Bij bedrijven die volop groeien, worden organisatorische silo’s steeds vaker gezien als de grote boosdoener. Het gaat hierbij dan om de kloof tussen de verschillende afdelingen, data, managers en bedrijfsvisies. Juist wanneer je data het hardst nodig hebt, lijkt het of datagedreven besluitvorming onrealistisch is. Maar hoe overwin je dit probleem, en vooral, hoe doe je dit in een economie waarin er veel vanuit huis wordt gewerkt?
Wat zijn organisatorische silo’s?
Als het op strategische beslissingen aankomt, kan jouw buikgevoel leidend zijn, maar het kan ook veel buikpijn opleveren als het misgaat. Datagedreven besluitvorming is in zo'n geval vaak de remedie. Een datagedreven bedrijfscultuur creëer je echter niet van de ene dag op de andere.
Veel bedrijven denken van zichzelf dat ze een datagedreven model nastreven, omdat ze beslissingen nemen op basis van KPI's die met grote precisie zijn gedefinieerd. Maar al te vaak zien zij in dit proces een belangrijke organisatorische stap over het hoofd.
Hoe worden data en informatie gedeeld, wie houdt het overzicht en op welke manieren kunnen we op het gebied van data samenwerken?
Transparantie en samenwerking zijn hier de primaire doelstellingen. Een gebrek hieraan creëert organisatorische silo’s (ook wel datasilo's genoemd). Hoewel geen enkel bedrijf ze bewust creëert, is het nuttig om het ontstaan van organisatorische silo’s te onderkennen – en je moet weten wat je eraan kan doen om er zo voor te zorgen dat een datagedreven beslissing geen bittere pil wordt.
Hoe ontstaan organisatorische silo’s?
Hoewel anderen het vaak over datasilo's hebben, noemen wij het liever organisatorische silo’s, want de kern van het probleem ligt dieper dan data alleen.
Bedrijven van elke omvang hebben hiermee te maken en het is op topmanagementniveau ook een van de meest genoemde pijnpunten in het Deloitte's Industry 4.0 readiness report.
“Kleine uitdagingen kunnen door één enkele actor worden opgelost, maar de uitdagingen waarmee we vandaag de dag allemaal worden geconfronteerd, zijn te groot om geïsoleerd aan te pakken. Van elkaar leren en samenwerken is de weg vooruit".
Flemming Besenbacher - Voorzitter Carlsberg
Een gebrek aan teamgeest
Een blik in de vergaderzaal tijdens een bestuursvergadering is vaak al voldoende om de voortekenen van silovorming te herkennen. Organisatorische silo’s komen vaak voort uit ons ego, of wanneer een bepaalde manager en eventueel medewerkers, loyaler lijken te worden aan een bepaald team of ideologie dan aan de organisatie als geheel.
Het zorgt ervoor dat we afstandelijker worden, minder informatie delen en daardoor minder met bepaalde teams omgaan. Vaak hoeft het niet eens zo zwart-wit te zijn. Teamgeest hangt nauw samen met de manier waarop een organisatie met haar mensen omgaat; heerst er binnen het bedrijf een competitieve sfeer, waarin teams tegen elkaar worden uitgespeeld voor een incentive, of werken afdelingen samen om hun doelen te bereiken?
Een gebrek aan teamgeest betekent indirect een gebrek aan communicatie tussen de afdelingen. Transparante communicatie zorgt ervoor dat we geen eigen doelen stellen, maar dat we doelen delen met anderen. Een gezonde teamgeest zal je helpen doelstellingen te bereiken, omdat ze in overeenstemming zijn met de bedrijfsvisie die vooraf unaniem en collectief door de directie is bepaald.
HR, marketing, operations, sales of iedere andere afdeling, we hebben allemaal onze eigen processen, uitdagingen of taken. We werken in fysiek gescheiden ruimtes of hebben onze eigen Teams chat sinds COVID-19. Dit alles maakt dat we onszelf als vanzelfsprekend zien als een afgescheiden deel en dit bemoeilijkt het creëren van een bedrijfsbrede teamgeest en het delen van data of informatie. Mijn collega Jorn heeft een interessant artikel geschreven over hoe je de bedrijfscultuur online kunt verbeteren.
