Boekhoudsoftware kan al enorm veel tijdrovende taken automatiseren. Ook onze klanten zijn fan. Hier is hun top 5 van meest geautomatiseerde taken.
1. Rapportering
Met stip op één. Rapportering. Vaak een zeer tijdrovende bezigheid, maar niet met Adfinity. We halen 2 manieren aan waardoor deze taak versneld en geautomatiseerd kan worden.
Je kiest zelf welke info er op welk moment naar welke perso(o)n(en) vertrekt.
- Welke info: voorbeelden zijn wie zijn den ieuwe klanten, welke contracten vervallen er in de komende maand, welke budgetten zijn al voor 90% gebruikt, welke bankrekeningnummers van leverancier werden gewijzigd door wie?
- Welk moment: dit kan elke 5 minuten, elk half, elke halve dag, elke dag, elke maand, etc. zijn. Aan jou de keuze
- Welke perso(o)n(en): je kiest zelf welke persoon welke newsletter ontvangt.
De tijdswinst door deze automatische newsletters is enorm en de mensen moeten jou als boekhouder niet meer komen vragen achter deze info, waardoor je dagelijkse routine niet wordt verstoord.
Vaak willen de verschillende directeurs (HR, Admin, Sales, Finance, etc.) een gepersonaliseerd rapport ontvangen van hun specialisatie. Hierdoor vergroot natuurlijk de tijdsbesteding, aangezien er vaak een tijdrovende export uit het boekhoudpakket moet gebeuren naar Excel. In een tweede tabblad moet de juiste info dan afgezonderd worden door gebruik te maken van bepaalde formules. Eén klein typfoutje en het rapport is niet meer correct.
Onze Excel Add-in maakt komaf met deze grote tijdsbesteding en verkleint de foutenmarge, door gebruik te maken van formules die rechtstreeks de gegevensdatabase van Adfinity aanspreken. Gevolg: éénmalig voor elk directielid een bepaalde format van zijn/haar rapport opstellen en je bent klaar.
Je kan zelfs zo ver gaan van deze rapporten in een shared folder zet met een wachtwoord waardoor je als boekhouder niet eens meer hoeft tussen te komen. Je configureert eenmalig het directierapport en directeurs kunnen dan elk op hun versie klikken, waarin de juiste cijfers meteen tevoorschijn komen.
2. Inlezen van coda bestanden
Een andere topper is het automatisch afpunten van coda bestanden. Heel wat bedrijven krijgen die bankbestanden nog op papier en moeten dan manueel afpunten. Door dit te automatiseren, kan je als bedrijf je betaling linken aan een transactie in je boekhouding. Het systeem doet dus het tijdrovende werk voor jou. Nadien ontvang je een overzicht van alle ingelezen lijnen met een overzicht van wat er al automatisch is afgepunt. Enkel de uitzonderingen hoef je nog manueel te behandelen. Door deze automatisatie win je tijd en behoud je toch de controle.
3. Betalingen van je leveranciers
Het selecteren en berekenen van betalingsopdrachten kan volledig geautomatiseerd worden en heel wat van onze klanten maken hier dankbaar gebruik van. Zo kan je bijvoorbeeld elke 10de van de maand, automatisch een selectie laten maken van de te betalen facturen. De betalingsopdrachten kunnen dan automatisch aangemaakt worden. Voor de versturing kan je eventueel nog een goedkeuringsflow lanceren, maar uiteraard behoud je als boekhouder wel de finale controle voor je de betaling uitvoert in Isabel.
4. BTW-aangiftes
Ook geautomatiseerde btw-aangiftes leveren onze klanten heel wat tijdswinst op. Zo kunnen we ervoor zorgen dat de berekening van de aangifte automatisch verloopt. Samen met onze klanten maken we een model op dat bijvoorbeeld dagelijks je btw-aangiftes gaat voorbereiden. De aangifte is op elk moment up-to-date en kan dus altijd direct berekend worden. Zo kan je als boekhouder op elk moment beslissen om je administratie door te sturen naar Intervat.
5. Bestelbonbeheer
Bestelbonnen zijn een dagelijkse realiteit voor heel wat organisaties en bedrijven. Het zal voor heel wat organisaties en bedrijven bekend in de oren klinken als ik zeg dat achter élke uitgave een correcte bestelbon moet zitten. Niet zelden heeft bovendien elke afdeling z’n eigen flow of structuur en is er geen uniforme manier om dingen te bestellen, op te volgen, te rapporteren of te beheren.
Gelukkig is dit bij ons perfect te integreren wat een heerlijk helder overzicht oplevert en overzichtelijke opvolging garandeert. Eens je de bestelbonnen aanmaakt, gaat het bedrag af van het budget. En omgekeerd kan je per budget kijken welke bestelbonnen eraan gelinkt zijn. Zo vermijden we aparte Excelformulieren, dubbele ingaves,… Bij heel wat bedrijven moeten facturen zelfs niet meer goedgekeurd worden dankzij dit systeem. De OCR-module herkent het nummer van de bestelbon op de factuur. Als die de goedgekeurde bestelbon terugvindt en het bedrag van de factuur komt overeen met dat op de bestelbon kan het systeem zelfs meteen overgaan tot de betaling. Heerlijk toch, zo'n automatische 3-way-match.
Andere mogelijkheden
Uiteraard zijn er nog verschillende andere automatisatiemogelijkheden. Denk maar aan budgetopvolging, uitgebreide mogelijkheden bij voorraadbeheer (stockacties, pda scanners,…) enzoverder. Als je hierover vragen hebt of een voorstel wilt aftasten, aarzel dan zeker niet om me vrijblijvend te contacteren.
