Microsoft enrichit Microsoft 365 Archive avec une fonctionnalité attendue de longue date : la possibilité d'archiver des fichiers ou des dossiers individuels, sans devoir archiver un site SharePoint dans son ensemble.
Prévue en disponibilité générale (General Availability) à partir de juillet 2026, cette évolution offre aux organisations une approche bien plus souple pour gérer leurs contenus inactifs. Les documents peu consultés pourront être archivés à moindre coût, tout en laissant le reste du site pleinement accessible.
À première vue, il pourrait s'agir d'une simple amélioration technique. En réalité, son principal intérêt est ailleurs : permettre de réduire les coûts de stockage sans compromettre la gouvernance, la conformité ou la possibilité de restaurer les fichiers lorsque cela est nécessaire.
Dans cet article, nous faisons le point sur ce qui évolue, ce qui ne change pas et les bonnes pratiques à adopter pour tirer pleinement parti de cette nouvelle fonctionnalité.
Jusqu'à présent, l'archivage dans Microsoft 365 reposait sur une logique de tout ou rien : pour déplacer du contenu vers un stockage d'archives (« cold storage »), il fallait archiver un site SharePoint dans son intégralité. Une approche rarement idéale, puisqu'un même site contient généralement à la fois des contenus encore utilisés au quotidien et d'autres qui ne sont plus consultés.
L'archivage au niveau des fichiers fait disparaître cette contrainte. À partir de juillet 2026, il sera possible d'archiver un fichier ou un dossier directement au sein d'une bibliothèque de documents active, sans devoir archiver l'ensemble du site. Les utilisateurs pourront ainsi continuer à travailler normalement sur les contenus actifs, tandis que les fichiers inactifs seront stockés à moindre coût.
Autre point essentiel : les fichiers archivés ne sont pas déplacés vers un autre emplacement. Ils restent à leur emplacement d'origine dans SharePoint et conservent tous les éléments nécessaires à leur gouvernance :
Pour mieux comprendre le principe, il est utile de voir l'archivage non pas comme une suppression, mais comme le fait de déplacer des cartons dans une cave. Le contenu vous appartient toujours, reste sous votre contrôle et peut être restauré lorsque vous en avez besoin. Il est simplement conservé dans un espace de stockage moins coûteux.
En d'autres termes, il ne s'agit ni d'un mécanisme de suppression ni d'une politique de rétention. L'archivage consiste simplement à faire passer les données d'un niveau de stockage actif à un niveau de stockage archivé.
C'est sans doute l'aspect le plus intéressant de cette annonce, car c'est là que réside le principal avantage financier de la fonctionnalité. Microsoft 365 Archive repose sur un modèle de facturation à l'usage (« pay-as-you-go »), basé sur le volume de données stockées chaque mois. Cette facturation ne s'applique toutefois qu'à partir du moment où votre tenant dépasse son quota de stockage inclus.
Le principe est simple :
Pour illustrer cela concrètement, imaginons un tenant qui dépasse son quota de 2 To, dont 1,5 To correspondent à d’anciens projets qui ne sont pratiquement jamais consultés. En archivant ces données, il devient possible de réduire les coûts associés à ce volume d'environ 75 %, sans devoir lancer un projet de migration et sans que les données ne quittent l'environnement Microsoft 365.
Les économies réalisées dépendront bien entendu de votre situation, de vos tarifs et de votre consommation de stockage. Il s'agit néanmoins d'un levier d'optimisation relativement simple à mettre en œuvre.
Une précision importante mérite toutefois d'être apportée, car il s'agit du point qui prête le plus souvent à confusion : l’archivage ne libère pas d’espace de stockage.
Les fichiers archivés continuent d'être comptabilisés dans l'empreinte de stockage globale de votre tenant. Votre consommation totale reste donc inchangée. Ce qui évolue, en revanche, c'est la manière dont ce stockage est classifié et facturé : les données passent du statut de stockage « actif » à celui de stockage « archivé ».
Autrement dit, le bénéfice se retrouve sur la facture, et non dans l'espace de stockage disponible.
