Op zoek naar tips om je administratief werk te verlichten? Ik licht alvast één tip van de sluier op. Zoek naar een goede mobiele CRM voor jouw salesteam. Een samenwerkingstool dat je salesteam verenigd, ze tijd laat winnnen en er vooral voorzorgt dat ze doen waar ze goed in zijn: Oplossingen zoeken voor jouw klanten.
Het leven van een vertegenwoordiger is best druk. Je zou het misschien niet zeggen, maar er gaat een heleboel administratief werk schuil achter een goed voorbereide meeting. Opzoekwerk naar de beste oplossing voor de klant, vergaderingen, maar ook de administratie van de dag moet verwerkt worden. Dat noemen we 'post-sales'. Om je als vertegenwoordig volledig te focussen op verkopen, probeer je het aandeel van je dag dat naar post-sales gaat te minimaliseren. Hoewel dat ook een belangrijke taak is, stellen heel wat vertegenwoordigers dit soort werk uit. Ze vergeten belangrijke info, voegen onnauwkeurigheden in hun rapporten in, maken verkeerde bestellingen op... Slecht beheer van je administratie zorgt voor negatieve gevolgen in je dagelijkse gang van zaken. Volg daarom deze tips om de kostbare tijd die je aan administratie spendeert te minimaliseren.
1. Vóór de afspraak: voorbereiding is alles
- Je administratief werk verminderen begint bij een goede voorbereiding. Je klantenonderzoek is essentieel. Je wil immers alleen oplossingen of nieuwigheden voorstellen die hem of haar interesseren. Gedurende het hele salesproces is efficiëntie het sleutelwoord om op te vallen. Verzamel zoveel mogelijk informatie over je gesprekspartner en het bedrijf. Voor je contactpersoon is een LinkedIn-profiel altijd handig, maar je kan ook van gedachten wisselen met collega's die je contactpersoon al hebben ontmoet. Zorg dat je weet wat de financiële uitdagingen zijn van je prospect en van de sector. Probeer ook eens een lijst op te stellen met de sterke en zwakke punten van je gesprekspartners.
- Voor deze stap is een intern programma om samen te werken erg handig. Als je snel info kunt delen, kan je dat voor je afspraak met een mobiele tool nog even checken. Het feit dat jij in real-time de laatste gegevens of informatie kan bekijken, kan het verschil maken tijdens je vergadering. Relevante, gerichte en goed voorbereide vragen zorgen dat je je kan differentiëren tegenover de concurrentie. Bovendien kom je zo ook erg professioneel over.
2. Tijdens de afspraak: wees professioneel en efficiënt
Een goede afspraak is een afspraak waarbij je goed luistert. De aantekeningen die je maakt, moeten kort en eenvoudig blijven. Neem je aantekeningen op een professionele manier en vermijd het schrijven van conceptwoorden op een rommelig stuk papier. Focus op minimalisme en efficiëntie.
Kies indien mogelijk een tool voor het maken van je aantekeningen, zoals een iPad-toepassing, waarmee je je vragen vooraf kunt schrijven. Tijdwinst, structuur, vloeibaarheid: je wint opnieuw voor beide criteria: professionaliteit en efficiëntie.
Wat betreft je vragen, die stel je best op samen met je (verkoop) manager zodat je zeker de informatie deelt die je organisatie van je verwacht.
Een essentieel aspect van het werk van een vertegenwoordiger dat vaak wordt verwaarloosd, is een constante CRM-update. Tijdens de afspraak kan je, zodra je relevante informatie hoort, dit meteen toevoegen in je tool. Als u een aantekening maakt op papier of niet met een handige mobiele toepassing werkt, vergeet je dit waarschijnlijk later of maak je misschien een fout bij het kopiëren van de info. Het is handiger én sneller als je dit rechtstreeks vanop je afspraak kan doen.
3. Post-verkoop: anticipeer
Het leuke van het werk staat op het punt te beginnen! De belangrijkste gegevens heb je zorgvuldig verzameld tijdens de eerste uitwisselingen: nu kunt u ze gebruiken.
Een gerichte aanbieding, een speciale actie: de gegevens die je capteerde zijn waardevol. Nogmaals, een aangepast hulpmiddel is essentieel: met een paar klikken creëer je koppelingen tussen je afspraak, de verzamelde informatie, je gepersonaliseerde aanbiedingen... Ideaal voor een correcte follow up.
Conclusie?
Vóór de afspraak ben je gericht op voorbereiding. Tijdens de vergadering ligt je focus op de selectie van informatie. En eindelijk, na de afspraak, is anticiperen jouw sleutelwoord. Dan kan je de volgende stap voorbereiden. Een ding is zeker je wint tijd. Tijd die je thuis kan spenderen, op het werk of zondag met het gezin, zonder dat je achteraf enig administratief werk moet verrichten.
Tijdens je afspraak heb je al:
- Je CRM bijgewerkt
- Je bestellingen ingevoerd
- Cruciale informatie genoteerd om je persoonlijke aanbieding te creëren
- Én heb je de volgende afspraak reeds geboekt
Dat alles met een enkele tool.
Nu hoef je je alleen nog maar te concentreren op de kern van je werk: een oplossing bieden op maat van de verwachtingen van jouw klant. Of nog beter, hem een voorstel doen waarvan hij nog niet eens wist dat hij erop zat te wachten!
