Notre top 5 des tâches automatisées

14/03/2019
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Stijn Boonen
Sales Engineer, EASI

Un logiciel comptable peut déjà automatiser une belle quantité de tâches fastidieuses. Nos clients sont déjà des fans. Voici leur top 5 des tâches automatisées.

1. Reporting

Le choix le plus populaire et de loin: le reporting. C'est une activité qui accapare énormément de temps, sauf avec Adfinity. Nous allons voir en détail deux méthodes pour l'accélérer et l'automatiser.

Newsletters

Vous choisissez vous-même quelles informations sont envoyées, à qui et à quel moment.

  • Quelles infos: par exemple qui sont les nouveaux clients, quels contrats arrivent à échéance dans le mois qui vient, quels budgets sont déjà consommés à 90%, quels numéros de comptes bancaires ont été modifiés et par qui ?
  • À quel moment: toutes les 5 minutes, deux fois par jour, chaque jour, chaque mois, etc. À vous de choisir.
  • À qui: choisissez vous-même quelle personne reçoit quelle newsletter.

Avec ces newsletters automatique, le gain de temps est considérable. Vos destinataires vous seront reconnaissants de recevoir exactement les infos dont ils ont besoin. Autre avantage: on vous dérangera moins souvent dans votre activité quotidienne pour vous demander des informations.

Excel Add In

Souvent, chaque directeur (HR, Admin, Sales, Finance, etc.) veut recevoir un rapport personnalisé correspondant à sa spécialité. Cela demande naturellement encore plus de temps. Il faut généralement passer par une longue exportation entre le système comptable et Excel. Dans un deuxième onglet, il s'agit ensuite d'isoler les infos correctes à l'aide de certaines formules. Une seule petite faute de frappe et le rapport n'est plus correct.

Notre Excel Add-in élimine cette perte de temps et réduit la marge d'erreur en utilisant des formules qui puisent directement dans la base de données Adfinity. Conséquence : vous pouvez prévoir un format spécifique pour chaque membre du conseil d'administration. En d'autres termes, vous transformez ces lourdes exportations en une opération unique.

Vous pouvez même placer ces rapports dans un dossier partagé avec mot de passe. Dans ce cas, vous n'avez plus à intervenir en tant que comptable. Vous configurez une seule fois le rapport de management, après quoi chaque membre du CA clique sur la version qui lui est destinée, et les chiffres corrects apparaissent immédiatement.

2. Importation de fichiers CODA

Autre tâche régulièrement citée : l'importation de fichiers CODA. De nombreuses entreprises reçoivent encore les fichiers bancaires sur papier et doivent les saisir à la main. En automatisant l'importation des fichiers CODA, vous pouvez demander au système de lier automatiquement votre paiement à une transaction de la comptabilité. Le système s'en chargera à votre place, avec à la clé un important gain de temps. Cela fait, vous recevrez une liste électronique de toutes les lignes importées et des lettrages effectués automatiquement. Il ne vous restera plus qu'à gérer les exceptions. Vous gagnez du temps sans perdre le contrôle.

3. Paiements fournisseurs

Il est possible d'automatiser entièrement la sélection et le calcul des ordres de paiement. Nos clients qui utilisent ce service avec satisfaction sont nombreux. Par exemple, vous pouvez générer automatiquement une sélection de factures à payer le 10 de chaque mois. Les ordres de paiement sont ensuite créés automatiquement. À ce stade, vous pouvez encore lancer une procédure d'approbation avant l'envoi. En qualité de comptable, le dernier contrôle avant exécution du paiement dans Isabel vous appartient naturellement.

4. Déclarations de TVA

La déclaration de TVA automatisée représente un autre gain de temps. Avec nos clients, nous préparons un modèle qui établira par exemple vos données de TVA sur une base journalière. Dans ces conditions, la déclaration est toujours à jour et peut être calculée à tout moment. À vous de décider en tant que comptable à quel moment vous souhaitez opérer le transfert à Intervat.

5. Gestion des commandes d'achat

Dans bien des organisations et entreprises, les formulaires de commande font partie de la réalité quotidienne. Chaque euro dépensé doit être justifié par un formulaire de commande en bonne et due forme. Voilà un souci largement partagé, n'est-ce pas? Et il n'est pas rare que chaque département possède son propre circuit ou sa propre structure. Dans ce cas, il n'existe pas de méthode uniforme pour commander, suivre, rapporter, gérer…

Heureusement, dans Adfinity, il est possible de gérer les commandes d'achat pour en obtenir une vue remarquablement claire, au bénéfice du suivi.

À chaque création d'une commande, la somme est déduite du budget. Inversement, pour chaque commande, vous savez quelles autres commandes lui sont reliées.

Nous évitons ainsi les formulaires Excel séparés, les doubles saisies...

Dans bon nombre d'entreprises, les factures ne doivent même plus être approuvées grâce à ce système. Notre module OCR est capable de reconnaître le numéro du formulaire de commande sur la facture. Si le système retrouve la commande approuvée et que le montant de la facture est identique à celui de la commande, il peut même procéder immédiatement au paiement. Formidable, ce "3-way-match" automatique. 

Autres possibilités

Naturellement, la liste des possibilités ne s'arrête pas là. Songeons au suivi budgétaire, au vaste potentiel de la gestion de stock (promotions de stock, scanners pda...). Il n'y a pas de limites. Vous avez des questions? Vous souhaitez étudier une idée ? N'hésitez pas à me contacter sans engagement.

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