Microsoft 365 Copilot Cowork : de l'assistant IA au collègue IA

Microsoft continue de faire évoluer les capacités de Microsoft 365 Copilot. Avec la disponibilité générale de Copilot Cowork, les organisations peuvent désormais aller plus loin dans leur adoption de l'IA en passant d'une utilisation basée sur des prompts et des tâches ponctuelles à une collaboration avec des agents IA capables de prendre en charge des processus métier complets. 

Concrètement, il ne s'agit plus simplement de demander à Copilot d'exécuter une tâche. Vous pouvez désormais déléguer des activités entières à un collègue virtuel capable d'analyser une situation, de planifier les différentes étapes, d'utiliser plusieurs outils et de poursuivre son travail de manière autonome en arrière-plan, même lorsque vous n'êtes plus devant votre ordinateur. 

Examinons cela de plus près en répondant à quelques questions essentielles :

• Qu'est-ce que Copilot Cowork exactement ?
• En quoi se distingue-t-il de Microsoft 365 Copilot, déjà utilisé par de nombreuses organisations ?
• Comment accède-t-il aux données de votre organisation et comment les utilise-t-il ?
• Quels sont les points d'attention en matière de sécurité, de gouvernance et de maîtrise des coûts avant de l'adopter ?

1. Qu'est-ce que Copilot Cowork ?

La plupart des utilisateurs connaissent Microsoft 365 Copilot comme un assistant IA capable de les aider dans leurs tâches du quotidien.

Vous lui posez une question, lui demandez de résumer un document, de rédiger un e-mail ou de créer une présentation, et il vous aide à accomplir cette tâche plus rapidement.

Copilot Cowork va toutefois beaucoup plus loin. Au lieu de répondre à une demande ponctuelle, il agit comme un véritable agent IA auquel vous pouvez confier un processus métier complet. Une fois la mission définie, il analyse le contexte, planifie les différentes étapes et exécute le travail de manière autonome.

Contrairement à Microsoft 365 Copilot dans son fonctionnement classique, Copilot Cowork peut s'appuyer sur plusieurs modèles d'IA, conserver le contexte tout au long d'un processus, utiliser les outils Microsoft 365 lorsque c'est nécessaire et poursuivre son travail en arrière-plan. Vous pouvez ainsi lui confier une tâche, quitter votre ordinateur, participer à d'autres réunions et revenir plus tard pendant qu'il continue d'avancer.

L'objectif n'est plus seulement de vous assister sur une tâche précise, mais de prendre en charge un processus de bout en bout. Copilot Cowork est capable d'enchaîner plusieurs actions, de rassembler des informations provenant de différentes sources, de conserver le contexte tout au long du processus et de produire un résultat exploitable.

En d'autres termes, vous ne demandez plus simplement à une IA de vous aider : vous lui déléguez une partie de votre travail.

2. Quelle est la valeur ajoutée de Copilot Cowork ?

La principale force de Copilot Cowork est sa capacité à prendre en charge des processus métier complets, plutôt que de se limiter à des tâches ponctuelles.

Au lieu d'intervenir uniquement en réponse à une demande, il peut vous accompagner tout au long d'un processus, de la collecte des informations jusqu'à la production du résultat final.

Prenons l'exemple de la préparation d'un rendez-vous client.

Plutôt que de parcourir manuellement vos e-mails, vos conversations Teams, votre CRM, vos comptes rendus de réunion ou vos documents, Copilot Cowork rassemble les informations utiles, identifie les éléments importants et prépare un briefing complet en quelques instants.

Il peut ensuite exploiter les applications Microsoft 365 pour mener la mission à bien. Par exemple, il est capable de créer automatiquement une présentation PowerPoint, de rédiger un document dans Word ou d'organiser des données dans Excel, sans que vous ayez à passer d'une application à l'autre.

Les possibilités vont bien au-delà de cet exemple. Copilot Cowork peut notamment :

• faciliter l'intégration des nouveaux collaborateurs ;
• assurer le suivi de projets en centralisant les informations pertinentes ;
• regrouper des informations provenant de plusieurs équipes ou départements ;
• assister les équipes commerciales et le service client dans leurs activités quotidiennes ;
• aider les collaborateurs à retrouver rapidement les bonnes procédures et les informations dont ils ont besoin.

Copilot Cowork peut également interagir avec des applications métier et des services d'IA approuvés par votre organisation, comme Dynamics 365 ou d'autres solutions connectées. Il ne se limite donc pas à l'écosystème Microsoft 365 et peut orchestrer des processus impliquant plusieurs outils. L'objectif n'est plus seulement de faire gagner quelques minutes sur des tâches ponctuelles, mais de fluidifier les processus métier dans leur ensemble afin de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Quelques exemples d'outils externes :

3.  À quelles données Copilot Cowork peut-il accéder ?

