U heeft eindelijk een beslissing genomen, u wilt een Intranet bouwen. Gefeliciteerd, dat is een geweldig idee. Maar voordat u in het onbekende springt, zijn er een paar dingen die u moet weten om ervoor te zorgen dat uw nieuwe intranetplatform een succes wordt.
Bepaal het publiek
Je wilt dus een intranet opzetten, maar voor wie? Probeer een top-down benadering te vermijden. Hierbij dient jouw intranet er alleen voor om informatie van het management aan de medewerkers door te geven. De allereerste stap is het bepalen van de doelgroep voor wie het intranet wordt gebouwd. Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Bedenk samen met het management waar en wanneer deze mensen tijd hebben - of krijgen - om dat wat je communiceert te lezen en, nog belangrijker, wat voor soort berichten ze gaan lezen.
Belangrijke vragen:
- Wie is jouw publiek?
- Wanneer hebben ze tijd om jouw berichten te lezen?
- Wat moeten ze weten?
Wat wil je bereiken?
Het is onrealistisch om te denken dat medewerkers automatisch een intranet gaan gebruiken als je het eenmaal hebt gebouwd. Bepaal daarom eerst waarom jouw medewerkers een intranet nodig hebben. Het is cruciaal om de gebruikers centraal te stellen in jouw denkproces. Waar zijn ze naar op zoek, wat zijn hun behoeften en wat worden hun „belangrijkste taken”?
- Kunnen ze niet gemakkelijk aan documentatie komen, of is het moeilijk om samen te werken? (Contentbeheer, teamruimten, beheren en delen van documenten)
- Is het lastig om contact op te nemen met collega's van verschillende teams? (Interne zichtbaarheid vergroten door een organigram met foto's)
- Komen ze niet te weten wanneer er evenementen zijn gepland? (Medewerkersbetrokkenheid, bedrijfskalender, polls, wedstrijden, fotogalerijen, enz.)
- Zijn er momenteel te veel interne en externe kanalen met informatie? (Overzichtelijke nieuwsfeed)
- Is het moeilijk om informatie van HR te vinden? (Inwerktrajecten en informatie, opleiding, enz.)
- Werken medewerkers niet achter een desktop? (Moet je inzetten op berichten die goed vindbaar zijn op mobiele apparaten?)
Belangrijke vragen:
- Wat zijn de belangrijkste prioriteiten van jouw organisatie? (Het delen van nieuws? Documenten delen?)
- Hoe kun je deze prioriteiten omzetten in nuttige berichtgeving?
- Bekijk de huidige opzet van het intranet – als je dat hebt – opnieuw. Begin met een tevredenheidsonderzoek onder eindgebruikers.
Hoe zit het met beheer?
Stel een beheerplan op
Wij raden je aan duidelijke richtlijnen op te stellen, zodat alle gebruikers kunnen profiteren van consistente en passende content.
Hiervoor moet een beheerplan worden opgesteld, waarin de veiligheidsregels worden aangegeven die op het gebied van content moeten worden gevolgd. Bovendien geeft dit beheerplan ook concreet de content-ruimtes aan waarin wij informatie kunnen publiceren.
Voor een goed beheer van jouw intranet is het idealiter ook noodzakelijk om een goedkeuringscyclus op te zetten, zodat alle gepubliceerde content aan de organisatie kan worden gevalideerd. Hiervoor is het volledig geïntegreerde goedkeuringsbeheer heel nuttig.
Benoem een "champion comité"
Champions zijn personen die de processen van hun afdeling reeds beheersen. Deze personen hebben bovendien een bijzondere belangstelling voor nieuwe technologieën, met name daar waar ze verband houden met hun moderne werkplek. Zij kunnen op doeltreffende wijze goede praktijken doorgeven om het nieuwe intranet optimaal te benutten.
In zekere zin zullen zij de collega's gaan helpen om het nieuwe platform onder de knie te krijgen. Bovendien kunnen zij belangrijke informatie rapporteren aan de beheerders van het intranet naar aanleiding van wat zij in de praktijk van alle gebruikers hebben waargenomen.
Het is dus het perfecte doorvoerkanaal voor gebruikersadoptie. Het „Champions-comité” maakt het mogelijk alle feedback en goede praktijken te bundelen, zodat jouw intranet nagenoeg perfect gaat werken.
