Vorig jaar werd Adflow al eens aangehaald tijdens onze presentatie van de nieuwigheden. We vonden dat het tijd was voor een opfrissing!
Eerst even terug naar het begin.
Wat is/doet Adflow?
Het valt niet te ontkennen dat tegenwoordig bedrijven nog altijd een manier dienen te vinden om om te gaan met de instroom van documenten van alle soorten formaten. Van pdf’s tot xml’s en soms ook nog wel papier.
Deze observatie leidde ertoe dat EASI het beheer van deze documentflow binnen één programma wou centraliseren.
Zo is Adflow geboren en in Adfinity zo ziet het eruit!
Nu in welke mate kan Adflow uw boekhouding dan verder automatiseren?
Wanneer Adflow met ingescande facturen werkt dan gaat deze de folder waar de facturen terechtkomen uitlezen. Binnen Adflow kan je dan deze facturen gaan splitsen of samenvoegen. Bij het splitsen kan je onnodige pagina’s uit de pdf’s halen. Het samenvoegen van facturen is dan weer handig wanneer je 2 facturen ontvangt die je als 1 factuur wil inboeken. Door middel van Adflow kan je van deze twee facturen één factuurbestand maken.
De tweede optie is misschien zelfs nog interessanter als de eerste. In dit geval is het mogelijk voor Adflow om een mailbox uit te lezen en alle pdf’s uit de mails te extraheren. Gecombineerd met onze OCR-module die gegevens op uw factuur kan herkennen, staat het de boekhouder toe om enkel nog de gegevens te controleren en op bevestigen te klikken.
Nu kan Adflow nog een stapje verder gaan. Je kunt Adflow ook laten draaien als een Windows service. Op deze manier draaien de beide opties van hierboven zonder dat er enige tussenkomst van jezelf nodig is. Adflow zal facturen splitsen en correct klaarzetten op basis van een barcode of zelfs een QR-code.
Adflow ondersteunt ondertussen ook al 19 verschillende soorten barcodes.
Maar de echte revolutie komt er wanneer je Adflow gaat combineren met onze OCR-module. Door het toevoegen kan de barcode/QR-code weet Adflow wanneer een factuur begint en eindigt en splitst hij deze ook op de juiste manier.
Verder in de flow kan onze OCR-module de volgende gegevens op uw factuur voor jou herkennen: het bedrag, btw-nummer, klant/leverancier, OGM-nummer… en automatisch al verwerken in een boeking, zodat je enkel nog de gegevens moet nakijken en bevestigen om een volwaardige boeking te maken.
De gescande pdf’s blijven ook steeds gelinkt aan de boeking en zijn altijd opvraagbaar.
