5 signes que les emails freinent votre entreprise

Les emails sont familiers. Ils sont pratiques et faciles à utiliser et ils sont probablement le plus grand tueur de temps et de productivité au bureau aujourd'hui ! Lisez cet article pour utiliser vos emails de manière plus intelligente.

Les statistiques parlent d'elles-mêmes : nous passons en moyenne jusqu'à 2,5 heures par jour dans notre messagerie pour répondre et lire jusqu'à 200 emails. Environ 144 d'entre eux sont pour la plupart des CC et BCC qui ne sont même pas pertinents pour notre travail. (Forbes)

Lors d'un de nos tests d'utilisation de boîtes de réception partagée, nous avons découvert plusieurs signes indiquant que les emails peuvent être un freine pour les entreprises. C'est pourquoi je voudrais partager les 5 phénomènes les plus courants qui conduisent à une perte de temps. Et comme ils sont si habituels, ils pourraient vous intéresser également. Commençons par la surcharge des emails.

1. Transférer : « FYI », « Pour votre information » cause une surcharge d’emails

Jetez un coup d'œil à votre boîte de réception et regardez les dix premiers emails. Combien d'entre eux vous sont réellement destinés et à combien d'entre eux devez-vous vraiment répondre ? 4, 2, ou pire encore aucun. Et pourtant, ces emails prennent du temps à traiter. Il est bon de se tenir mutuellement au courant et, en général, ces emails sont bien intentionnés. Pourtant, ces emails alimentent le niveau de stress de vos employés. Saviez-vous que des études ont prouvé qu'une surcharge des e-mails vous fait transpirer ?

L'un de nos répondants a parfaitement cité ceci dit : « Quand j'arrive au travail et que je vois ma boîte mail avec 50 emails, c'est super-stressant ! Par où commencer ? Qu'est-ce qui est vraiment important dans tout cela ? C'est juste trop d'informations et j'ai l'impression que je me noie. » Notre test a montré que la pollution de nos boîtes de réception par des emails de faible valeur dépend fortement de la culture de l'entreprise et que la direction a une grande influence sur ce point. Regardez à nouveau votre boîte de réception, lequel de ces emails aurait pu être un appel téléphonique ou une discussion rapide ?

2. Boîte de réception encombrée et chaînes de email brisées

Le fait de mettre tout le monde en boucle a certains effets secondaires ; quelqu'un peut utiliser « répondre à tous », tandis que d'autres ne répondent qu'à une seule personne. Ce même effet est provoqué lors du transfert d'un email et du changement de l'objet. Cela cause deux chaînes d’emails ou flux de communication différents.

Si ces chaînes de messages sont utiles, elles sont également source de confusion s’il y a une réponse à la mauvaise personne ou une double réponse accidentelle. Rassembler toutes les informations là où elles sont nécessaires prend du temps, surtout lorsque les chaînes ou les emails deviennent trop longs et qu'ils auraient pu être remplacés par une réunion. Vous passez déjà deux heures et demie à lire et à répondre aux emails dans votre boîte de réception alors que certains de ces courriers méritent plus d’attention pour faire avancer les choses plus rapidement.

3. Des emails qui passent entre les mailles du filet

Un autre effet secondaire de ces FYI et de la surcharge des CC est que certains emails vraiment utiles passent entre les mailles du filet et des opportunités sont perdues. Il y a trois autres raisons principales à cela :

Une répartition peu claire : Un email arrive dans la boîte de réception partagée, mais nous ne savons pas qui en est responsable.

Suppositions : « Celui qui en est responsable s'en chargera » ou « S’il m'est destiné, quelqu'un le transmettra à ma boîte de réception personnelle »

Erreur humaine : suppression de nombreux emails « inutiles » (et un de trop) ou mauvais envoi et aucune autre mesure n'a été prise.

Dans tous les cas, cela pourrait freiner votre activité ou causer des frustrations à celui qui envoie le message. 66 % des participants à notre test d'utilisateur utilisant une boîte de réception partagée ont indiqué que c'était leur plus grande préoccupation car cela affecte leur image externe.

4. Chercher les informations importantes vous fait perdre du temps

La recherche de la bonne information dans des emails peut prendre beaucoup de temps. Faites défiler les chaînes de courrier électronique pour trouver l'information dont vous avez besoin. Des recherches universitaires ont montré que nous passons en moyenne 20 minutes par jour à rechercher des informations ou des documents perdus. Cela peut sembler peu de temps et pourtant cela vous ralentit et vous rend beaucoup moins productif. Cela augmente votre temps de réponse et, dans la plupart des cas, vous interrompt et détourne votre attention de votre objectif initial.

Le stockage du courrier électronique est très personnel ; certaines personnes le font de manière très structurée, d'autres utilisent des applications secondaires pour le faire, tandis que certains ne le font tout simplement pas. Cela rend encore plus difficile le travail dans une boîte de réception partagée. C'est pourquoi de nombreuses équipes ont mis au point un système de classification commun où chaque membre de l'équipe stocke les informations de la même manière. Simple en théorie, mais la pratique nous a montré le contraire.

Presque tous les répondants à notre test ont mentionné qu'eux-mêmes ou d'autres membres de l'équipe étaient trop laxistes pour stocker les emails et les documents suivant la procédure. « Non pas par manque de respect envers les autres, mais parfois par oubli ou parce que vous devez agir rapidement et n'avez pas le temps de vous occuper de l'administration » C'est ce que nous, à Rooftop, appelons l'effet du « passager clandestin ».

5. Les passagers clandestins

Ces personnes sont des personnes formées à partir de tous les signes mentionnés ci-dessus. Les règles sont des recommandations pour eux, et ils ne les suivent pas strictement. Non pas parce qu'ils sont contre les règles, mais parce qu'ils veulent offrir le meilleur service possible au client et le moins de temps possible à l'administration. Ou parce qu'ils ont une charge de travail trop importante en raison d'une surcharge des emails. Ils sont submergés par leur boîte de réception partagée et donnent donc la priorité à leur boîte de réception personnelle. Ce passager clandestin peut être n'importe qui : un directeur, un employé, même vous, même si vous ne le faites pas délibérément. Dans la plupart des cas, ces personnes comptent sur les autres pour les alerter de nouveau ou pour leur assigner les tâches ou email ce qui donne du travail supplémentaire aux membres de l'équipe et entraîne beaucoup de frustrations.

Alors, comment s’améliorer ?

Des erreurs sont commises tous les jours et personne n'est à l'abri d'un jour sans. C'est pourquoi nous sommes là pour vous aider. Les emails ont été conçus pour communiquer, et non pour collaborer. Mais avec un peu d'aide de Rooftop, votre boîte de réception partagée peut devenir collaborative. Une messagerie collaborative qui contribue à dynamiser votre entreprise au lieu de la freiner. Voulez-vous savoir comment ce logiciel traite des points mentionnés ? Jetez un coup d'œil ci-dessous.