5 signalen dat emails de groei van je bedrijf tegenhouden

E-mail is vertrouwd. Het is gemakkelijk. Het is eenvoudig te gebruiken. En... het is tegenwoordig misschien wel de grootste boosdoener als het gaat om verspilling van tijd en productiviteit op kantoor! Lees dit artikel en ga e-mail slimmer gebruiken.

De statistieken spreken voor zich; we zijn tot 2,5 uur per dag bezig om zo’n 200 e-mails in onze mailbox te beantwoorden en te lezen. Ongeveer 144 daarvan zijn voornamelijk CC's en BCC's die niet eens relevant zijn voor ons werk. (Forbes)

Tijdens een van onze gebruikerstesten over veelgebruikte "shared inboxes" (een inbox gedeeld met meerdere personen), ontdekten we verschillende signalen die aantonen dat emails de groei van bedrijven tegenhoudt. Daarom wil ik de 5 meest voorkomende zaken met je delen. En omdat ze zo vaak voorkomen, zijn ze voor jou en je bedrijf misschien ook wel interessant. Laten we beginnen met de overbelaste inbox.

1. FWD: ‘FYI’ leidt tot een overdaad aan e-mail

Kijk voor de aardigheid eens naar de eerste 10 e-mails in jouw inbox. Hoeveel daarvan zijn echt voor jou bestemd en hoeveel daarvan moet je ook daadwerkelijk beantwoorden? Misschien 4, 2, of nog erger: helemaal geen. En toch kosten deze e-mails tijd om af te handelen. Het is goed om elkaar op de hoogte te houden en meestal zijn 'FYI' of 'ter info' e-mails goed bedoeld. Toch verhogen deze e-mails het stressniveau van je medewerkers. Wist je dat onderzoekers hebben bewezen dat je van een overbelaste inbox gaat zweten?

Een van onze respondenten heeft het perfect verwoord: “Als ik op mijn werk kom en ik zie dat ik 50 e-mailtjes heb gehad, krijg ik daar vreselijk veel stress van. Waar moet ik beginnen? Wat is hiervan ook echt belangrijk? Het is gewoon te veel informatie en ik heb het gevoel dat ik erin verdrink.” Uit onze test is gebleken dat de vervuiling van onze inbox door niet waardevolle e-mails sterk afhankelijk is van de bedrijfscultuur. Het management heeft hier in hoge mate invloed op. Kijk nu nog eens in de inbox, welke e-mail had vervangen kunnen worden door een telefoontje, of even een kort gesprekje?

2. Een rommelige inbox en verbroken e-mailketens

Iedereen geïnformeerd willen houden heeft een aantal neveneffecten; iemand kan ‘Allen beantwoorden’ hebben gebruikt, terwijl anderen slechts een reactie naar één persoon hebben gestuurd. Hetzelfde effect krijg je bij het doorsturen van een e-mail en het veranderen van de onderwerpregel. Het gevolg? Twee verschillende e-mailketens of communicatiestromen.

Hoewel die e-mailketens handig kunnen zijn, zorgen ze ook voor verwarring als een reactie naar de verkeerde persoon wordt gestuurd, of een e-mail per ongeluk twee keer wordt beantwoord. Het verzamelen van alle informatie daar waar het nodig is, kost veel tijd, vooral wanneer ketens of e-mails te lang worden en het beter in een vergadering behandeld had kunnen worden. Aangezien je al 2,5 uur bezig bent met het lezen en beantwoorden van ontvangen e-mails, verdienen sommige ervan meer aandacht om de dingen sneller vlot te trekken.

3. E-mails die door de mazen van het net glippen

Een ander neveneffect van deze ‘ter info’ mails en overdaad aan CC's is dat sommige e-mails die wel degelijk een doel dienen door de mazen van het net glippen en dat hierdoor opportuniteiten verloren gaan. Daar zijn drie belangrijke redenen voor:

Onduidelijke taakverdeling of adressering: Er komt een e-mail binnen in de gezamenlijke inbox, maar niemand weet wie er verantwoordelijk voor is.

