Op 25 oktober 2016 organiseerde Agoria zijn eerste “Digital Workplace Convention”, gewijd aan de digitalisering van documenten, inhouden en kennis. De bedoeling? De samenwerking verbeteren tussen werknemers, maar ook met de klanten en externe partners.
Meer dan 20 sprekers animeerden deze conventie. Ik heb voor u 3 vragen/antwoorden weerhouden.
Waarom nu beginnen met e-invoicing?
Eerst en vooral om de kosten. De studies zijn unaniem, de administratieve kosten en dus ook de kosten gekoppeld aan de elektronica worden steeds kleiner.
En verder, dat kunnen we echt niet ontkennen, wordt de externe druk steeds duidelijker voelbaar. Hier citeren we even de Europese richtlijn EU2014/55/EU die de overheden ertoe verplicht om vanaf 2018 de facturen elektronisch te ontvangen. Dit heeft zich vertaald in een reeks maatregelen binnen de overheid. In de praktijk staat Vlaanderen al verder … Wenst u samen te werken met de Nederlandstalige overheden (B2G), dan bent u vanaf 2017 verplicht om e-facturen te sturen.
En ten slotte, dit is het juiste moment. De markt is de voorbije maanden veel rijper geworden. De oplossingen worden betaalbaarder en zijn completer.
Wat zijn de uitdagingen?
Vandaag bestaan er te veel platformen waarmee u zich moet verbinden met – vaak – verschillende logins. Dat is te zwaar!
Er is dus duidelijk behoefte aan uniformiteit.
Bovendien is het aspect complexiteit altijd aanwezig. Elektronische facturatie is vandaag vaak niet meer dan het uitwisselen van e-mails die dan in de meeste gevallen toch gewoon afgedrukt worden!!!
De procedures en behoeften moeten dus aangepast worden.
En ten slotte liggen de kosten te hoog, wat voornamelijk verklaard wordt door een gebrek aan volume en een behoefte aan gepersonaliseerde integratie.
Er is dus nood aan standaardisering.
Peppol, wat is dat? De Oplossing?
Er bestaan vandaag twee categorieën elektronische facturatie: enerzijds de elektronische facturen die per e-mail verzonden worden en anderzijds de ECHTE geïntegreerde elektronische facturatie, soms ook wel 'zuivere elektronische facturatie’ genoemd. In dit tweede geval wordt gestructureerde informatie toegevoegd aan de factuur. Dankzij deze gestructureerde informatie, die een vast en bepaald formaat heeft, kan de factuur automatisch verwerkt worden in uw administratieve stromen.
Peppol is eigenlijk een standaard voor de elektronische uitwisseling van documenten die zowel het te leveren document (welke structuur, welk formaat, …) als het te gebruiken transport dekt. De belangrijkste doelstelling is de uitwisseling van elektronische documenten volgens een standaard voor communicatie en formaat. Het resultaat is meer uniformiteit en minder integratiekosten (de integraties moeten niet langer gepersonaliseerd worden).
Wenst u meer te weten? Ga dan zeker een kijkje nemen op
- de officiële website: www.peppol.eu
- de websites van de experts van Agoria: www.agoria.be
