Incontournables pour nos clients, les approbations dans Adfinity offrent de nombreux avantages et une multitude de possibilités. Mais êtes-vous vraiment bien au courant de toutes les fonctionnalités existantes ? Peut-être est-il temps de revoir et optimiser vos flux d’approbation.
Je vous propose de parcourir en revue ceci et de vous mettre en lumière certaines nouveautés ou fonctionnalités parfois méconnues.
Voici un petit résumé de ce que vous allez apprendre dans cet article :
L’objectif du module approbation
L’objectif du module d’approbation est de dématérialiser, centraliser et sécuriser vos flux d’approbation. Finies les piles de papier à signer, tout est digitalisé est rendu accessible depuis notre plateforme web ce qui permet une meilleure traçabilité, un meilleur contrôle (qui approuve quoi, quand et pourquoi) et optimise l’archivage.
Vos utilisateurs peuvent ainsi approuver quand et où ils veulent en consultant les données à leur disposition : document concerné, factures antérieures, bons de commandes, budgets, commentaires internes et documents liées, etc.
Pas uniquement les factures
Les approbations ne se limitent pas qu’aux factures d’achats. Vous pouvez effectivement y ajouter tous types de documents, qu’ils soient générés par Adfinity (demandes d’achats, lots de paiements, demandes de budgets, document entrant) ou toute autre nature de document que vous avez défini dans la solution.
Flux d’approbation
Les cycles d’approbation (workflow) sont paramétrables selon vos besoins.
Ces derniers peuvent être manuels (l’approbateur d’un document est renseigné par un utilisateur) mais ils sont bien souvent déduits automatiquement par le système selon différents critères à disposition tels que le journal d’achat, le montant de la facture, le fournisseur, le type d’article, la différence entre la facture et le bon de commande (montants, quantité)…
Adfinity vous permet ainsi de définir autant de cycles d’approbation que souhaité, à un ou plusieurs niveaux, en séquentiel ou en parallèle. L’intérêt d’automatiser ces cycles est d’éviter un dispatch manuel des différents documents en les envoyant directement auprès des personnes concernées.
TIP: Comment mieux gérer vos cycles d'approbation
Grâce aux fonctionnalités d’approbations avancées, il est possible de configurer un flux de manière dynamique. Le flux est alors paramétré sur base d’un « rôle » (ex. responsable de projet, responsable hiérarchique) et non d’un nom d’utilisateur figé. Ceci permet de limiter la quantité de flux à paramétrer et facilite grandement le maintien à jour en cas de changement dans votre organisation.
Et que faire si vos cycles d'approbation évoluent ?
Bien souvent, les procédures internes et personnes impliquées évoluent dans votre organisation. Les cycles d’approbation définis lors du démarrage ne reflètent plus votre besoin actuel. Il peut être bon de les revoir les cycles d’approbations paramétrés dans Adfinity. Votre consultant peut vous y aider.
TIP: Faire appel aux approbateurs au bon moment, c’est gain de temps pour tous ! Il faut faire en sorte qu’ils prennent action pour des choses qui les concernent. Un bon paramétrage/règles garantit , le succès de vos flux, rapidité, responsabilité de vos approbateurs.
Et que faire si vous partez en vacances ou si vous avez besoin d'un remplaçant ?
Vous partez en vacances ? Un de vos collègues doit prendre votre relais sans pour autant accéder à votre compte ? Pas de panique, Adfinity vous permet de le nommer comme votre suppléant. Il pourra ainsi consulter et/ou approuver les factures à votre place, mais en son propre nom (traçabilité).
Cette définition de votre suppléant peut se faire directement depuis la plateforme web ; les utilisateurs sont donc pleinement autonomes.
Vous êtes débordé ? L’approbateur d’un document peut être automatiquement modifié par Adfinity passé un certain délai. Cela permet d’éviter qu’une facture ne traîne à être approuvé par exemple. Il suffit, pour ce faire, de définir un approbateur alternatif.
En cas de besoin, vous avez également toujours à votre disposition une application mobile
Easi vous propose également une application mobile permettant d’accéder à vos approbations en tout lieu.
Gérer les approbations en masse
Il est possible d’activer individuellement les approbations en masse. Cela donne le droit à un utilisateur de sélectionner plusieurs documents et les approuver simultanément. Cela permet de gagner du temps sans passer document par document, fonctionnalité utile pour certains rôles dans une organisation.
Que faire des documents refusés ?
Dans le meilleur des mondes, vos documents ne sont refusés qu’à titre exceptionnel. Adfinity peut alors vous imposer d’indiquer un commentaire pour motiver le refus.
Les raisons pour lesquelles des documents ont été refusés.
1. Cela n’arrive pas chez le bon approbateur
Peut-être est-il nécessaire de revoir vos flux tel que mentionné ci-dessus ?
Si malgré tout un document n’arrive pas chez la bonne personne, celui-ci à la possibilité de le dispatcher vers une ou plusieurs personnes ou dans un autre cycle prédéfini.
2. L’approbateur ne dispose pas des informations suffisantes
Vous ne disposez pas encore des informations suffisantes pour approuver un document ?
Si l’information existe dans Adfinity, l’utilisateur en a-t-il bien accès ? Notez que, grâce à la licence web reporting, un utilisateur peut consulter une série d’informations via la plateforme web : budgets, finance, documents commerciaux, gestion documentaire… Une gestion des droits limite éventuellement l’accès à certaines informations.
L’information est dans les mains d’un autre collègue : l’utilisateur peut alors dispatcher le document à un ou plusieurs collègues en se rajoutant en bout de liste. Vous récupérerez ainsi l’approbation avec les commentaires de vos collègues.
3. Les informations encodées ne sont pas correctes
Il est possible d’octroyer le droit à un approbateur de modifier les imputations liées à une facture. L’utilisateur web qui dispose de ce droit pourra alors changer le compte général sur lequel la facture est imputée et/ou changer la répartition analytique. Une validation et/ou une alerte peuvent être mis en place pour l’équipe comptable.
4. Une facture ne peut encore être (entièrement) approuvée
Vous avez la possibilité de reporter une approbation. Cette dernière est alors masquée de votre vue par défaut en attendant la date renseignée.
Adfinity vous permet également d’approuver partiellement une facture fournisseur. Cela permet de libérer un montant / séquencer le paiement de cette facture.
Que pouvez-vous faire pour limiter les refus ?
Traditionnellement, le cycle d’approbation est linéaire et binaire : le document est approuvé et avance dans le cycle ou refusé. Dans ce dernier cas, il revient souvent à l’équipe comptable de prendre action manuellement sur le document.
Pour faciliter ceci, nous pouvons définir des raisons de refus qui permettent d’enclencher une action spécifique : génération d’un code litige, nouvel approbateur ou nouveau cycle, action spécifique à prendre à la compta, notification d’une personne en particulier, changement de type de mouvement PSM, changement de statut, retour à l’étape précédente, clôturer le document, etc. jusqu’à envoyer un mail automatiquement au fournisseur* !
* Nouvelle fonctionnalité disponible depuis la version 2.4
L’intérêt de cette méthode par rapport aux cycles d’approbation classiques est que le cycle n’est pas linéaire et varie en fonction des actions que prennent les approbateurs. Ainsi, une même facture pourra suivre deux chemins différents en fonctions des décisions des approbateurs.
TIP: Vous êtes friands de newsletter, ces alertes automatiques par emails ? Les approbations peuvent évidemment en faire l’objet : facture en attente d’approbation, documents refusés, facture non reprise dans un cycle d’approbation, …
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