Als IT-manager ben je niet onbekend met de uitdagingen en complexiteit van het beheren van een IT-afdeling.
Van het onderhouden van systemen en software tot het omgaan met beveiligingsrisico's, de kosten van het runnen van een IT-team kunnen snel oplopen. Er kan echter meer achter het IT-kostenplaatje zitten dan je op het eerste gezicht zou denken.
In dit artikel onderzoeken we de verborgen kosten die gepaard gaan met het beheren van een in-house IT-afdeling en duiken we in de potentiële kostenvoordelen van het uitbesteden van IT aan een managed IT-serviceprovider.
De verborgen kosten van het beheren van een IT-afdeling
Uitbesteden zei je? Ja, dat klopt. Het runnen en onderhouden van interne IT-ondersteuning brengt een veelheid aan verborgen kosten met zich mee, en deze kosten kunnen in sommige gevallen veel hoger liggen dan bij outsourcing.
Maar laten we eerlijk zijn. Elke situatie is anders, maar er zijn verborgen kosten die je vaak zult tegenkomen en die je gemakkelijk zelf kunt berekenen.
Laten we de financiële realiteit van een in-house IT-afdeling eens op een rijtje zetten en berekenen of je mogelijk geld kunt besparen als je ervoor kiest om IT-ondersteuning uit te besteden.
Verloop van werknemers
In België ligt het gemiddelde jaarsalaris van een IT-medewerker tussen € 27.400 en € 42.000, alles hangt af van het expertiseniveau. Een hoger expertiseniveau zal deze kosten gemakkelijk verdubbelen.
Voor de werkgever liggen de kosten van deze werknemer gemakkelijk 25 tot 35% hoger. Dit hangt dan weer af van het voordelenpakket dat bij het salaris hoort, zoals extra legale voordelen en dergelijke.
Je werknemers zijn waarschijnlijk de belangrijkste activa van je bedrijf, dus moet je er alles aan doen om ze te behouden. Een hoog verloop brengt immers ook kosten met zich mee.
Een hoog personeelsverloop kan een aanzienlijke verborgen kostenpost zijn.
Het vinden, aannemen en opleiden van nieuw IT-talent brengt niet alleen kosten met zich mee, maar verstoort ook de productiviteit tijdens de overgang.
Het is essentieel om te investeren in strategieën voor personeelsbehoud om je bekwame IT-team intact te houden.
Training en uitrusting
Als je eenmaal de juiste kandidaat voor de functie hebt gevonden, heeft hij of zij ook een aantal dingen nodig om zijn of haar werk goed te kunnen doen. Startend bij een werkplek, maar daar houdt het niet op.
Hij of zij moet worden voorzien van de nodige apparatuur, zoals laptop en de nodige toebehoren, en ook licenties om bedrijfssoftware te gebruiken. Daarbovenop komt nog training.
Heb je ooit de directe en indirecte trainingskosten berekend? Nee, nu ja, dat is normaal. Indirecte kosten worden vaak over het hoofd gezien in berekeningen, maar tellen snel op, vooral tijdens een inwerkperiode. Maar wat zijn dat, directe en indirecte trainingskosten?
Directe training is belangrijk om de werknemer niet alleen getraind te houden, maar ook gemotiveerd om bij het bedrijf te blijven. Dit zijn de trainingen die je als bedrijf aanbiedt aan je werknemers om meer te leren over jouw manier van werken of om zichzelf te ontwikkelen.
Indirecte trainingskosten is de tijd die hij of zij besteedt aan het oplossen van een probleem dat niet tot het domein van expertise behoort.
Op elke interne IT-afdeling vind je een 'generalist' en minder "specialisten", omdat het tegenwoordig bijna onmogelijk is om alles te weten over IT: cybersecurity, M365, netwerken, SaaS, hosting, laptopbeheer, enz. De tijd die wordt besteed aan het uitzoeken van problemen of optimalisatie is absoluut een verborgen IT-opleidingskostenpost.
Downtime kosten
Nogmaals, een voor de hand liggende. Downtime leidt tot bedrijfsonderbrekingen, verminderde productiviteit van medewerkers en aanzienlijke uitdagingen bij het genereren van inkomsten.
En dan hebben we het nog niet eens over het verlies van gegevens in het geval van een security breach of het verliezen van het vertrouwen van je klanten.
