E-mailtechnologie werd in 1971 uitgevonden en is nog steeds in de running.
Maar één ding hebben ze toen niet goed voorzien. Namelijk het feit dat er zo'n 50 jaar later 320 miljard e-mails per dag worden verzonden.
In de loop der jaren begon e-mail uit de hand te lopen. Tegenwoordig is het verwerken van e-mails een enorme tijdverspilling en een belangrijke stressfactor.
Een studie uitgevoerd door UC Irvine en het Amerikaanse leger heeft zelfs een duidelijk effect van e-mail op de hartslag vastgesteld.
Als u dus waarde hecht aan uw tijd en uw gezondheid, moet u aandacht besteden aan hoe u uw e-mail beheert.
Hier volgen enkele dingen die u meteen kunt doen om uw e-mailbeheer te verbeteren.
Een tool voor taakbeheer
Als je echte post opent, stop je hem toch ook niet terug in je mailbox?
Hetzelfde geldt voor e-mail.
Velen gebruiken hun mailbox om taken te beheren.
Ofwel door gesprekken met zichzelf te voeren of door gelezen e-mails als "ongelezen" te markeren. Zo kunnen ze er later op terugkomen.
Dat is niet vol te houden, want uiteindelijk gaan deze e-mails toch verloren in de grote hoop. Het geeft je ook geen duidelijk beeld van wat je eigenlijk zou moeten doen.
Een betere manier om daarmee om te gaan is met een tool voor taakbeheer of een takenlijst. Open je e-mail en als je daarop actie moet ondernemen, maak er dan een taak voor aan.
Op die manier hoef je niet steeds terug te keren naar je mailbox en te sorteren op "ongelezen".
Zeker als je te maken krijgt met belangrijke zaken waarvoor je niet onmiddellijk in actie hoeft te komen. Dat betekent namelijk dat sommige e-mails dagen of weken in je mailbox blijven liggen voordat je ze verwerkt.
Ga die situatie uit de weg met behulp van een taak of een projectbeheertool.
(Pro tip: in Rooftop zijn e-mails taken; probeer het nu en zie een onmiddellijke verandering in hoe je e-mails beheert)
Categoriseer je e-mails
Prioriteitenbeheer is heel belangrijk geworden.
In die zin maakt het instellen van categorieën voor uw e-mails het allemaal een stuk eenvoudiger.
Misschien heb je de leiding over meerdere afdelingen. Misschien heb je de leiding over meerdere projecten binnen die afdelingen.
Je gesprekken in de juiste categorie houden scheelt je in ieder geval veel tijd. Het biedt ook ongekende duidelijkheid.
Je verspilt geen tijd meer met het zoeken naar gesprekken. En je weet meteen welke prioriteiten elk project heeft.
Nu is het waarschijnlijk allemaal een warboel. Maar daar kun je verandering in brengen!
Automatiseringsregels instellen
Het automatiseren van je mailbox zal je veel kopzorgen besparen.
Stel je voor dat je niet elke ochtend de 150 e-mails die je in je mailbox vindt, hoeft te sorteren. Wat als ze zichzelf zouden sorteren?
Met je e-mailclient kun je er waarschijnlijk voor zorgen dat je e-mails in de juiste categorieën terechtkomen. Zo'n indeling kan gebaseerd zijn op de afzender, of op een woord in de onderwerpregel, op de lengte van de tekst, enzovoort.
Zo komen korte e-mails die je snel kunt verwerken in een bepaalde categorie terecht. Hetzelfde geldt voor e-mails van een lastige klant. En ga zo maar door.
Wil je het volledige artikel lezen?
Klik hier om verder te lezen, op onze Rooftop blog.
