5 manieren om uw e-mail management te verbeteren met Rooftop

Vorige week kon je al lezen hoe we in onze gebruikerstest ontdekten dat e-mails de groei van je bedrijf vertragen. We zouden Rooftop niet zijn als we de oplossing voor dit probleem niet al hadden.

Heb je het vorige artikel gemist? Lees het hier.

De conclusie was: "Het hebben van een lege mailbox aan het eind van de dag geeft een gevoel van een geslaagde werkdag, vermindert stress en verhoogt de productiviteit van je team".

Dus, hoe bereiken we inbox zero?

1. Vermijd FWD, FYI, CC, BCC

Ze vervuilen je inbox en leiden je af van de mails die rechtstreeks naar je worden gestuurd, waarvoor je een echte actie moet ondernemen. Met Rooftop kunt je je collega's mentionen zoals je gewend bent op social media. Bijvoorbeeld:

Wilt u een collega of uw baas op de hoogte brengen? Mention hem of haar over het gesprek, hij of zij zal de evolutie van het dossier rechtstreeks binnen Rooftop kunnen volgen, zonder dat je hen hoeft te spammen met e-mails.

Heb je de mening van je collega's nodig over een dossier? @ ze toe aan het gesprek en werk samen rond dat dossier. Zonder uw inbox extra te vervuilen met meerdere conversatiestromen.

2. Groepeer je e-mails op actiedatum

In Rooftop worden je mails gegroepeerd per gesprek, die je kunt beheren en plannen volgens je prioriteiten. Je hebt een e-mail beantwoord en verwacht uiterlijk binnen 3 dagen een antwoord. Vermijd dat dit gesprek je zicht belemmert en plan de volgende actiedatum over 3 dagen. Als je binnen die 3 dagen een antwoord ontvangt, komt het terug in je gesprekken van vandaag.

Zo vermijdt je dat er tientallen e-mails in je mailbox staan te wachten en heb je een duidelijk zicht op wat er vandaag moet gebeuren.

3. Definieer duidelijk wie actie moet ondernemen

In een gedeelde inbox is het niet altijd duidelijk wie wat moet beantwoorden, wie moet opvolgen of aan wie een e-mail is gericht. De bedrijfscultuur en het management spelen hierbij een sleutelrol. Het definiëren van verantwoordelijkheden, het organiseren van interne samenwerking, het zorgen voor een efficiënte opvolging van elk dossier zijn elementen die vooraf moeten worden gedefinieerd bij het gebruik van een gedeelde inbox. Dit om chaos, meerdere reacties op dezelfde e-mail of miscommunicatie te voorkomen.

Meestal is er altijd een senior manager die een dossier beheert en vervolgens meerdere stakeholders die helpen bij de uitvoering van het dossier. Daarom wordt in Rooftop elk gesprek toegewezen of kan het handmatig worden toegewezen aan een hoofdcontactpersoon. Ook kunnen er workflows worden opgezet, zodat elke e-mail die van zo'n klant komt en/of betrekking heeft op zo'n onderwerp, rechtstreeks naar deze verantwoordelijke wordt doorgestuurd.

Dit werkt ook andersom, Rooftop houdt je hele database bij en herkent zowel geadresseerden als eerdere interacties. Op deze manier kunt u klanten of leveranciers aan elkaar koppelen, zodat een opvolging van elke klant of leverancier eenvoudig is.

4. Vermijd dat je vergeet te antwoorden op een e-mail

Helaas is het nog steeds vaak zo dat e-mails niet op tijd of helemaal niet worden beantwoord. Ofwel omdat een verantwoordelijke persoon niet duidelijk is gedefinieerd, ofwel omdat hij zich verliest in de massa e-mails die moet worden beheerd.

Om te voorkomen dat men wordt overweldigd door de stroom van ontvangen e-mails, is het belangrijk om onderscheid te kunnen maken tussen e-mails die een antwoord vereisen en e-mails die worden opgevolgd of die nog in behandeling zijn.

In Rooftop wordt zodra er een nieuwe e-mail wordt ontvangen, het gesprek automatisch "Te beantwoorden". Dit is zelfs als je de e-mail in kwestie al gelezen hebt. En als deze e-mail niet direct beantwoord moet worden? Dan kan je hem uitstellen tot later, zodat hij je zicht niet belemmert. Op deze manier bewaar je alleen de e-mails die vandaag nog actie nodig hebben.

5. Bespaar tijd bij het zoeken naar belangrijke informatie

Het zoeken naar een specifieke e-mail in een mailbox die honderden of zelfs duizenden e-mails bevat, kan al snel tijdrovend worden.

Daarom is het belangrijk dat elke e-mail op de juiste manier wordt geclassificeerd. Met Rooftop kan je automatische sorteerregels integreren zodat de e-mails van je klanten automatisch op de juiste plaats worden gesorteerd. En als je een zoekopdracht uitvoert, vind je geen tientallen e-mails, maar slechts 2 of 3 gesprekken.

Als een klant je belt over een specifieke zaak die je je niet meteen meer voor de geest kan halen, dan kun je direct vanuit de volgende tabbladen zoeken naar actuele gesprekken: