Bestelbonnen worden vaak over het hoofd gekeken bij document management-besprekingen.
Deze documenten betekenen heel wat meer dan enkel maar een administratieve formaliteit.
Bestelbonnen bevatten veel voordelen:
- Preciese communicatie met leveranciers en klanten : referenties, bedragen, facturatiegegevens, data, leveringstermijnen, betalingsvoorwaarden, enzovoort
- Beheer van ontvangen en verzonden bestellingen en verificatie van de producten of gepresteerde diensten
- Verbetering van de traceerbarheid: voorspellingen van bestellingen die eraan zitten te komen
- Beheer van de schatkist : anticiperen van kosten gelinkt aan bestellingen, maar ook van inkomsten gelinkt aan klantenfacturatie
- Als de bestelbonnen gedigitaliseerd worden kan dit ook een grote tijdswinst opleveren bij het invoeren van de bestellingen
Wat biedt Adfinity met betrekking tot bestelbonnen?
In de praktijk helpt dit proces ons om onze commerciële contracten beter op te volgen.
Om een eenvoudig commercieel dossier als voorbeeld te nemen : we maken enerzijds een bestelbon aan voor de aankoop van het materiaal enerzijds, en een bestelbon voor de verkoop aan de klant anderzijds.
Dit helpt ons om de bedragen en hoeveeheden te valideren voor het gedeelte aankoop. Bovendien kunnen we anticiperen op de marge die we op het dossier zullen nemen en indien dit proces van toepassing is voor alle dossiers, kunnen we op deze manier dus onze schatkist beheren en hierover ook rapporten trekken.
Wanneer een klant ons een bestelbon stuurt, zorgen we dat op de factuur de gegevens van de bestelbon vermeld staan. Dit zal de klant helpen wanneer hij de factuur ontvangt. Deze zal sneller goedgekeurd worden en dus ook betaald.
Kortom, bestelbonnen zijn tools die toelaten de opvolging en de precisie in onze commerciële relaties te verbeteren, zowel met klanten als met leveranciers.