Vergeet niet te testen
Het nieuwe intranet moet idealiter worden getest door een pilot-afdeling. Deze afdeling moet relatief complexe behoeften hebben om zo de robuustheid van het nieuwe intranet te kunnen garanderen.
De tests zullen snel aan het licht brengen hoe intuïtief het nieuwe intranet is. Bovendien zullen de testers snel kunnen valideren hoe goed jouw beveiliging voldoet aan de verwachtingen van een hele afdeling. Dit is een gelegenheid om te testen wie op welke site mag publiceren, of om te valideren of mensen toegang hebben tot alle procedures en FAQ's.
In de laatste test zorg je ervoor dat alle content zich consistent blijft gedragen in de mobiele app.
Betrokkenheid
Betrokkenheid van medewerkers en management
Betrokkenheid zal er niet vanaf dag 1 zijn. Dat moet je opbouwen. Dat jouw organisatie gebruik gaat maken van een intranet, hoeft geen geheim te zijn. Betrek medewerkers er vanaf het begin bij. Met een teaser kun je ze op de hoogte houden van de voortgang, de geplande lancering... Maar met een teaser kun je ook uitleggen wat het doel is van het intranet, hoe jouw bedrijf in de toekomst gaat communiceren, welke berichten wel en niet op het intranet worden geplaatst, enz.
Probeer jouw medewerkers ook bij de lancering te betrekken. Je kunt ze bijvoorbeeld laten helpen bij het kiezen van de naam van jouw platform. Houd daarnaast de communicatielijnen met het management kort. Het is belangrijk dat zij ook enthousiast zijn over de lancering van het platform en de mogelijkheden ervan inzien. Als voortrekkers kunnen zij hun berichtgeving via het intranet sturen in plaats van e-mail.
Hoe zit het met het lanceren?
Ik raad je aan om eerst een dag voor te bereiden voor een soft launch. Dit geeft je een interne deadline om naartoe te werken en alle systemen kunnen zo eerst getest worden door een paar vrijwilligers. Je wilt immers voorkomen dat je alle medewerkers en management naar je website lokt en dat ze na een slechte gebruikerservaring meteen afhaken. Werkt alles goed tijdens de soft launch? Dan kun je toewerken naar een officiële lancering. Je kunt het intern op een ludieke manier aankondigen. Leef er samen naartoe via interne communicatie. Als de omstandigheden het toelaten, kun je het zelfs als een mini-event organiseren. Ter plaatse, maar ook online, kan je een soort kennismakingsshow houden, een gelinkt gadget uitdelen, een wedstrijd aankondigen om het intranet te verkennen, enz. Probeer ervoor te zorgen dat iedereen aanwezig is. Zorg ervoor dat iedereen er een leuke en aangename herinnering aan overhoudt en zin krijgt om het netwerk verder te verkennen.
Follow-up
Om betrokkenheid te behouden, is het noodzakelijk dat jouw gebruikers hun interesse in het platform niet verliezen. Zorg ervoor dat iedereen weet wat hij/zij moet doen om het platform vanaf nu soepel te laten draaien en zorg ervoor dat jouw feedbacklijnen open staan. Op die manier kun je 'pijnpunten' - mochten ze opduiken - in zeer korte tijd wegwerken om zo een probleemloze gebruikerservaring te garanderen. Een intranet is een project dat nooit af is. Vergeet daarom niet om jaarlijks een enquête te organiseren die je kan helpen om het platform te verbeteren en beter af te stemmen op de behoeften van de gebruikers.
Belangrijke vragen:
- Hoe ga je jouw intranet lanceren?
- Hoe houd je het enthousiasme vast na de lancering?
Gebruik het Sharepoint Lookbook
Vroeger moest je soms maanden coderen om jouw site er mooi uit te laten zien. Tegenwoordig biedt Sharepoint verschillende voorbeelden en ontwerpsjablonen voor organisaties, afdelingen, teams, communities, oplossingen of scholen. Het geeft meteen een idee van de mogelijkheden en het is voor elke gebruiker vrij eenvoudig om mooie pagina's te maken die er geweldig uitzien op elk apparaat of scherm.
Microsoft heeft deze keer duidelijk het zware werk al voor je gedaan. Zodra je hebt gekozen welk sjabloon je wilt gebruiken kun je aan de slag met een intranetpagina die je kunt bijstellen en aanpassen zoals je wilt.
