Dat elektronische facturatie een verplichting wordt is niets nieuws. De Belgische ministerraad bereikte daarover in 2023 een akkoord. De richtdata voor alle transacties tussen bedrijven is 1 januari 2026. Tijd genoeg denk je, maar volgens ons biedt deze verplichting tal van optimalisaties voor jouw bedrijf en maak je beter nu de overstap.
De snelste weg naar een betere cashflow
In onze reeks "overstappen naar elektronische facturatie" zoomen we steeds dieper in op de Europese en Belgische verplichting omtrent e-invoicing. Eerder zoomde we al in waarom de Belgische overheid baat heeft bij het verplichten van elektronische facturatie, maar in dit artikel zijn we aanbeland aan de voordelen die dat voor jou als bedrijf met zich mee brengt. En die zijn niet min; Peppol en e-invoicing maakt factureren sneller, betrouwbaarder en goedkoper. De eerste voordelen die we uit de doeken doen lijken voor de hand liggend, verder in het artikel lees je waarschijnlijk voordelen waaraan je niet meteen gedacht had.
Goedkoper en Milieuvriendelijker
De overstap naar e-facturatie leidt tot aanzienlijke besparingen. Denk aan de reductie van druk-, papier- en verzendkosten, waardoor je ook bespaart op hardware zoals printers en scanners.
Door het verminderen van papiergebruik draagt e-invoicing bij aan een duurzamere bedrijfsvoering, wat resulteert in minder gebruik van papier en inkt, en minder fysiek transport.
Daarnaast heb je nog de bijkomende automatisering. Hierdoor heeft jouw personeel tijd vrij voor het sturen van jouw financiële processen, in plaats van het uitvoeren van tijdrovende zoals scannen of invoeren van facturen. Op deze manier bespaar jij kosten en werkt je team efficiënter.
Nauwkeuriger, Sneller en Minder Fouten
Wist je dat op dit moment in België nog 83% van de facturen handmatig wordt ingevoerd? Het gevolg is dat facturen daardoor te lang blijven liggen. 34% van de ondernemers verwerkt een factuur pas 8-30 dagen na ontvangst. Daardoor is de administratie niet bij met alle nadelen als gevolg.
Samengevat biedt PEPPOL een gestandaardiseerde, veilige en wereldwijd toegankelijke infrastructuur voor e-facturatie en zelf e-procurement.
Dit zorgt ervoor dat facturen op een gestructureerde manier, dezelfde manier voor elk bedrijf, worden opgebouwd. Op zijn beurt zorgt dat ervoor dat boekhoudsoftware, zoals Adfinity, deze gegevens eenvoudig kunnen inlezen en zelfs automatisch kunnen verwerken.
Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na eventuele goedkeuring betaald. Zo worden facturen binnen enkele minuten verwerkt, in plaats van binnen enkele dagen. Het gehele proces verloopt volledig digitaal en er is dus geen handmatig werk meer nodig.
Dit resulteert in minder menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van je facturatieproces. E-invoicing zorgt voor een snellere verwerking van facturen, wat de betaaltermijnen verkort. Dit draagt bij aan een verbeterde cashflow en financiële gezondheid van jouw onderneming.
Beter Traceerbaar en Overzichtelijker
Elke stap in het facturatieproces is traceerbaar, wat bijdraagt aan een betere controle en overzichtelijkheid van het facturatieproces. Dit vermindert de stress rond fiscale controles en maakt het beheer van facturen efficiënter.
In Adfinity heb je steeds zicht over de herkomst en status van elke factuur. E-invoicing zorgt ervoor dat deze status nog correcter wordt. Facturen komen direct in je boekhouding, waardoor je administratie automatisch is bijgewerkt. Hierdoor heb je altijd een juist beeld van je inkomsten en uitgaven.
Verhoogde veiligheid
E-invoicing verhoogt de veiligheid van je financiële transacties aanzienlijk. Dankzij gegevensversleuteling op het PEPPOL-netwerk, digitale handtekeningen en back-up's van Adfinity zijn je financiële documenten beter beschermd tegen fraude en gegevensverlies.
Door deze algemene structurering ben je er ook zeker van dat facturen steeds bij het juiste adres terechtkomen. Iedereen die met het Peppol-netwerk werkt, moet zich identificeren, waardoor je weet dat inkomende facturen vanaf de juiste afzender komen. Zo voorkom je spookfacturen.
Tip: Hoe zorg ik ervoor dat leveranciers ook overstappen op e-facturatie?
Het Peppol-netwerk heeft pas echt impact op jouw bedrijfsvoering als ook jouw leveranciers overstappen naar e-facturatie. De verplichting van de Belgische overheid zal dit proces de komende jaren versnellen, maar ook jij kan je steentje bijdragen zodat je hier de vruchten van kan plukken. Dit leggen we je uit in ons volgende artikel.
Stel ons gerust je vragen
Heb je vragen omtrent elektronische facturatie of de implementatie van Peppol, aarzel dan niet om ze ons te stellen via onderstaand formulier.