C'est probablement l'une des premières questions que se posent les organisations : 

« À quelles données Copilot peut-il accéder ? »

La réponse est rassurante : Copilot Cowork fonctionne entièrement au sein de votre environnement Microsoft 365 et respecte les autorisations déjà définies dans votre organisation.

En d'autres termes, un utilisateur ne pourra accéder qu'aux informations auxquelles il a déjà accès. Copilot Cowork n'accorde aucun droit supplémentaire et applique les mêmes règles de sécurité que Microsoft 365.

Pour comprendre le contexte d'une demande, Microsoft s'appuie sur Work IQ. Cette technologie aide Copilot à établir des liens entre les documents, les conversations, les données et le contexte de travail afin de retrouver les informations les plus pertinentes via Microsoft Graph, tout en respectant les autorisations existantes.

Copilot Cowork peut ainsi exploiter des informations provenant notamment de :

• SharePoint
• OneDrive
• Microsoft Teams
• Outlook
• Les applications Microsoft 365
• Les connecteurs et services tiers approuvés configurés par votre administrateur Microsoft 365

La qualité des réponses dépend donc directement de la qualité des données disponibles, mais aussi de la manière dont elles sont organisées et gouvernées.

Les organisations disposant d'un environnement Microsoft 365 bien structuré obtiennent généralement de meilleurs résultats. Lorsque les informations sont correctement classées, sécurisées et faciles à retrouver, Copilot Cowork est en mesure de fournir des réponses plus pertinentes et plus fiables.

4. Mes données servent-elles à entraîner les modèles d'IA de Microsoft ?

C'est l'une des questions qui revient le plus souvent lorsqu'il est question de Microsoft 365 Copilot et de Copilot Cowork.

La réponse est non : les données traitées par Microsoft 365 Copilot et Copilot Cowork ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'IA de Microsoft.

Les informations de votre organisation restent hébergées dans votre environnement Microsoft 365 et continuent de bénéficier des engagements de Microsoft en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité.

En revanche, la protection de ces données repose toujours sur une bonne gestion des autorisations, de la classification des informations et de la gouvernance des données.

L'IA respecte les droits d'accès déjà en place. Si certaines informations sont partagées de manière trop large, Copilot ne crée pas une nouvelle faille de sécurité : il met simplement en évidence des problèmes de surpartage (oversharing) qui existaient déjà.

C'est pourquoi des solutions comme Microsoft Purview jouent un rôle clé. Elles permettent notamment de classifier les données sensibles, d'appliquer des Sensitivity Labels, de mettre en place des politiques de Data Loss Prevention (DLP) et de renforcer la gouvernance des données avant un déploiement à grande échelle de Copilot.

En définitive, la réussite d'un projet d'IA ne dépend pas uniquement de la technologie, mais aussi de la qualité de la gouvernance des données qui la soutient.

5. Pourquoi la gouvernance est plus importante que jamais

De nombreuses organisations considèrent encore l'intelligence artificielle comme un projet purement technologique.

En réalité, le succès d'une démarche IA repose autant sur la qualité de la gestion des données que sur la technologie elle-même.

Copilot ne peut fournir des réponses pertinentes que s'il s'appuie sur des informations fiables, bien organisées et facilement accessibles. À mesure que les organisations déploient des fonctionnalités d'IA plus avancées, elles constatent souvent qu'il est nécessaire de renforcer plusieurs aspects de leur gouvernance, notamment :

• Les autorisations SharePoint
• La gouvernance et la propriété des données
• La classification des informations
• Les Sensitivity Labels
• Les politiques de Data Loss Prevention
• La gestion documentaire

Une gouvernance efficace passe également par une bonne gestion du cycle de vie des données. Il est important d'identifier les contenus qui n'ont plus vocation à rester dans le stockage actif et de les archiver lorsque cela est pertinent. 

En plus de réduire les coûts de stockage dans Microsoft 365, l'archivage des contenus anciens ou peu utilisés permet d'améliorer la qualité des réponses générées par l'IA en limitant le volume d'informations inutiles ou obsolètes. Une stratégie de gestion du cycle de vie des données profite donc à la fois aux performances de l'IA et à l'optimisation des coûts.

Les organisations qui tirent aujourd'hui le meilleur parti de l'IA sont généralement celles qui ont d'abord investi dans des bases solides en matière de sécurité, de gouvernance et de gestion des données.

