité seront dans une large mesure effectuées par votre nouveau fournisseur, sur la base d'une série d'exportations à partir de vos fichiers actuels. Avec la grande majorité des fournisseurs, les anciennes données restent consultables.

Souvent, le nouveau fournisseur a déjà réalisé des conversions du genre, et son processus est largement automatisé. Via les exportations et importations, les mouvements comptables, les données clients et fournisseurs, l'administration des projets et les fiches d'investissement sont transférées de l'ancien programme au nouveau. Le moment est bien choisi pour un grand nettoyage des vieux clients/fournisseurs.

La transition au 1er janvier est-elle possible?

Oui. C'est une erreur fréquente de croire que la transition se fait en un jour. Les préparatifs commencent longtemps avant le 1er janvier. Le début et la fin de l'année sont souvent trop occupés par la clôture de l'exercice écoulé et le démarrage du nouveau. Ce n'est donc pas le moment idéal pour migrer à un nouveau logiciel comptable. Profitez des mois d'été, généralement plus calmes, pour prendre le temps et inventorier tranquillement ce dont vous avez besoin au juste.

Votre choix fait, organisez la transition de manière à pouvoir utiliser les derniers mois de l'année pour vous familiariser avec le nouveau package et suivre la formation. Cela vous permettra de profiter à fond de votre nouvel outil dès le début de l'année.

Quels doivent être mes critères de choix?

Réfléchissez soigneusement aux besoins que le logiciel doit combler et répertoriez-les clairement. À prendre en compte: convivialité, fonctionnalité, technologie et infrastructure modernes, sécurité, intégration aux autres applications, solutions mobiles, frais d'entretien et de support, modularité en termes d'utilisateurs et de fonctions, services assurés (updates et hotline). Lisez cet article pour en savoir plus. N'oubliez pas de tenir compte de la croissance que vous prévoyez pour les années à venir.

J'utilise un logiciel comptable personnalisé. Et maintenant?

Le moment est venu d'évaluer combien de programmes spécifiques vous utilisez encore, et dans quelle mesure ils répondent encore à vos besoins. Peut-être est-il temps de moderniser. Peut-être votre nouveau fournisseur propose-t-il des modules pour certains métiers ou secteurs dans son application standard. Il existe certainement diverses possibilités pour intégrer vos applications personnalisées actuelles dans le nouveau logiciel. Un programme comme Adfinity autorise de larges intégrations, mais il n'en va pas toujours ainsi. Ici encore, il est primordial de bien structurer votre besoin ainsi que la communication avec votre nouveau fournisseur.

Est-ce que j'aurai assez de temps et/ou de personnel? Combien cela va-t-il me coûter?

L'adoption d'un nouveau logiciel demande du temps, de l'énergie et de l'argent. Mais combien de temps consacrez-vous aujourd'hui en moyenne à la comptabilité et à l'administration? Il n'est pas exclu qu'un nouveau package, plus efficace, vous fasse gagner du temps grâce à ses possibilités d'automatisation. Vous profiterez aussi des connaissances du ou des consultants de votre nouveau fournisseur. Avec vous, ils étudieront vos processus en place pour les optimiser. En fin de parcours, vous ne disposerez pas seulement d'un nouvel outil comptable répondant à vos exigences, mais aussi d'une comptabilité et d'une administration améliorées.

Je suis dans (veux migrer vers) le cloud - Puis-je emmener mes données avec moi?

Les avantages du cloud sont connus, mais que fait-on du problème de "data ownership"? Que se passe-t-il en cas de changement de fournisseur de cloud? Que deviennent les données? Avant de vous lancer avec un fournisseur de cloud, sachez qu'il existe quelques règles de base:

  • Gardez vos données en Belgique
  • Choisissez une solution cloud qui vous convient
  • Faites confiance à un fournisseur certifié
  • Veillez à la clarté des modalités et des contrats

Un fournisseur de cloud fiable a investi dans les normes et certificats de sécurité. La communication à propos de ces certificats se trouve sur son site Internet. Il vous explique comment il a organisé la sécurité, comment il la surveille quotidiennement, la fait contrôler et en fait rapport. La propriété de vos données, leur disponibilité et les services fournis après la fin du contrat doivent être convenus clairement et consignés dans un contrat ou SLA.

En cette matière comme ailleurs, la peur du changement joue un rôle. Mais imaginez que nous sommes début janvier: les premières factures de vente électroniques sont envoyées, les extraits bancaires enregistrés semi-automatiquement via CODA, la reconnaissance optique prépare l'enregistrement, l'approbation et le paiement automatique des factures d'entrée… Comment faisiez-vous avant?

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