Heb je niet genoeg aan 24 uur in een dag om al je zakelijke en privé-afspraken op elkaar af te stemmen?
Het productteam van SmartSales heeft het antwoord op jouw probleem! Welkom bij onze nieuwe Shared Planning. In dit blogartikel vertellen we je wat er zo geweldig aan is en hoe je deze nieuwe functie in kunt stellen.
Wat is er veranderd?
In de oorspronkelijke versie kon je al vergaderingen aanmaken of taken toewijzen aan een specifieke klant. Je kon deze gebeurtenissen zichtbaar maken in zowel een agenda- als een lijstweergave.
Dat was allemaal leuk en aardig, maar we merkten dat je soms met twee (of zelfs meer) verschillende agenda's tegelijk liep te goochelen. Bovendien, hoe zit het dan met “niet-SmartSales” afspraken in andere agenda’s?
Als vertegenwoordiger staat de agenda vaak bomvol met geplande afspraken – zelfs buiten de traditionele 9 tot 5 kantooruren om. Extra stress als gevolg van een onevenwichtige balans tussen werk- en privé-afspraken wil je natuurlijk vermijden.
Daarom hebben we Shared Planning bedacht. Dankzij deze nieuwe functie kun je afspraken die je zowel privé als zakelijke wilt inplannen perfect op elkaar afstemmen. Zo mis je nooit meer een klantbezoek of afspraak bij de dokter!
Synchroniseer de hoofdagenda: meerdere mogelijkheden
In de vorige versie kon je al een Hoofdagenda koppelen aan SmartSales, maar alleen in SmartSales aangemaakte items waren zichtbaar in deze andere agenda. Het probleem daarbij was dat je deze items in SmartSales niet kon bewerken buiten de app om en de andere agenda’s niet zichtbaar waren in SmartSales.
Om dat probleem op te lossen, hebben we de functie Shared Planning bedacht! Dankzij deze nieuwe functie heb je uitgebreide mogelijkheden voor synchronisatie beschikbaar met de door jouw gekozen hoofdagenda.
Gedeeltelijke synchronisatie
Gebeurtenissen die zijn aangemaakt in SmartSales, worden automatisch gekopieerd in de andere agenda die je hebt geselecteerd, en vice versa. Gebeurtenissen die in je andere agenda zijn aangemaakt, verschijnen in jouw SmartSales planning. Bovendien kun je deze gebeurtenissen direct vanuit de SmartSales-app bewerken.
Hierdoor heb je in de SmartSales-app een beter overzicht van jouw privé-agenda. Wil je bijvoorbeeld een late afspraak (na kantooruren) inplannen, dan zie je meteen of dit geen problemen op gaat leveren met iets wat je privé al hebt staan (een afspraak bij de dokter, voetbalwedstrijd, ...).
Volledige synchronisatie
Synchroniseer je hoofdagenda met jouw SmartSales-agenda. Elke wijziging die je in jouw hoofdagenda doorvoert, verschijnt ook in jouw SmartSales-agenda en omgekeerd.
Dit kan handig zijn als je een andere zakelijke agenda wilt koppelen. Je kunt dan de dagen die zijn bestemd voor prospects / klantbezoeken organiseren rond teamvergaderingen of evenementen van je bedrijf.
Verschillende agenda's op één plaats beheren is nog nooit zo eenvoudig geweest!
NB: eventuele gebeurtenissen die via SmartSales in de externe agenda zijn aangemaakt blijven bestaan, zelfs als je jouw instellingen in SmartSales hebt aangepast.
Andere agenda’s bekijken in SmartSales
Ander belangrijk nieuws: je kunt nu extra agenda’s toevoegen.
Uit een lijst van alle beschikbare iOS-agenda’s kun je kiezen welke je wilt koppelen aan SmartSales. Je ziet dan alle items van jouw andere agenda’s in de SmartSales planning.
NB: Deze agenda’s zijn alleen in leesmodus te bekijken en kunnen niet worden bewerkt in SmartSales.
Hoe gaat het in zijn werk?
Stap 1. Selecteer jouw hoofdagenda
Ga in de instellingen van SmartSales naar het gedeelte “Agenda” en selecteer jouw hoofdagenda.
Stap 2. Selecteer de manier van synchroniseren
In Instellingen -> Agenda, kies je tussen gedeeltelijke of volledige synchronisatie.
Waarom dit belangrijk is? Lees het eerste deel van dit artikel om je geheugen op te frissen.
Stap 3. Selecteer andere agenda’s die je wilt bekijken in SmartSales (Alleen-lezen)
Ga terug naar de Planningsmodule. Onder het overzicht Dag/Week/Lijst kun je de lijst van alle “Extra agenda’s” weergeven en beslissen of je ze wel of niet in de SmartSales-agenda wilt weergeven. Je hoeft alleen de schakelaar aan/uit te zetten.
Zeg nou zelf, gemakkelijk toch?
