CODA is een standaard elektronisch bestandsformaat dat bankuittreksels vertegenwoordigt en digitaliseert. Wanneer het aantal dagelijkse bankverrichtingen groot wordt, wordt het gebruik van CODA-bestanden absoluut noodzakelijk. De boekhouder kan eenvoudigweg zijn CODA-bestand importeren in het financieel dagboek en de boekingen gebeuren vervolgens automatisch.
Een typisch voorbeeld waar men dagelijks honderden tot duizenden bankverrrichingen verricht, zijn bankrekeningen die betalingen ontvangen via betaalterminals in winkels.
Met een goede boekhoudsoftware gebeurt de CODA-import van deze duizenden lijnen heel gemakkelijk. En in enkele minuten bevinden al deze lijnen zich in het financieel dagboek. Elke verrichting wordt op een intelligente manier gelezen en de klanten- en leveranciersbetalingen worden automatisch geboekt.
Betalingen met betaalkaarten
Maar Adfinity gaat nog verder! Binnen Adfinity wordt er een intelligent proces toegepast op betalingen per betaalkaart.
Bij deze een voorbeeld van een moeilijkheid waarmee veel boekhouders geconfronteerd worden tijdens hun werk. Wanneer een klant 100 € betaalt via een kredietkaart aan een betaalterminal in een winkel, wordt slechts één operatie opgenomen op de bankrekening van de winkel.
Nochtans vertegenwoordigen deze 100 € twee aparte stukken: één van 105 € die het bruto-bedrag van de aankoop omvat, en een ander van 5 € die de transactiekosten (of commissies) omvat. De boekhouder mag zich niet beperken tot enkel het netto-bedrag van 100 €.
In het CODA-bestand dat hij krijgt van de bank, staat dus slechts één lijn. Als gevolg daarvan wordt ook slechts één lijn ingeschreven in het financieel dagboek, bij de import van dit bestand. De boekhouder wil echter twee lijnen. Bovendien moeten deze twee lijnen andere boekhoudkundige en analytische imputaties toegewezen krijgen.
Onze boekhoudsoftware stelt zijn gebruikers echter gerust wat dit betreft. De software kan zo geparametriseerd worden dat, bij de CODA-import, de betalingslijn automatisch gesplitst wordt én daarbij de juiste imputaties worden toegepast. Met andere woorden, in ons voorbeeld zult u twee lijnen zien in de boekhouding: één lijn voor 105 € en een tweede lijn voor -5 €. Beide lijnen zullen op een correcte wijze boekhoudkundig én analytisch ingeboekt zijn.
Adfinity biedt nog een extra bonus: Het is mogelijk om verschillende imputaties toe te kennen aan elke betaalterminal. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld makkelijk de verschillende winkels of regio's analyseren.
