Time is money, wordt vaak gezegd, en wie investeert er in een product waarbij je niets wint? Niemand. Daarom sommen we hier vijf manieren op waarmee je tijd wint.
Tijd is geld, het is een cliché maar het geldt toch bij vele bedrijven die van start gaan met het grote project om hun boekhouding en/of de financiele management software te veranderen. In een wereld in verandering hou je daarom beter ook rekening met de tijdswinst die je achteraf kan realiseren. Ook dit is toegevoegde waarde.
De gedane investering, moeten je bedrijf kunnen verzekeren dat het de tijd van bepaalde processen zal verkorten, maar ook zal optimaliseren om rendabeler te zijn.
De vijf belangrijkste manieren hoe je tijd kan besparen zijn volgens ons de volgende: automatisering, digitalisering, communicatie, integratie en maatwerk.
1. Automatisering
Sommige boekhoudkundige taken zijn zonder automatisering heel repetitief en vragen veel tijd. Ik denk daarbij vooral aan de codering van de facturen. Toch moet je je geen zorgen maken over het verlies van je baan door de automatisering. Je zal je immers moeten concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde, zoals rapportering of diepgaande analyses.
2.Digitalisering
Het tweede punt dat aan de orde komt is de digitalisering van de boekhoudkundige gegevens. Allereerst worden alle facturen gecentraliseerd in de software. Invoer- en uitvoerstromen worden digitaal verwerkt. Het zal niet langer nodig zijn om facturen in kasten op te slaan of om enveloppen naar klanten te sturen. Zoeken naar informatie beperk je tot een minimum, het wordt veel efficiënter omdat de gegevens met één klik toegankelijk zijn.
3.Communicatie
Een goede bedrijfscommunicatie is essentieel en bespaart veel tijd. Vaak ligt hier echter het probleem. Een goed voorbeeld ohiervan zijn goedkeuringen binnen een bedrijf. In hoeveel kantoren zie je niet een veelvoud aan post-it notes rondslingeren? Hoeveel uitwisselingen tussen verschillende afdelingen zijn er nodig voordat een factuur daadwerkelijk wordt goedgekeurd? Een kwalitatief goede boekhoudsoftware die up-to-date wil zijn, moet over een uitstekende communicatielijnen beschikken. Het centraliseren van de communicatiemiddelen onder dezelfde tool bespaart tijd en dus geld.
4. 4. Integratie
Afhankelijk van de specifieke sector van het bedrijf is vaak bedrijfssoftware nodig. Veel bedrijven met bedrijfssoftware hebben basis boekhoudinstrumenten, maar niet genoeg om waarde toe te voegen. Meestal zal een goede boekhoudsoftware perfect aansluiten op de bedrijfssoftware, zodat de uitwisseling van informatie optimaal is. Er is niets erger dan slecht beheerde import-export data als gevolg van de interface. Om dit te doen, moet de boekhoudsoftware vaak worden aangepast aan de bedrijfssoftware omdat elk van hen zijn specifieke kenmerken heeft. Goede boekhoudsoftware biedt altijd integraties aan.
5. 5. Maatwerk
Elke sector heeft zijn behoeften en elke behoefte is specifiek. Uiteraard moet elke boekhoudsoftware standaard en basisfunctionaliteiten hebben. Met de software die u kiest, kunt u bijvoorbeeld facturen coderen of de lijst van uw klanten/leveranciers raadplegen.
Afhankelijk van de sector en het bedrijf, zien we toch verschillende specifieke extra noden. Door jouw specificiteiten te laten digitaliseren, automatiseren of perfect te laten communiceren met bijvoorbeeld de bedrijfssoftware, wordt jouw leven veel mooier. Er is niets bevredigender dan je software volledig aan te passen aan jouw bedrijf.
Conclusie
De vijf genoemde manieren laten zien welke tijdsbesparing kan worden gerealiseerd door gebruik te maken van op de eigen sector afgestemde boekhoudsoftware. Zeg niet "boekhouding is het coderen van informatie", zeg "boekhouding is het analyseren van informatie". De vijf genoemde punten, die nauw met elkaar samenhangen, neigen tot hetzelfde doel: het idee om een stap vooruit te zetten, om onze manier je kijk op het moderniseren van je boekhouding te veranderen.
