Duw op enter om te zoeken

5 tips om nog meer uit je OCR te halen

26/05/2020
Author Avatar
Cédric van de Walle
Business Consultant, EASI

Je wil digitaliseren, tijd winnen door manueel werk uit te schakelen en minder tijd verliezen in applicaties? Zoek niet langer, dat is wat OCR Verify voor jou doet. Ik leg je graag uit waar je precies tijd wint.

OCR oftewel Optical Caracter Recognition is de technologie voor herkenning van PDF’s. Om het je gemakkelijk te maken, bespreek ik vijf punten, die het verschil maken voor de meeste klanten. Dit doen we aan de hand van 5 pijlers:

1. Vergeet apart inscannen, omarm QR-codes


De meeste tijd kan je winnen door je facturen te digitaliseren. Hoe? De papieren facturen zijn de wereld nog niet uit, OCR Verify vergemakelijkt het proces tot digitalisatie. Met ons programma kun je een stapel facturen, met op de éérste pagina een QR-code, inscannen. OCR Verify zal deze automatisch splitsen, een bijkomend voordeel is dat de bijlages aan facturen mee gedigitaliseerd worden.

2. Fouten zijn verleden tijd

De facturen zullen na digitalisatie door de OCR-motor gestuurd worden. Deze zal de herkenning van de meest gebruikte info doen:

  • Leverancier (aan de hand van btw-nummer)
  • Bedrag van de factuur
  • Factuurdatum
  • Vervaldatum
  • Externe referentie
  • Bankrekeningnummer

Door de herkenning van deze velden spaart men tijd uit. Daarnaast wordt de kans op fouten gigantisch verkleind.

3. Iedereen kan het gebruiken

De tool voorziet een eenvoudige interface die de herkende velden aanduid op de PDF. Daarnaast is het mogelijk om niet herkende velden alsnog aan te duiden. Met een eenvoudige druk op de knop kan deze aanpassing doorgegeven worden aan de OCR-motor. Wanneer de volgende keer deze factuur opnieuw opduikt zal de herkenning correct gebeuren.

tips

4. Herken

Dit is iets wat je misschien wat meer tijd vraagt in het begin, maar geloof me vrij. Als je goed nadenkt over welke extra velden je wil herkennen, gaat er wereld voor je open.

Beheer je je eigen wagenpark. Denk dan eens aan de voordelen die je kan behalen met rapportage op bepaalde nummerplaten. Zo kan het heel interessant zijn om per factuur een veld ‘nummerplaat’ te exporteren waar je nadien de kosten per wagen kan trekken.

Of bestelbonnummer, stel dat je deze kan herkennen, en op basis hiervan de factuur automatisch koppelt. Dit zijn nog maar twee praktische voorbeelden, de mogelijkheden zijn oneindig.

5. Laat je niet verleiden door eender welk pakket

Het toetje op de taart is de koppeling met eender welk pakket. De uitkomst van de tool is een PDF samen met een XML. Door gebruikt te maken van deze twee standaarden is het eenvoudig om de koppeling met jouw software te doen. Een specifiek voorbeeld is de koppeling met ons AS400/ IBM Power boekhoudprogramma: AAA-Financials.

Heeft dit artikel je warm gemaakt om je boekhouding te versnellen? Aarzel dan niet om ons te contacteren.

Vraag je demo

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Follow us

  

Deel dit artikel