Het is een groeipijn
Al met al is het delen van informatie binnen de hele onderneming een vrij nieuw aspect. Zeker als je alle stappen naar een datagedreven cultuur doorloopt (en je je bewust bent van organisatorische silo's). 😅
Voordat we onze data in de Cloud gingen zetten, was het vanzelfsprekend dat elke afdeling zijn eigen Excel-sheets had, of gebruik maakte van andere Business Intelligence-software. Nu we steeds vaker cloudtechnologieën gebruiken om onze gesprekken te voeren (denk aan Teams, Rooftop, Slack, ...) moeten we serieus nadenken over duidelijke procedures en beleidslijnen. Want, hoe pakken we dit aan als ons bedrijf gaat groeien?
In groeiende bedrijven ontstaan vaak onbedoelde lacunes. Enerzijds door de komst van nieuwe mensen en anderzijds door het ontbreken van procedures.
In het eerste geval moeten nieuwe mensen goed worden ingewerkt. Steeds vaker hebben zij vanuit een vorige werkgever al een achtergrond, waardoor zij een bepaalde manier van werken hebben ontwikkeld (wij zijn per slot van rekening gewoontedieren). Is dit niet het geval, dan moeten zij nog vertrouwd worden gemaakt met de spelregels:
Wie is wie, hoe werken alle afdelingen, wie beheert dit, hoe stel ik rapporten op?
Al deze vragen zouden deel moeten uitmaken van het introductieprogramma voor nieuwe collega’s binnen het bedrijf. Helaas is dat vaak niet het geval. Vooral niet als een bedrijf snel groeit. Dit zie je ook gebeuren bij managers die wel over hun data communiceren, maar niet over hoe ze aan die data komen.
Hierboven zie je een mooi voorbeeld van twee cijfers die werden gerapporteerd zonder dat er overeenstemming was over een eenvormig proces. Beide managers verzamelden hun data afzonderlijk, bedachten hun eigen manier om een berekening te maken en sloegen het afzonderlijk op. Zo ontstaat er zomaar een organisatorische silo die datagedreven beslissingen weinig toegevoegde waarde geeft.
Samenvatting – Zo doorbreek je de silo's
Om een lang verhaal kort te maken, organisatorische silo’s zijn niet gezond voor jouw bedrijf. Ze zorgen er niet alleen voor dat data verkeerd worden geïnterpreteerd, ze vertragen jouw organisatie en zijn schadelijk voor jouw klanttevredenheid. Jouw managementteam kan dan wel een goede strategie of visie hebben, maar daar heb je niets aan als niet iedereen op één lijn zit. Organisatorische silo’s ontstaan vaak door slechte communicatie die is begonnen tijdens een managementvergadering en is overgebracht naar de werkvloer.
COVID-19 heeft het nog moeilijker gemaakt om silo’s te doorbreken. Het nieuwe thuiswerkbeleid heeft er voornamelijk voor gezorgd dat we uiteindelijk minder met andere teams communiceren (zeg maar dag tegen de oude vertrouwde momenten bij de koffieautomaat). Niet in de laatste plaats, omdat online teamgeest moeilijk is te onderhouden. Gelukkig zijn organisatorische silo’s relatief gemakkelijk te doorbreken:
- Deel jouw bedrijfsvisie en help iedereen deze te begrijpen. Bied jouw werknemers/collega's de gelegenheid om te zien hoe zij bijdragen aan dit gezamenlijke doel.
- Ondersteun initiatieven die bedrijfslijnen overstijgen. Vorm teams die nauw samenwerken en communiceer openlijk om de teamgeest te versterken.
- Denk na over evenementen buiten het werk om. Bied teams of individuen de gelegenheid om elkaar te leren kennen. Zelfs een training kan al voldoende zijn om een band tussen de teamleden te creëren.
- Zorg voor de juiste technologieën. De juiste software kan wonderen doen. Bied een tool aan die makkelijk te integreren is, waarmee gegevens kunnen worden gedeeld, maar die ook een samenwerkingsaspect bevat.
- Neem de tijd om procedures op te stellen of bij te werken voor wat betreft introductieprogramma’s, het delen van informatie of gegevens, samenwerking en de manier waarop ideeën worden gepitcht.
- Durf data te betwijfelen. Onderzoek de bron en kijk verder dan de uitkomst alleen. Wie weet, misschien vind je nieuwe KPI's, of kom je zaken tegen die er al jaren niet meer toe doen.
- Bovenal, zorg voor transparantie (niet te veel, maar genoeg). Zo krijgen afdelingen en teams inzicht in hoe zij bij kunnen dragen aan het succes van anderen en daarmee aan de organisatie als geheel.
