Omdat verdere digitalisering en automatisering dé rode draad is in de roadmap van Adfinity, willen we hier graag wat dieper op ingaan en wat meer details vrijgeven over hoe wij deze invulling zien. Wat is de situatie vandaag? En wat zijn de verdere plannen naar de toekomst toe?
Vorige zomer lanceerden we reeds een artikel rond ‘Robotic Accounting. Toen spraken we vooral over de algemene principes en mogelijkheden.
Rol van de boekhouder evolueert
Met de “machine” die slimmer wordt met de dag, zal de job van de boekhouder er anders beginnen uitzien. Waar vroeger zeer veel administratief en imputerend werk verwacht werd, leunt dit op vandaag meer over naar een controlerende en adviserende rol.
Een concreet voorbeeld: in de plaats van manueel leveranciersfacturen in te geven, controleert de boekhouder de correctheid van de facturatie (vergelijking tussen het boekingsvoorstel gegenereerd door het systeem en de ontvangen factuur) en creëert zo tijd om bepaalde inzichten te winnen.
Zo is het bijvoorbeeld interessant te weten:
- bij welke leveranciers er het meest wordt afgenomen,
- in welke periode,
- in vergelijking met vorig jaar,
- etc.
Trends signaleren en concrete inzichten communiceren naar het management, dàt is de rol van het finance departement.
Ontwikkelingen
In productontwikkeling is het belangrijk om de toekomstige verwachtingen van de gebruikers in te schatten. Gelukkig zijn we dus al even bezig met verregaande digitalisering en automatisering. Met de lancering van Adfinity (maart 2017) gaven we reeds een tipje van de sluier vrij over onze visie.
Hoe hebben we deze zaken ingevuld tot op heden, en hoe gaan we verder de komende weken/maanden/jaren? Enkele voorbeelden van zaken die we reeds realiseerden :
Algemene motor
Om klaar te zijn voor toekomstige ontwikkelingen, was het nodig de algemene motor van de applicatie voor een stuk te herwerken. Zo zullen bijvoorbeeld bepaalde taken voortaan in de achtergrond worden behandeld, zodat de gebruiker verder kan met zijn of haar taken. Daarnaast zullen bepaalde handelingen ingepland kunnen worden, omdat ze repetitief van aard zijn. Op basis van onderstaande screenshot kan u alvast een idee vormen hoe dit er mogelijk zou kunnen uitzien :
Op welke manier kunnen we dergelijke optie nu juist gaan exploiteren? Door verschillende taken, die we op een bepaald vast tijdstip zouden uitvoeren, te gaan inplannen als zijnde repetitief. Hier zijn heel wat opties mogelijk: zo kunnen we bijvoorbeeld wekelijks een job laten uitvoeren elke maandag om 9u. Het centraal idee is om zo veel mogelijk eenvoudige en repetitieve handelingen te elimineren, maar toch de controle te behouden op de momenten waar het relevant kan zijn.
Concreet kunnen we automatiseren op vlak van:
- Het genereren van betalingsbestanden
- Het opmaken van de BTW aangifte en de controledocumenten
- Het importeren van bankrekeninguittreksels
- De matching van leveranciersfacturen met leverbon en/of bestelbon (inclusief ingave van de factuur)
- Het genereren van exports (balans, P&L, rapport…)
- …
Robot geeft feedback
De opgesomde automatiseringen zijn de basis om te kunnen spreken over robotisering, maar de échte intelligentie zit ‘m in de terugkoppeling ervan. Een robot die de boekhouder stuurt en begeleidt in zijn dagdagelijkse taken, delen overneemt en feedback geeft.
Een voorbeeld: we gaan de bankrekeninguittreksels volledig geautomatiseerd importeren. Dat betekent dat het systeem de bestanden gaat ophalen en deze koppelt aan de juiste bankrekeningen alvorens te verwerken. Nadien is het gewenst dat er een terugkoppeling komt in de aard van “Er zijn 54 lijnen geïmporteerd voor bankrekening X, 49 daarvan zijn correct doorgevoerd en voor 5 is er een validatie vereist.”
Hiervoor werken we aan een “notification center”. Een rubriek in de applicatie waar alle terugkoppeling wordt gecentraliseerd. Via een melding naar de gebruiker toe kan er worden opgevolgd wat er werd uitgevoerd in de achtergrond en wat het resultaat is.
Nog een stap verder is het systeem zelflerend te maken, waarbij het leert uit zaken die werden uitgevoerd in het verleden. Een voorbeeld kan zijn: de ingave van een factuur voor leverancier X voor bedrag Y. Het bedrag is telkens in dezelfde grootorde. Wanneer de volgende periode voor diezelfde leverancier het bedrag plots buiten proportie ligt, zou er een melding kunnen komen om de gebruiker hierop attent te maken.
More to come…
Zoals u ziet zijn we actief bezig met de automatisering van boekhoudkundige processen en de toevoeging van intelligentie in het systeem. Het is geen toekomstmuziek meer, maar zaken die op vandaag kunnen worden geïmplementeerd. Over elk van deze topics valt nog heel wat te zeggen. Wilt u hier meer over weten, neem gerust contact op! (016/31.30.27 of d.offermans@easi.net)
