Elektronische facturatie: heeft u nog vragen? Goed nieuws: wij hebben de antwoorden!

Begin februari organiseerden we een online vraag-en-antwoordsessie over elektronische facturatie en het Peppol-netwerk. Door het grote succes van dit evenement besloten we de meest gestelde vragen te bundelen en in dit artikel te beantwoorden.U kunt de volledige online Q&A‑sessie hieronder opnieuw bekijken.

1) Moet een vzw of een syndicus met een ondernemingsnummer maar zonder btw‑nummer zich registreren op Peppol?

Nee, de verplichting is niet van toepassing. Het gebruik van Peppol blijft echter wel toegestaan.

En wat als de organisatie een gemengd btw‑plichtige is (gedeeltelijk vrijgesteld volgens artikel 44 en gedeeltelijk niet vrijgesteld)?

Als het mogelijk is om een duidelijk onderscheid te maken tussen de belaste en de vrijgestelde activiteit, moet enkel de belaste activiteit via het Peppol‑netwerk verlopen. Als er geen duidelijke scheiding bestaat, moet alles via Peppol worden doorgestuurd.

2) Kunnen de door Adfinity gegenereerde XML‑bestanden de wettelijke vermeldingen opnemen die horen bij de btw‑regimes (verlegging van heffing of andere)? En is dit wettelijk verplicht?

De verplichting bestaat erin om minstens één van de volgende tags in te vullen:

• TaxExemptionReasonCode
• TaxExemptionReason

Adfinity ondersteunt standaard het genereren van de eerste tag via de Peppol‑mappingconfiguratie. Vanaf versie 2.7 kan Adfinity ook de tweede tag vullen via dezelfde configuratie die wordt gebruikt voor het verzenden van de PDF.

3) Bestaat er, naast het gebruik van het Démat‑dashboard, een manier om Peppol‑bijlagen van inkomende leveranciersdocumenten te bekijken vóór de verwerking is afgerond?

De enige manier om deze documenten te raadplegen is inderdaad via het Démat‑dashboard, dat alle documenten centraliseert vóór de boeking.

4) Zijn Digiteal en Mercurius concurrerende producten?

Mercurius kan enkel worden gebruikt door de publieke sector.

Digiteal kan worden gebruikt door alle entiteiten die Peppol moeten gebruiken.  Omdat Adfinity rechtstreeks enkel met Digiteal communiceert, werd er een koppeling opgezet tussen Digiteal en Mercurius. Hierdoor kunnen publieke entiteiten die al bij Mercurius geregistreerd zijn deze registratie behouden en toch Peppol gebruiken via Adfinity.

5) Vanaf welke versie van Adfinity is het mogelijk om een mapping te maken tussen de details van een Peppol‑XML en een boekhoudkundige/analyse‑rekening? En welke tags zijn daarbij betrokken?

Vanaf versie 2.7 van Adfinity is het mogelijk om automatische boekingen uit te voeren op basis van de volgende tags:

6) Hoe kan men een contactpersoon op de factuur aangeven?

Adfinity neemt automatisch de hoofdcontactpersoon van de klant over.

7) Hoe worden bankrekeningen verwerkt bij het ontvangen van een Peppol‑factuur?

Als één bankrekening wordt opgegeven en deze niet bestaat in Adfinity: De standaardbankrekening wordt gebruikt bij de boeking. De rekening uit de XML wordt wel weergegeven op de door Adfinity gegenereerde lay‑out.

Als één bankrekening wordt opgegeven en deze wel bestaat in Adfinity: Deze wordt gebruikt voor de boeking én op de lay‑out, ongeacht of het de standaardrekening is. Indien niet, wordt er een rood “!” weergegeven.

Als meerdere bankrekeningen worden opgegeven en geen enkele bestaat in Adfinity: De standaardrekening wordt gebruikt voor de boeking. De rekeningen uit de XML worden op de lay‑out weergegeven (max. 3 rekeningen).

Als meerdere bankrekeningen worden opgegeven en sommige bestaan in Adfinity: De laatste bestaande rekening uit de XML wordt gebruikt voor de boeking.Indien dit niet de standaardrekening is, verschijnt een rood “!”. De rekeningen uit de XML worden op de lay‑out weergegeven (max. 3 rekeningen).

8) Wanneer een Peppol‑verzending mislukt omdat de klant niet geregistreerd is of in het buitenland gevestigd is, kan men dan een melding krijgen?

Het is niet mogelijk een factuur via Peppol te verzenden als de klant niet op het netwerk is geregistreerd. Er wordt een foutenrapport gegenereerd met de lijst van niet‑verzonden facturen. Deze facturen kunnen vervolgens per e‑mail worden verzonden.

In versie 2.7 controleert Adfinity dit in één enkele stap: Als de klant niet op het Peppol‑netwerk staat, gebeurt de e‑mailverzending automatisch.

Met een specifieke configuratie kan in de verkoopfacturenlijst ook worden weergegeven of een factuur via Peppol, via e‑mail of helemaal niet is verzonden.

9) Hoe behoud je het overzicht over een klant met meerdere klantfiches, aangezien slechts één Peppol‑ID kan worden ingevoerd?

Op dit moment is het inderdaad nodig om meerdere fiches aan te maken. Met de functie consolidatiebedrijf kunnen deze klantfiches met elkaar worden gekoppeld. Op die manier kunnen de cijfers worden geconsolideerd.

10) Voorwaarden voor het genereren van de PDF op basis van de XML in Adfinity (versie 2.7)

• De Adfinity‑lay‑out wordt enkel gegenereerd als de XML geen versleutelde PDF bevat.
• De lay‑out kan als eerste of laatste pagina worden toegevoegd.

11) Verwerking van bedragen in de door Adfinity gegenereerde PDF

In versie 2.7 worden de volgende bedragen uit de XML in de PDF opgenomen:

• Totaal btw
• Totaal factuurbedrag
• Totaal voorafbetaald bedrag (indien van toepassing)

12) Is het normaal dat leveranciersfacturen in de verkeerde Adfinity‑omgevingen terechtkomen, terwijl de XML‑bestanden de juiste ondernemings- en btw‑nummers bevatten?

Nee, dit gedrag is niet normaal. Dit punt wordt momenteel opgevolgd door ons Productteam.

13) Wat moet er gebeuren met leveranciersfacturen van €0 die in Adfinity binnenkomen? Is er een manier om deze te blokkeren?

Als het om een “voorafbetaalde” factuur gaat, mag het bedrag geen €0 zijn. In de nieuwe versie worden deze facturen correct verwerkt, ongeacht of ze al betaald zijn of niet.

14) Wat kan Easi doen aan de limiet van 50 tekens in het veld “Omschrijving”, dat essentieel is voor Peppol‑facturen maar te beperkt is?

Bij het verzenden kan een opmerking worden toegevoegd naast de omschrijving. Deze opmerking wordt opgenomen in de “Note”‑tag van het XML‑bestand.

15) Kan self‑billing ook via de gewone manier worden verstuurd, zoals een andere verkoopfactuur die we in Adfinity opmaken? De details van de self‑billing komen per e‑mail binnen.

Self‑billingfacturen moeten via Peppol worden verstuurd. Dit gebeurt via het onderdeel Aankoop van de PSM‑module in Adfinity, vanaf versie 2.6.12 en hoger.

Heeft u nog vragen of nood aan onze diensten?

Neem gerust rechtstreeks contact met ons op!