Elk bedrijf kent wel de problematiek rond onkostennota's... Uw medewerkers verplaatsen zich voor projecten, kopen materiaal aan voor hun activiteiten of hebben recht op een forfaitaire onkostenvergoeding. Dikwijls wordt hen gevraagd om binnen een afgesproken termijn deze onkostennota's op te maken, de bewijzen toe te voegen en deze af te geven op de dienst "Personeel" of aan hun directe oversten.
Wat er daarna met hun onkostennota gebeurd is niet duidelijk voor de betrokken werknemer. Blijft het liggen op het bureau van zijn chef, worden bepaalde kosten niet geaccepteerd, wanneer wordt het uitbetaald, ....?
Het grote probleem stelt zich vaak ook bij de beschikbaarheid van deze mensen.
- Kan de medewerker zijn onkostennota binnen de vooropgestelde termijn wel op het bureau leggen?
- Kan de overste zijn fysieke handtekening op tijd op het document plaatsen?
- Kan de personeelsdienst de onkostennota uit het bakje halen en ingeven in het boekhoudprogramma?
Het zou toch fantastisch zijn moesten we deze vragen kunnen beantwoorden met een simpele web-applicatie die ervoor zorgt dat de medewerker in kwestie zijn onkostennota on-line kan ingeven (hij moet dus niet fysiek aanwezig zijn op het bureau), de verantwoordelijke on-line kan goedkeuren (hij moet dus niet fysiek handtekenen) en de boekhouders de goedgekeurde onkostennota kunnen doorsluizen naar de boekhouding (zij moeten dus niet meer wachten tot het document in hun bakje ligt).
EASI heeft deze vragen effectief kunnen beantwoorden met de ontwikkeling van de module "Onkostennota's" via de Web Access.
In deze toepassing heeft de werknemer de mogelijkheid om zijn onkostennota op te stellen en de bewijzen in de vorm van een pdf bestand toe te voegen. De verantwoordelijke kan via dezelfde Web Access de onkostennota's goedkeuren. En de boekhouders kunnen een melding krijgen dat er onkostennota's goedgekeurd zijn en deze onmiddelijk naar de boekhouding transfereren.
Ten alle tijde, kan de werknemer in de applicatie de status van zijn onkostennota's opvolgen... Efficiënt, kostenbesparend en vooral heel gebruiksvriendelijk!