De recente ontwikkelingen rond elektronische facturatie in België markeren een belangrijke verschuiving naar digitalisering. Er zijn een aantal sleuteldata en -regels die relevant zijn voor deze overgang. Wij leggen het uit in een artikel dat steeds de meest recente updates bevat. (Update: situatieschets februari 2024)
Wat is Elektronische facturatie of e-invoicing nu juist?
Elektronische facturatie, ook wel e-invoicing genoemd, is zoals de naam het zegt het proces van het versturen, ontvangen, en verwerken van facturen in een volledig digitaal formaat. Hierbij spreken we niet over de facturen die je via e-mail in pdf-formaat naar je klanten stuurt. Deze hebben veruit hun nut bewezen, maar bieden lang niet alle voordelen van e-invoicing.
Elektronische facturen worden gemaakt in een digitaal gestructureerd dataformaat zoals XML of UBL (Universal Business Language). Om de stap naar digitale facturatie te bewerkstelligen, heeft de federale overheid gekozen voor het Europese PEPPOL-netwerk. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen.
Dat klinkt allemaal zeer technisch, maar wat je moet onthouden is dat deze gestructureerde formaten eenvoudig automatisch kunnen worden verwerkt door boekhoudsystemen zoals Adfinity. Deze automatisering helpt fouten te verminderen, verhoogt de snelheid van de transacties, en verbetert de algehele efficiëntie. En dat is net een van de redenen waarom het nu verplicht wordt.
Elektronische facturatie, verplicht voor wie en vanaf wanneer?
Op 29 september 2023 kwam het volgende persbericht: "Minister van Financiën, Vincent Van Peteghem, heeft in de ministerraad een akkoord bereikt over de verplichte invoering van digitale facturatie (e-invoicing) tussen ondernemingen vanaf 1 januari 2026."
"De stap naar digitale facturatie is van belang om de btw-kloof, het verschil tussen wat de overheid moet ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid daadwerkelijk ontvangt, te verkleinen en in te zetten op doorgedreven administratieve vereenvoudiging. Er wordt een ruime overgangstermijn voorzien om iedereen de kans te geven om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijze."
"Er wordt een ruime overgangstermijn voorzien om iedereen de kans te geven om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijze."
Vooral dit laatste interesseert ons omdat hier tot op vandaag nog heel wat onduidelijkheid over bestaat. Wij leggen het uit:
Verplichte Elektronische Facturatie aan de Overheid:
Vanaf maart 2024 wordt elektronische facturatie verplicht voor overheidsopdrachten. Dit betreft contracten met een waarde van meer dan €3.000 (exclusief btw), terwijl de verplichting al gold voor contracten boven €30.000 sinds 1 mei 2023. Deze stap is een onderdeel van een Europese strategie om de efficiëntie en nauwkeurigheid van facturatieprocessen te verhogen.
Implementatie voor B2B-Transacties:
Er is een voorgestelde overgang naar verplichte elektronische facturatie voor business-to-business (B2B) transacties vanaf 1 januari 2026.
Op 2 februari 2024 heeft het Belgische Parlement een wetswijziging in de BTW-regelgeving goedgekeurd, waarmee de weg vrijgemaakt wordt voor verplichte business-to-business (B2B) elektronische facturatie tegen 2026.
Voor de implementatie van deze elektronische facturatie in B2B-transacties, werd initieel een gefaseerde aanpak voorgesteld. Deze gefaseerde aanpak houdt rekening met de grootte en omzet van ondernemingen, waarbij kleinere bedrijven meer tijd krijgen om zich aan te passen. De norm is echter wel dit:
Alle transacties die tussen bedrijven plaatsvinden, moeten nu ook al goed worden geregistreerd. Wat vast staat is, dat je na 1 januari 2026 er mag vanuit gaan dat dit volledige elektronisch moet. Belangrijk om te weten: een PDF per mail versturen voldoet vanaf dan dus niet.
Verschillen Tussen B2B, B2C en B2G:
Hoe zit het dan met consumenten? Gaan wij voortaan via MyMinFin of via My Ebox een factuur krijgen voor een pintje op café? Wel neen, voorlopig lijkt het erop dat voor business-to-consumer (B2C) transacties niet verplicht zal worden. Al willen we ons hier niet te vroeg over uitspreken. 😀 Op dit moment is het nog niet duidelijk of e-facturatie na 2026 verplicht wordt voor B2C.
Voor business-to-government (B2G) transacties is elektronische facturatie reeds een vereiste.
Fiscale stimulans voor e-invoicing
Vanaf 1 januari 2025 kunnen investeringen in e-facturatie voor 120% in mindering worden gebracht op de fiscale aangifte.
Daarnaast omvat deze regelgeving ook de aftrekbaarheid van advieskosten die gerelateerd zijn aan het voldoen aan de wettelijke vereisten. Deze fiscale stimulans is geldig voor de belastingjaren 2024 tot en met 2027.
Stel ons gerust je vragen
Heb je vragen omtrent elektronische facturatie of de implementatie van Peppol, aarzel dan niet om ze ons te stellen via onderstaand formulier.