Veronderstelling: “Degene die er verantwoordelijk voor is, regelt het wel” of “Als het voor mij is bedoeld, zal iemand het wel doorsturen naar mijn persoonlijke inbox.”

Menselijke vergissing: er zijn te veel ‘nutteloze’ e-mails verwijderd of verkeerd verzonden en daar is geen verdere actie op ondernomen.

In alle gevallen kan dit een belemmering vormen voor je bedrijfsactiviteiten, of frustratie veroorzaken bij degene die de e-mail verstuurt. Van onze deelnemers aan de gebruikerstest geeft 66% aan dit als hun grootste zorg te zien bij het gebruik van een gezamenlijke inbox, omdat dit van invloed is op hun externe imago.

4. Zoeken naar belangrijke informatie betekent tijdverspilling

Het zoeken naar de juiste informatie in e-mails kan tijdrovend zijn, zoals het scrollen in e-mailketens om dat ene stukje informatie te vinden dat je nodig hebt. Uit research van de universiteit van Colorado bleek dat we gemiddeld 20 minuten per dag besteden aan het zoeken naar informatie of documenten die we kwijt zijn. Dit lijkt misschien maar weinig, maar toch zorgt het voor vertraging en je wordt er een stuk minder productief door. Je hebt minder tijd om te reageren en in de meeste gevallen is het een onderbreking van je werk en leidt het de aandacht af van je oorspronkelijke doel.

Het bewaren van e-mail is heel persoonlijk; sommige mensen doen het heel gestructureerd met verschillende mappen, anderen gebruiken hiervoor side apps en weer anderen doen het simpelweg helemaal niet. Dit wordt nog moeilijker als je in een shared inbox werkt. Daarom komen veel teams met een gezamenlijk classificatiesysteem waarbij elk teamlid informatie op dezelfde manier opslaat. Dit klinkt simpel, maar de praktijk wijst iets anders uit.

Tijdens onze test gaven bijna alle respondenten aan dat zij, of andere teamleden, te laks waren om volgens de procedure e-mails en documenten op te slaan. “Niet uit gebrek aan respect voor anderen, maar soms vergeet je het of moet je snel handelen en heb je geen tijd voor administratieve rompslomp.” Dat is wat we bij Rooftop het effect van de ‘clandestiene meelifters’ noemen...

5. Clandestiene meelifters

In deze mensen komt alles wat hierboven staat genoemd samen. Regels zijn slechts richtlijnen voor hen, en ze volgen ze niet strikt op. Niet omdat ze tegen de regels zijn, maar omdat ze de beste klantenservice willen bieden die ook echt gericht is op de klant en zo weinig mogelijk tijd willen besteden aan administratie. Of misschien hebben ze wel te veel werk door een overbelaste inbox. De inhoud van de inbox is overweldigend en daarom geven ze prioriteit aan hun persoonlijke inbox. Deze clandestiene meelifter kan iedereen zijn: een manager, een medewerker en ook jij… zelfs als je het niet bewust doet. In de meeste gevallen vertrouwen ze erop dat anderen ze er wel aan zullen herinneren, of dat de taken of e-mails wel aan hen toegewezen zullen worden. Dit levert extra werk op voor de teamleden en dat brengt heel wat frustraties met zich mee.

Dus wat doe je eraan?

Tja, er worden nu eenmaal fouten gemaakt en iedereen heeft wel eens een slechte dag. Daarom zijn wij er om te helpen. E-mails worden gebruikt om mee te communiceren, niet om samen mee te werken. Toch kan met een beetje hulp van Rooftop jouw shared inbox, een gedeelde inbox zijn waar teamwerk begint. Een inbox die het bedrijf een boost geeft in plaats van tegenwerkt. Wil je weten hoe deze software de beschreven problemen aanpakt? Klik dan eens op onderstaande link.