5 manières d’améliorer sa gestion d’e-mails avec Rooftop

La semaine passée, vous avez déjà pu lire comment nous avons découvert, lors de notre test d'utilisateur, que les e-mails freinent la croissance de votre entreprise. Nous ne serions Rooftop si nous n'avions pas déjà la solution à ce problème.

Avez-vous loupé l'article précédent ? Lisez-le ici.

La conclusion était la suivante: « Avoir une boite mail vide à la fin de la journée apporte un sentiment de travail bien fait, réduit le stress et cela augmente la productivité de votre équipe »

Alors, comment faire ?

1. Evitez les FWD, FYI, CC, BCC

Ils polluent votre boite mail et vous détourne des mails qui vous sont envoyés directement, pour lesquels vous avez une réelle action à apporter. Avec Rooftop, vous pouvez mentionner vos collègues comme vous en avez l'habitude sur les réseaux sociaux. Par exemple :

Vous avez besoin de mettre un collègue ou votre patron au courant ? Informez-le de la conversation, il pourra suivre l'évolution du dossier directement dans Rooftop, sans que vous deviez le spammer avec des emails.

Vous avez besoin de l'avis de vos collègues sur un dossier ? @ (ajoutez) les à la conversation et collaborez autour de ce dossier/email. Sans polluer davantage votre boîte de réception avec de multiples flux de conversation.

2. Groupez vos mails par date d’action

Dans Rooftop, vos e-mails sont regroupés par conversation que vous pouvez gérer et planifier en fonction de vos priorités. Vous avez répondu à un e-mail et attendez une réponse dans les 3 jours au plus tard. Évitez que cette conversation ne vous empêche la vue d'ensemble de vos tâches et fixez la prochaine date d'action dans 3 jours. Si vous recevez une réponse dans ces 3 jours, elle sera reprise dans vos conversations d'aujourd'hui.

Vous éviterez ainsi d'avoir des dizaines de e-mails en attente dans votre boîte de réception et aurez une vision claire de ce qui doit être fait aujourd'hui.

3. Définissez clairement qui doit prendre action

Dans une boite mail partagée, il n’est pas toujours facile de savoir clairement qui doit répondre à quoi, qui doit effectuer le suivi ou à qui est adressé tel e-mail. La culture d’entreprise et le management ont ici un rôle clé. Définir les responsabilités, organiser la collaboration interne, assurer un suivi efficace de chaque dossier sont des éléments à définir préalablement lorsqu’on utilise une boite mail partagée. Et ce, afin d’éviter les cafouillages, les multiples réponses à un même mail ou encore la mauvaise communication.

Généralement, il y a toujours un cadre supérieur qui gère un dossier et ensuite plusieurs intervenants qui aident à l'exécution du dossier. C'est pourquoi, dans Rooftop, chaque conversation est attribuée ou peut être attribuée manuellement à un contact principal. Des workflows peuvent également être mis en place pour que chaque e-mail provenant d'un tel client et/ou concernant un tel sujet soit directement redirigé vers ce responsable.

Cela fonctionne également dans l'autre sens, Rooftop garde une trace de l'ensemble de votre base de données et reconnaît les destinataires ainsi que les interactions précédentes. Vous pouvez ainsi relier des clients ou des fournisseurs, ce qui simplifie le suivi de chaque client ou fournisseur.

4. Evitez d’oublier de répondre à un mail

Malheureusement, il arrive encore souvent que des e-mails ne soient pas répondu à temps ou même pas répondu du tout. Soit car un responsable n’a pas clairement été définis soit parce qu’ils se perdent dans la masse d’e-mails à gérer. Afin d’éviter d’être submergé par le flux d’e-mails reçus, il est important de pouvoir distinguer les mails nécessitant une réponse des mails de suivis ou en attente.

Dans Rooftop, dès que vous recevez un nouveau mail, la conversation devient automatiquement « A répondre ». Et ce, même si vous avez déjà lu le mail en question.

Et si ce mail ne nécessite pas de réponse tout de suite, mettez-le à plus tard afin qu’il n’obstrue pas votre vision. Vous garderez ainsi uniquement les mails nécessitant une action aujourd’hui.

5. Gagnez du temps dans la recherche d’informations importantes

Rechercher un mail spécifique dans une boite mail qui en contient des centaines voire des milliers peut vite être fastidieux. C’est pourquoi, il est important que chaque e-mail soit classé de la bonne façon. Avec Rooftop, vous pouvez intégrer des règles de classement automatiques afin que les mails de vos clients soient automatiquement classés au bon endroit.

Et lorsque vous effectuerez une recherche, vous ne tomberez plus sur des dizaines de mails mais sur 2 ou 3 conversations seulement. Si un client vous appelle concernant un dossier spécifique dont vous n’avez plus souvenir, recherchez directement les conversations en cours depuis les onglets suivants :