Negen maanden na de start van het e-factureren van Adfinity vond ik dat het juiste moment gekomen was om een eerste stand van zaken op te maken en enkele tips met u te delen.
Onze lancering was best wel een avontuur. Lees onze vorige blogpost over deze lancering 9 maanden geleden.
- Sommige klanten verzetten zich hevig tegen e-facturatie omdat ze ervan overtuigd waren dat er geen onmiddellijk voordeel was zonder de juiste software en procedures geïnstalleerd te hebben.
- Sommige klanten verbeterden hun interne administratie.
Tips voor bedrijven die wensen te werken met e-facturatie
- Zorg ervoor dat de spamfilter van de klant het mogelijk maakt dat de binnenkomende e-facturen doorkomen.
- Houd de wijzigingen in uw databank bij wanneer uw klanten de e-mailadressen waarnaar u de facturen dient te versturen willen veranderen.
- Houd uw uitgaande facturen (e-mails) bij: maak een aparte map met verzonden e-mail waarin alles opgeslagen wordt.
- Houd alle geweigerde verzonden e-mails bij: zodat u vlot kunt nagaan of een bedrijf al dan niet de factuur ontvangen heeft.
- Overtuig uw klant ervan een centraal postvak-In te gebruiken voor het ontvangen van facturen (invoice@...), zo zult u later minder duplicaten moeten versturen.
Ondertussen hebben alle overhaalde klanten zich aan de e-facturatiemethode gehouden, zelfs enkele niet-overtuigden. 90% van onze facturatie gebeurt via e-facturatie.
Klantenvragen worden gemiddeld 3 weken sneller dan voordien behandeld. Dit betekent ook dat de betaling vroeger bij EASI toekomt en dat klanten een veel nauwkeuriger overzicht hebben van de correcte ICT-kosten in dezelfde maand.
60% van de klanten hebben een algemeen e-mailadres aangemaakt. (invoice@....)
Er zijn nog steeds enkele managers die hun facturen zelf willen ontvangen voor ze toekomen op de boekhouding. Het hoeft dus niet gezegd dat we af en toe een duplicaat moeten versturen...
Wat met inkomende betalingen ?
We merken een aanzienlijke verbetering in de betalingstermijn wanneer klanten gebruik maken van een centraal e-mailadres.
Onze uitdaging voor de komende weken: hen allemaal overtuigen een centraal e-mailadres te gebruiken en een zeer kleine groep klanten overhalen om e-facturatie te aanvaarden – het maakt alles zoveel makkelijker.
