Een van de grootste frustraties van boekhouders is betalingsherinneringen te ontvangen voor facturen waarvan ze het bestaan niet afweten. Dit veroorzaakt namelijk telkens weer tijdverlies bij de klant maar ook bij de leverancier. De eerste gaat moeten dubbelchecken of hij de factuur wel degelijk ontvangen heeft en indien niet, een duplicaat aanvragen, en vervolgens wachten tot die aangekomen is. De laatste gaat een kopie van de factuur moeten doorsturen naar de klant en dus opnieuw langer moeten wachten op de betaling.
De boekhoudsoftware die wij gebruiken - Adfinity - voorziet een oplossing voor dit probleem. Bovenop de elektronische betalingsherinnering die automatisch verzonden wordt, stuurt de software ook automatisch in attachment een kopie mee van alle openstaande facturen en kredietnota's.
De klant ontvangt dus een e-mail met daarin twee attachments in PDF-formaat. Het eerste is een uittreksel van de openstaande rekening, en het tweede bevat de kopie(ën) van de openstaande facturen en kredietnota's.
Een eenvoudige, snelle en efficiënte oplossing die heel wat frustraties en wachttijden oplost!
Nog niet overtuigd? Een laatste cijfer kan u misschien interesseren: sinds we bij EASI deze functionaliteit beginnen te gebruiken zijn, is het aantal aanvragen voor duplicaten van facturen met meer dan 80% gedaald!