Pour beaucoup de petites entreprises, les mailbox partagées semblent être l'une des solutions les plus faciles pour gérer les questions posées par courrier électronique. Il y a 3 choses importantes que vous devez savoir à propos de cette manière de fonctionner.
Pour beaucoup de petites entreprises, les mailbox partagées semblent être l'une des solutions les plus faciles pour gérer les questions posées par courrier électronique. Contrairement aux grandes entreprises, les petites entreprises n'ont souvent pas les moyens de disposer de systèmes de suivi client coûteux ou de logiciels de billetterie dédiés pour gérer les demandes des clients.
Ils ont donc mis en place une mailbox partagée (par exemple « support@entreprise.com ») et communiquent cette adresse e-mail à tous les clients en leur disant qu'ils peuvent envoyer leurs demandes à cette adresse à n’importe quel moment.
Il y a 3 choses importantes que vous devez savoir sur la mailbox partagée.
Cela a naturellement un certain nombre d'avantages :
Les mailbox partagées contiennent également certains inconvénients relativement gênants :
La source fondamentale de ces problèmes est le simple fait qu'une mailbox n'est pas faite pour collaborer. Elle n’est conçue qu’à des fins de communication, à savoir pour envoyer et recevoir des e-mails. C'est tout. Un traitement supplémentaire des e-mails doit être fait en dehors de cette boîte.
Avec une messagerie classique, il est impossible d'attribuer un e-mail à une personne spécifique qui doit le traiter. Les entreprises et les employés sont innovateurs et essayent de trouver des solutions. Un ami m'a récemment fait part d'un exemple : il commence pour sa part à traiter les emails en partant des premiers et son collègue en partant des derniers, puis ils se « retrouvent quelque part entre les deux ». Je n'appelle pas cela une solution...mais plutôt un « contournement ».
Une boîte aux lettres partagée peut sembler être une solution de facilité et bon marché pour une entreprise en plein essor devant traiter d'un nombre croissant d’e-mails entrants. Cependant, une boîte aux lettres n'est pas conçue pour l'attribution ou la répartition des tâches. Il est presque impossible de mettre en place un processus efficace pour la gestion des e-mails dans une boîte aux lettres classique. Les entreprises aux prises avec ce type de questions devraient regarder plus loin pour trouver une vraie solution à ce problème.