Les facteurs-clés pour une gestion optimale du parc immobilier via un ERP

La manière dont une entreprise gère son portefeuille immobilier est d'une importance vitale. C'est pourquoi il est recommandé d’avoir recours à un ERP pour optimiser la gestion et les données. Dans cet article, vous trouverez un aperçu des facteurs-clés pouvant contribuer à une gestion optimale du portefeuille immobilier.

Plusieurs facteurs influencent de façon considérable la gestion optimale du portefeuille immobilier. En tant que gestionnaire immobilier avec un large portefeuille, vous souhaiterez donc enregistrer toutes vos données de manière centralisée afin de pouvoir demander des rapports et des historiques en temps réel et à tout moment. L'utilisation d'un ERP tel qu'Adfinity, permet de garder une trace de vos données et de les combiner à votre comptabilité quotidienne. Vous pouvez ensuite extraire différents KPI sur base de ces données. Ces KPI fourniront un aperçu clair de la situation de votre entreprise.

Garder une vue d'ensemble

Tout d'abord, il est extrêmement important de conserver une vue d'ensemble des bâtiments qui font effectivement partie de la gestion ou du portefeuille de votre entreprise. Au moyen de la combinaison avec la comptabilité analytique, vous pourrez à tout moment demander à recevoir un extrait de la rentabilité par unité.

Ensuite, vous disposerez en tant que gestionnaire d'un aperçu des locataires réels par rapport à l'occupation par unité. Grâce à l'imputation des présences ou du taux d'inoccupation par unité, vous obtiendrez un aperçu clair des unités qui sont occupées ou non. Sur base de cet aperçu, le gestionnaire pourra ensuite demander d’obtenir différents rapports indiquant le taux d'inoccupation par unité.

Commissions mensuelles 

En théorie, le locataire paiera, au moyen de dispositions contractuelles, des provisions mensuelles ou un coût forfaitaire pour la consommation de ses charges. En fonction de l'occupation des unités par des locataires, le gestionnaire aura donc besoin de clés de répartition pour déterminer les parts au moyen des quotas des charges communes. La combinaison avec la comptabilité analytique permet ensuite d'extraire des règlements de coûts, regroupés par locataire. Ceux-ci peuvent être envoyés aux locataires à des moments périodiques souhaités. Sur la base d'un tel règlement, il y a moyen de facturer la différence entre les provisions mensuelles et les charges réellement consommées et d’envoyer ces factures au locataire concerné.

Optimalisation de la gestion

Puisque l'accord entre le gérant et le locataire est documenté sur la base de dispositions contractuelles, vous souhaitez, en tant que gestionnaire immobilier, disposer d’un aperçu clair. La formalisation des détails par contrat prévoit différentes options pour optimiser la gestion. Vous pourrez ainsi utiliser divers outils supplémentaires à intervalles réguliers, tels que les appels de loyer mensuels, l'automatisation de la lettre d'indexation, l'automatisation du numéro OGM, sur base du numéro de contrat et bien plus.

L’optimisation de la gestion de votre portefeuille immobilier peut donc s’avérer cruciale et contribuer au succès de votre entreprise. Les données gagnent en outre en importance dans le contexte des développements actuels dans le monde des affaires. On peut donc affirmer qu'il est certainement intéressant de regrouper les données relatives à la gestion de votre portefeuille dans un ERP. Et que ce sera important pour l'outil que vous choisirez.

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