C'est probablement le compromis que les organisations sous-estiment le plus, alors qu'il mérite une attention particulière. Lorsqu'un fichier est archivé, il sort de la base de connaissances active de Microsoft 365 :
Cette évolution change la manière d'aborder l'archivage. Il ne s'agit plus seulement d'identifier les fichiers dont le stockage actif représente un coût, mais aussi de déterminer lesquels doivent continuer à être facilement accessibles pour les utilisateurs.
Si un document utilisé régulièrement par une équipe est archivé, les économies réalisées peuvent rapidement être contrebalancées par une perte de visibilité et d'accessibilité de l'information. Les utilisateurs pourront avoir l'impression que le document a disparu, alors qu'il est toujours présent dans l'environnement Microsoft 365.
Utilisé de manière réfléchie, l'archivage devient donc autant un sujet de gestion des connaissances que d'optimisation des coûts de stockage. L'enjeu ne consiste pas uniquement à identifier les contenus qui peuvent être conservés à moindre coût, mais aussi à déterminer quelles informations doivent continuer à alimenter la recherche, la collaboration et les réponses de Microsoft Copilot au sein de l'organisation.
Sur ce point, la bonne nouvelle est que rien ne change. C'est d'ailleurs ce qui fait tout l'intérêt de cette fonctionnalité : elle peut être utilisée même pour des données sensibles ou soumises à des exigences réglementaires strictes.
Archiver un fichier ne modifie pas les autorisations existantes, n'a aucun impact sur les politiques de rétention et n'interfère pas avec les processus d'eDiscovery. Toutes les actions restent enregistrées dans les journaux d'audit, tandis que les données demeurent en permanence dans le périmètre de conformité de Microsoft 365.
Autrement dit, un fichier archivé conserve les mêmes garanties en matière de gouvernance, de sécurité et de conformité qu'avant son archivage.
Le principal point d'attention pour les équipes IT concerne la réactivation des fichiers archivés :
Ce fonctionnement est parfaitement normal dans un modèle de stockage à froid (« cold storage ») et ne constitue pas une limitation de la solution. En revanche, il est important que les utilisateurs et les équipes de support en soient informés. Sans cette communication, ce délai de réactivation pourrait rapidement générer des demandes d'assistance inutiles.
En pratique, l'archivage offre donc un compromis intéressant : il permet de réduire les coûts de stockage tout en conservant les mêmes garanties de sécurité, de conformité et de gouvernance. La seule différence notable concerne le délai éventuellement nécessaire pour réactiver des contenus archivés depuis une période prolongée.
La fonctionnalité sera déployée en disponibilité générale (General Availability) à l'échelle mondiale tout au long du mois de juillet 2026. Elle sera activée par défaut dans tous les environnements où Microsoft 365 Archive est déjà configuré. L'étape d'activation via PowerShell, nécessaire durant la phase de préversion, disparaît donc complètement.
Pour en bénéficier, deux prérequis restent nécessaires :
Les organisations gagneraient à :
identifier les contenus réellement inactifs et rarement consultés ;
déterminer quels contenus doivent impérativement rester accessibles via la recherche Microsoft 365 et Microsoft Copilot, indépendamment des considérations de coût ;
informer les équipes en charge de la gouvernance documentaire et du support IT sur cette nouvelle possibilité d'archivage ainsi que sur les délais potentiels de réactivation.
Utilisé de manière réfléchie, l'archivage au niveau des fichiers constitue l'un des moyens les plus simples de réduire les coûts de stockage SharePoint sans perturber le travail des utilisateurs au quotidien.
La principale erreur serait toutefois de considérer cette fonctionnalité comme un simple paramètre technique. Dès qu'un contenu est archivé, il quitte la base de connaissances active sur laquelle s'appuient la recherche Microsoft 365, Microsoft Copilot et, plus largement, les habitudes de travail de vos équipes.
En définitive, l'intérêt de cette fonctionnalité ne se mesurera pas uniquement aux économies réalisées. Il dépendra surtout de la capacité des organisations à trouver le bon équilibre entre optimisation des coûts, gouvernance de l'information et accessibilité des connaissances.
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Thomas Vanvinckenroye |