SmartExpense : une gestion des notes de frais entièrement repensée !

Disponible dès à présent, l’application SmartExpense permet de dématérialiser et simplifier la gestion des notes de frais, tout en s’intégrant parfaitement à votre environnement Adfinity. Accessible depuis smartphone ou tablette, cette application vous accompagne au quotidien, que vous soyez en déplacement ou au bureau.

Une expérience utilisateur intuitive

Grâce à une interface épurée et intuitive, l’encodage d’une dépense ne prend que quelques secondes. Les utilisateurs peuvent directement :

• Prendre une photo d’un justificatif,
• Choisir le type de dépense,
• Compléter les champs requis,
• Suivre le statut de remboursement en temps réel.
  
  

L'encodage est assisté : en fonction du type de dépense sélectionné, l’application guide l’utilisateur pour remplir les informations nécessaires, tout en proposant des commentaires contextuels.

Une gestion fluide et sécurisée

SmartExpense repose sur une authentification sécurisée, compatible Azure AD et intégrant la double authentification. Les administrateurs peuvent configurer des droits spécifiques par profil et gérer plusieurs environnements Adfinity.
        
Les données saisies dans SmartExpense sont automatiquement synchronisées avec Adfinity et l’intégration aux cycles d’approbation garantit une cohérence totale avec vos processus existants.

Suivi et transparence des approbations

Chaque étape du processus d’approbation est traçable. Les utilisateurs sont notifiés à chaque changement de statut (envoyé, approuvé, refusé ou remboursé). Le refus d’une dépense est justifié directement dans l’application, garantissant la transparence des décisions.

Le tableau de bord SmartExpense offre un aperçu en temps réel des dépenses en cours, à approuver ou clôturées. Les règles d’approbation peuvent être définies par niveaux hiérarchiques, montants, natures de dépenses ou par axes analytiques.  

Documentation intégrée

L’onglet Documentation permet aux administrateurs de déposer leurs procédures internes, directement accessibles depuis l’application par tous les utilisateurs.

  

En résumé & en vidéo :

•    Application mobile compatible iOS/Android
•    Encodage guidé et prise de photo directe
•    Gestion multi-utilisateurs et multi-environnements
•    Connexion sécurisée (SSO + 2FA)
•    Intégration native avec Adfinity