We kunnen het afpunten van een factuur definiëren als de betaling (of deelbetalingen + saldobetaling) van een bedrag linken aan de overeenkomstige factuur, waardoor alle daarmee samenhangende verrichtingen hetzelfde afpuntingsnummer krijgen.
Het eerste belang van afpunting is de link tussen een factuur en één of meerdere betalingen. De boekhouder identificeert dus snel:
- De status van de factuur (niet betaald, volledig of gedeeltelijk betaald)
- Het openstaand saldo voor de klant/leverancier
- Welke betaling(en) zijn voor welke factuur/facturen.
Dankzij een efficiënte afpunting kunnen boekhouders:
- Niet-betaalde facturen opsporen
- Fouten opsporen (foute bedragen, betekenis van de boeking, verkeerde algemene rekening,…)
- Dubbele betalingen/dubbele boekingen opsporen
Het gebruik van afpunting wordt eveneens aanbevolen om de zichtbaarheid van de openstaande posten te verbeteren. Wanneer één van mijn leveranciers me regelmatig facturen stuurt, kan ik makkelijk de reeds betaalde facturen onderscheiden van de andere. Ik moet dus enkel nog de niet-afgepunte facturen en/of de gedeeltelijk afgepunte facturen weergeven. De afpunting dient dus regelmatig te gebeuren en van zodra een betaling geboekt is (en dus bij het ingeven van het rekeningafschrift).
Deze zichtbaarheid is noodzakelijk voor de boekhouders maar ook voor het beheer van de inningen. Ik kan makkelijker de gemiddelde betaaltermijn van mijn klanten bepalen.
De afpuntingsmethoden kunnen variëren. Uiteraard is de boekhouder steeds de beste persoon om deze handeling uit te voeren, maar het is mogelijk het afpunten te vergemakkelijken dankzij efficiënte tools zoals:
- het aanduiden van de duidelijke en nauwkeurige referentie op het ogenblik van de betaling
- het gebruik van een gestructureerde mededeling op de uitgegeven facturen en het importeren van de rekeningafschriften in elektronisch formaat
- de automatische belettering (vb: zelfde bedrijf en zelfde bedrag,...)
- ...
Adfinity beschikt over een hele reeks afpuntingstools die de zichtbaarheid van de rekeningen en openstaande saldi garanderen.