6. Comprendre les Copilot Credits

Contrairement à Microsoft 365 Copilot, dont la licence est attribuée par utilisateur, Copilot Cowork fonctionne selon un modèle de facturation à l'usage basé sur les Copilot Credits. Chaque tâche confiée à l'agent consomme un certain nombre de crédits. Cette consommation dépend principalement de quatre facteurs : le modèle d'IA utilisé, le volume de contexte analysé, le nombre d'appels aux outils (tool calls) et le temps nécessaire à l'exécution (runtime).

Pour aider les organisations à anticiper leurs coûts, Microsoft distingue trois grandes catégories de tâches.

• Les tâches légères (Light tasks) mobilisent peu de contexte, nécessitent un raisonnement limité et utilisent peu, voire pas du tout, d'outils. Il peut s'agir, par exemple, de résumer une réunion, de rédiger un court e-mail ou de retrouver une information dans quelques documents. 

• Les tâches intermédiaires (Medium tasks) demandent davantage de contexte et de capacité d'analyse. Elles combinent souvent des informations provenant de plusieurs sources ou s'appuient sur une ou plusieurs applications Microsoft 365 pour produire un livrable, comme un rapport ou une présentation. 

• Les tâches complexes (Heavy tasks) correspondent à des processus agentiques de plus longue durée. Elles peuvent exploiter un grand volume d'informations, faire appel à plusieurs modèles d'IA, interagir avec différents outils ou applications métier et produire plusieurs livrables. Il peut s'agir, par exemple, de préparer un dossier client complet, d'analyser des centaines de documents ou d'automatiser un processus métier de bout en bout. 

Avec un modèle Pay-As-You-Go (PAYG), le suivi des coûts devient un aspect essentiel de la gouvernance de l'IA. Contrairement à Microsoft 365 Copilot, il ne suffit pas d'attribuer une licence aux utilisateurs. Un administrateur doit d'abord activer la facturation à l'usage et autoriser l'accès à Copilot Cowork. Il peut ensuite définir des budgets, suivre la consommation des Copilot Credits et fixer des limites par utilisateur ou à l'échelle de l'organisation afin de garder les dépenses sous contrôle au fil du déploiement.

Cette approche offre aux organisations la souplesse nécessaire pour développer leurs usages de l'IA à leur rythme, tout en conservant une bonne visibilité sur les coûts. Pour les entreprises qui souhaitent déployer Copilot Cowork à grande échelle, la gouvernance ne se limite donc pas aux données et à la sécurité : elle passe aussi par une gestion rigoureuse des dépenses liées à l'IA.

7. Copilot Cowork est-il adapté à votre organisation ?

Les organisations qui utilisent déjà Microsoft 365 Copilot sont généralement les mieux placées pour tirer parti de Copilot Cowork.

Cette solution s'adresse tout particulièrement aux entreprises qui souhaitent :

• maximiser le retour sur investissement de Microsoft 365 Copilot ;
• automatiser des processus métier répétitifs ;
• améliorer la productivité de leurs équipes ;
• expérimenter des agents IA pour automatiser certaines activités ;
• structurer leur stratégie d'adoption de l'IA.

L'objectif n'est pas simplement d'adopter une nouvelle technologie, mais d'identifier les processus dans lesquels l'IA peut apporter une réelle valeur ajoutée. 

Une nouvelle étape dans l'évolution de l'IA au travail 

Avec Copilot Cowork, Microsoft franchit une nouvelle étape dans sa vision de l'intelligence artificielle en entreprise.

L'objectif n'est plus seulement d'aider les utilisateurs à accomplir plus rapidement des tâches ponctuelles, mais de leur permettre de déléguer des processus métier complets à des agents IA capables d'agir de manière autonome.

Les organisations qui associent l'adoption de l'IA à une gouvernance solide, à une gestion rigoureuse des données et à un haut niveau de sécurité seront les mieux placées pour exploiter pleinement le potentiel de ces nouvelles fonctionnalités.

Vous vous demandez si votre organisation est prête à adopter Copilot Cowork ?

Les experts Microsoft d'Easi vous accompagnent à chaque étape de votre adoption de l'IA grâce à nos Discovery, Readiness et Adoption Tracks. 

Ensemble, nous évaluons votre maturité, préparons vos données, renforçons votre gouvernance et optimisons votre environnement Microsoft 365 afin de déployer Copilot et les agents IA de manière sécurisée, maîtrisée et durable. 

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Roel De Graaff Microsoft Team Leader	Robbe Matthijs Microsoft Consultant	Cloë Janssens Microsoft Senior Business Consultant

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