Duw op enter om te zoeken

Samenwerkingsvormen binnen de financiële dienst

28/07/2020
Author Avatar
Stijn Boonen
Sales Engineer, EASI

Informatie delen tussen personen binnen de financiële dienst, maar ook met personen buiten deze dienst, wordt steeds belangrijker. Nog meer tijdens deze periode van thuiswerk en/of verlof, wanneer niet iedereen op kantoor is.

Iedereen die op de hoogte moet zijn over een update van bijvoorbeeld een factuur of een bestelbon, kan met Adfinity op een eenvoudige manier genotificeerd worden. Op die manier gaat er geen info verloren of moet er geen tijd gespendeerd worden in het telefoneren naar deze personen.

Er is een perfecte opvolgingsmogelijkheid en iedereen kan zijn input geven, opdat de klant of leverancier zo volledig én snel mogelijk geholpen kan worden. Reactiviteit ten top!

2 oplossingen

Ben je het ook beu om telkens als je niet op de hoogte bent van de details van een factuur of bestelbon, om de verantwoordelijke die dit wel is nog op te moeten bellen, een mail te moeten sturen, te gaan zoeken, etc. om info in te winnen?

Wij ook! Daarom hebben we binnen Adfinity enkele manieren ingebouw om deze stappen over te slaan en efficiënter aan de slag te kunnen met de vraag van de klant of leverancier. Hieronder beschrijven we er twee: onze dossierknop en ons notificatiecenter.

Dossierknop

Een knop die door quasi al onze klanten gebruikt wordt, is onze zogenaamde "dossierknop". Deze knop bevorderd het samenwerken tussen mensen van de financiële dienst, maar ook tussen alle andere betrokkenen enorm.

Deze dossierknop zie je in de hele applicatie. Dankzij die knop kan je commentaren toevoegen op grootboekniveau, dagboekniveau, maar bijvoorbeeld ook op bestelbon- en factuurniveau.

Gebruikers kunnen commentaren toevoegen aan het dossier en elkaar zo op de hoogte brengen dat ze een commentaar hebben toegevoegd.

In onderstaande screenshot is te zien dat op 3 van de 5 openstaande facturen van onze leverancier World of Show een commentaar werd toegevoegd aan dat dossier.

1. Consultatie WoS

Als we deze commentaren gaan bekijken krijgen we volgend scherm

2. Dossierknop WoS

3. Dossierknop WoS

Zoals je kan zien kunnen we een interne contactpersoon toevoegen (Jean-Michel), alsook een externe contactpersoon binnen de leverancier die op de hoogte is van deze factuur. In dit geval is dit Ann Peeters en zien we haar contactgegevens staan.

We zien ook dat onze collega John vanuit Adfinity een mail heeft verzonden naar mevrouw Peeters met de melding dat dit dossier naar de advocaat werd verzonden. Mevrouw Peeters heeft hierop een antwoord verstuurd dat we hebben ontvangen in ons postvak In van Outlook. Deze mail hebben we daarna naar ons dossier binnen Adfinity gesleept, zodat we een track kunnen hebben van alle activiteiten die er hebben plaatsgevonden rond deze factuur.

Verder is het hier mogelijk om bijlagen per commentaar toe te voegen, alsook een mail op te stellen in Adfinity, die dan verstuurd zal worden via Outlook, waarbij de afdruk van de mail uiteraard wel wordt bewaard in het dossier.

In het geval dat er iemand vanop de financiële dienst binnen World of Show de opvolging doet van de openstaande facturen, kan jij als medewerker op de financiële dienst, ondanks de afwezigheid van Jean-Michel, deze persoon verder helpen, zonder dat je Jean-Michel hiervoor moet contacteren.

Indien je hem nu op de hoogte wil brengen van het feit dat iemand binnen World of Show contact zocht, specifiek omtrent deze factuur, kan je dit in een nieuwe commentaar schrijven & Jean-Michel (& eventuele andere personen) hiervan een notificatie verzenden.

4. Nieuwe commentaar

Zij krijgen dan een melding in hun notificatiecenter van deze nieuwe melding.

Notificatiecenter

Een handige nieuwigheid in de nieuwe versie van Adfinity is ons notificatiecenter, een centrale plek waar je als gebruiker alles te zien krijgt waarvan je op de hoogte moet zijn. Deze werd reeds besproken in een vorige blogpost. 

5. Notificatiecenter

Er kunnen verschillende meldingen getoond worden:

  • notificaties van nieuwe commentaren in een dossier;
  • meldingen van activiteiten die de robotisatiemodule heeft uitgevoerd;
  • melding dat je batch van OCR-eenheden bijna op is;
  • melding dat er een e-invoice batch klaarstaat om nagekeken te worden;
  • etc.

Wanneer er een nieuwe melding is voor de gebruiker in kwestie, wordt dit weergegeven op volgende manier:

6. Nieuwe melding

De gebruiker kan dan op de melding klikken om te navigeren naar de plaats waar de nieuwe commentaar werd toegevoegd & daar het nodige doen om gevolg te geven aan de vraag van de andere gebruiker.

7. Bericht notificatiecenter

Besluit

Met behulp van bovenstaande standaardfunctionaliteiten binnen Adfinity gaan de gebruikers binnen een financiële dienst, maar ook andere gebruikers, op een eenvoudige en efficiënte manier met dergelijke vragen om kunnen gaan. Dit zorgt voor een enorme efficiëntiewinst en een daling van de frustraties, zowel bij henzelf als bij de klanten/leveranciers.

Naast deze mogelijkheden, zijn er uiteraard nog andere (we denken dan bijvoorbeeld aan ons takenbeheer, waar in een andere blogpost dieper op ingegaan zal worden).

Bij vragen over bovenstaande, kan je me zeker contacteren. Ik sta je met plezier te woord!

Vraag je gratis demo van Adfinity

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Follow us

  

Deel dit artikel