Daarnaast is de tijdsduur van de IT-downtime ook erg belangrijk. Als je er niet in slaagt om een back-up terug te zetten, kan er soms dagen en in het ergste geval weken of maanden werk verloren gaan.
Onze vrienden van Direct hebben een handige downtime calculator gemaakt om die kosten voor je te berekenen.
Security Breaches en data lekken
De kosten in verband met het herstellen van inbreuken op de beveiliging en incidenten met gegevensverlies kunnen enorm zijn, inclusief de incident response, forensic analyse en mogelijke juridische aansprakelijkheid.
Shadow IT
Werknemers die ongeautoriseerde software en tools gebruiken kunnen leiden tot beveiligingsrisico's, compliance problemen en extra kosten voor ondersteuning en licenties.
Regelmatige audits en handhaving van het beleid kunnen deze kosten beperken.
Legacy Systemen onderhouden
Oudere systemen vereisen mogelijk gespecialiseerde kennis, aangepaste integraties en meer onderhoudsinspanningen, wat leidt tot hogere kosten om ze soepel te laten werken.
Kosten voor conformiteit en regelgeving
Meeting industry-specific regulations may involve investing in specialized tools, audits, and employee training to ensure compliance.
The War for IT Talent en de outsourcing van IT
In de huidige competitieve arbeidsmarkt is de strijd om IT-talent hevig. Het aantrekken en behouden van bekwame IT-professionals brengt vaak hoge kosten met zich mee, wat gevolgen heeft voor het totale budget van een IT-afdeling.
Dit is echter waar Managed IT Services een potentiële kostenbesparende oplossing kunnen bieden. Potentieel, laat dat duidelijk zijn. Het uitbesteden van IT-services kan meer worden gezien als een kosteneffectieve strategie.
Managed IT Services: een kostenefficiënte IT-partner kiezen
Managed IT-services bieden een aantrekkelijk alternatief voor het traditionele in-house IT-beheer. Door samen te werken met een gerenommeerde aanbieder van managed IT-services kunnen organisaties toegang krijgen tot een team van experts zonder de zorgen van het direct aanwerven en onderhouden van deze experts. Dit is hoe beheerde IT-diensten kunnen helpen de verborgen kosten aan te pakken:
-
Expertise en Schaalbaarheid
Managed IT-serviceproviders beschikken over een pool van bekwame professionals met uiteenlopende expertise. Of je nu hulp nodig hebt bij cyberbeveiliging, cloudmigratie of infrastructuurbeheer, je hebt op het juiste moment toegang tot de juiste expertise. Bovendien kun je dankzij de schaalbaarheid van managed services resources aanpassen op basis van je behoeften, waardoor je kosten bespaart tijdens rustige periodes.
-
Proactief onderhoud en beveiliging
Een proactieve benadering van IT-onderhoud en -beveiliging kan kostbare downtime en gegevensschendingen helpen voorkomen. Managed IT-serviceproviders bieden vaak 24/7 bewaking, snelle oplossing van problemen en regelmatige updates om je systemen vlot en veilig te laten werken.
-
Voorspelbare kosten
Managed IT-services hebben meestal een voorspelbaar, vast maandelijks bedrag. Deze voorspelbare kostenstructuur maakt budgettering eenvoudiger en helpt je onverwachte pieken in IT-uitgaven te voorkomen.
-
Focus op je Core Business
Door routinematige IT-taken uit te besteden aan een managed service provider, kan je interne IT-team zich richten op strategische initiatieven die bedrijfsgroei en innovatie stimuleren.
Conclusie
Het beheren van een IT-afdeling gaat gepaard met verschillende verborgen kosten. Terwijl de war om IT-talent voortduurt, kan het voordelig zijn om Managed IT Services als kostenefficiënte oplossing te overwegen.
Door met de juiste leverancier in zee te gaan, krijgt je toegang tot eersteklas expertise, proactief onderhoud en voorspelbare kosten.
Vergeet niet om regelmatig je IT-omgeving door te lichten en strategieën voor kostenoptimalisatie te implementeren om ervoor te zorgen dat je IT-uitgaven in lijn zijn met de doelstellingen van je organisatie. Door de verborgen kosten te begrijpen en de juiste oplossingen te gebruiken, kun je het budget van je IT-afdeling efficiënt beheren en je bedrijf naar succes leiden.
