Voor een onderneming zijn de klanten natuurlijk van groot belang. Ze zorgen voor de financiële instroom, hetgeen boekhoudkundig dient opgevolgd te worden. Deze opvolging is niet altijd eenvoudig, zeker wanneer het gaat over achterstallige betalingen. U wenst uw klanten zo persoonlijk mogelijk te benaderen en tegelijkertijd wenst u de schuld spoedig te vereffenen. Adfinity stelt u in staat via verschillende manieren uw debiteuren te beheren.
Klantenoverzicht
Bij het consulteren van uw klantenlijst zijn er reeds enkele kolommen ingebouwd om bepaalde signalen te kunnen opvangen. De kolom “openstaand saldo” in combinatie met de “kredietlimiet” stellen u in staat op te merken wanneer de klant buiten de lijntjes kleurt.
Overzicht boekhoudkundige bewegingen per klant
In detail, bij de consultatie van de boekhoudkundige bewegingen voor een specifieke klant, is alle informatie voorhanden om snel een zicht te krijgen over de situatie. Enerzijds werken we met kleurencodes om aan te geven of de factuur al dan niet vervallen is, of wanneer een factuur in geschil zou zijn. Daarnaast kan u zien wanneer en hoe vaak de klant reeds herinnerd werd aan de betaling van de betreffende factu(u)r(en).
Dossier per factuur
Op factuurniveau kan een dossier gevormd worden via onze commentarenknop. Op die manier wordt alle communicatie centraal bijgehouden en is deze consulteerbaar door collega’s. Het is mogelijk uw mailverkeer bij te houden of manueel een boodschap toe te voegen.
Rappelbeheer
Naast de consultatiemogelijkheden, kan u met Adfinity de betalingsherinneringen beheren. Om uw tekst te personaliseren, maakt u onderscheid op vlak van de taal van de klant, het rappelniveau én het profiel van de klant. Dat laatste stelt u in staat een aangepaste verwoording te hanteren voor ‘strategische klanten’, dan wel voor klanten die bekend staan als ‘moeilijke betalers’.
Ondersteunende rapporten
Ondanks de verscheidenheid aan mogelijkheden ter opvolging van de klanten, blijft het belangrijk een zekere vorm van periodieke controle in te bouwen. Om in dit proces te assisteren, zijn er allerlei rapporteringsmogelijkheden die kaderen in het debiteurenbeheer. Enkele voorbeelden zijn de verschillende vervaldagenbalansen, overzicht van alle facturen in geschil, etc.
We kunnen concluderen dat de sleutel tot succes overzichtelijke en eenvoudig raadpleegbare informatie is. Dit vereenvoudigt de opvolging, waardoor u de gewonnen tijd kan investeren in andere taken.
Zelf ook benieuwd naar de mogelijkheden van Adfinity? Neem gerust contact op! (016/31.30.27 of d.offermans@easi.net)
