Tout le monde comprend que les intranets sont devenus une nécessité pour les entreprises modernes. Ils offrent efficacité et avantage concurrentiel, mais c'est aussi beaucoup de travail.
Vous pouvez facilement commencer avec quelque chose de standard. Mais ne négligez pas l'idée de créer des applications personnalisées pour votre intranet. C'est là que réside la magie.
La fonction première d'un intranet est de rendre les processus de travail plus efficaces et de donner aux employés les moyens de faire leur travail. Il permet également une meilleure gestion des connaissances et donne accès aux employés à des documents/fichiers importants.
La plupart des propriétaires de petites entreprises ne réalisent pas qu'ils ont besoin d'un intranet car ils pensent que leurs employés ne l'utiliseront probablement pas. Pourtant, le manque de communication peut vous coûter très cher en termes de flux de travail. Ainsi, si votre équipe ne communique que par courrier électronique, vous perdez du temps. Vous devez faciliter la collaboration au sein de votre entreprise.
Voici quelques conseils pour que votre intranet soit un succès !
1. Ayez une vision claire
La première étape consiste à décider ce que vous voulez que votre entreprise fasse de l'intranet. Quel sera son objectif ? Aura-t-il une fonction de communication ou comprendra-t-il également d'autres modules ? Des logiciels/applications supplémentaires sont-ils nécessaires pour rendre les processus de travail et la collaboration encore plus efficaces et transparents, et lesquels ?
Prendre le temps de prendre ces décisions à l'avance peut vous faire gagner beaucoup de temps par la suite. Vous ne commencez pas à travailler sur des fonctionnalités qui ne sont pas pertinentes ou utiles.
Cette approche s'est avérée particulièrement efficace dans les entreprises qui ont connu de grands changements, tels que des rachats d'entreprise ou des fusions. Ces entreprises comptent souvent de nombreux employés qui ne sont pas habitués à la communication interne et aux flux de travail collaboratifs. Cela signifie qu'ils ont besoin d'un meilleur moyen de collaboration dans un premier temps, et d'améliorer la communication par la suite.
Identifiez les utilisateurs de votre intranet et le type d'informations qu'ils souhaitent y trouver. Si vous n'avez qu'un seul département, certaines choses peuvent être évidentes. Si votre entreprise est plus grande - avec différents départements, sites, etc. - vous devez planifier en fonction des besoins de chacun d'entre eux.
Cela peut sembler évident, mais vous seriez surpris de voir combien de fois des intranets sont mis en œuvre sans aucune contribution des employés.
Vous devez toujours commencer par identifier les utilisateurs de votre intranet et le type d'informations qu'ils souhaitent consulter.
Ensuite, vous devez faire en sorte qu'il soit aussi facile que possible pour eux d'adopter la plate-forme.
2. Facilitez l'adoption
Il est très important de rendre votre intranet facile à utiliser et à adopter. Si vous fournissez aux gens une plate-forme qu'ils ne peuvent pas adopter, elle ne leur sera pas d'une grande utilité, surtout à long terme.
Ainsi, lorsque vous pensez à vos utilisateurs, essayez de penser au-delà de leur rôle dans l'entreprise. Pensez aux milléniaux qui ont l'habitude de collaborer et de partager des informations sur les médias sociaux. Et qui le font principalement via des appareils mobiles.
Votre équipe n'est peut-être pas aussi familière avec les outils que l'on trouve habituellement sur les intranets d'entreprise. Ou peut-être que la plupart d'entre eux ne veulent qu'un système d'envoi d'e-mails, tandis que d'autres veulent un moyen plus facile de collaborer.
3. Publiez beaucoup de contenu
Vous devriez essayer de publier autant d'informations pertinentes que possible sur votre nouvel intranet. Assurez-vous que tout est disponible via une seule plateforme. Les utilisateurs ne doivent pas avoir à passer d'une application ou d'un site Web à l'autre. Ajoutez des fonctionnalités supplémentaires comme des notifications, des alertes, etc.
Faites en sorte qu'il soit simple pour votre équipe de publier des informations à l'aide des outils/applications que vous avez choisis précédemment. Avec un CMS qui peut faire partie de votre logiciel/application intranet. Pensez à SharePoint par exemple.
Vous devez faire en sorte que les gens publient eux-mêmes les informations auxquelles ils veulent accéder sur la plate-forme. Si vous le faites pour eux, les informations ne seront pas aussi à jour et pertinentes qu'ils le souhaitent. De cette façon, vous vous assurez également que tous les employés l'utilisent et savent comment l'utiliser. C'est vraiment important, non seulement du point de vue de l'UX, mais aussi du point de vue de l'entreprise. Moins de temps investi dans la mise à jour du site web signifie plus de temps qui peut être consacré à d'autres tâches.
4. Utilisez-le pour vos emails
Veillez à inclure votre fournisseur de messagerie dans votre intranet. Pourquoi ? Parce que l'e-mail reste la principale méthode de communication dans la plupart des entreprises.
Pourquoi ne pas essayer d'avoir une plateforme unique où tous les employés (et, si vous avez de la chance, les personnes extérieures comme les partenaires, les fournisseurs, etc.) peuvent accéder aux informations/documents de l'entreprise et communiquer entre eux ?
Pensez au temps et à l'argent que vous pourriez économiser en rendant tout accessible à partir d'un seul endroit ! Vous utilisez déjà une application de communication d'entreprise ? Essayez de l'intégrer à votre intranet pour que les employés puissent tout avoir en un seul endroit.
La communication est essentielle pour toute entreprise, alors pourquoi ne pas la rendre plus facile ?
5. Offrez un large éventail de fonctionnalités
Proposez un large éventail de fonctionnalités sur votre nouvel intranet. De cette façon, vous pouvez couvrir autant de personnes que possible et les garder engagées plus longtemps ! Il doit être utile à tous les membres de l'entreprise, pas seulement aux cadres ou au personnel informatique.
Vous aurez probablement besoin de l'aide d'une personne qui connaît mieux le fonctionnement des gens que leur rôle professionnel (par exemple, les RH). Cette personne peut devenir une partie intégrante de votre équipe et vous aider à choisir les meilleures fonctionnalités pour votre entreprise.
Vous devez également vous assurer que tout a été testé correctement avant le lancement. Tout doit être intuitif et compréhensible à utiliser. Les gens n'ont pas la patience d'accepter des fonctions compliquées qu'ils ont du mal à comprendre ou qui ne fonctionnent pas comme prévu.
Permettez aux gens d'accéder à la plateforme depuis des appareils mobiles/tablettes. Les employés peuvent choisir de ne pas utiliser votre plateforme si leur seule option est un PC. Alors pourquoi ne pas leur permettre d'y accéder depuis n'importe où ?
Cela vaut la peine d'être envisagé car les employés ont l'habitude de faire des choses en déplacement. Et en dehors des heures de travail également. Cela permet de plus de garder tout accessible même lorsqu'ils ne sont pas connectés.
6. Incitez les employés à collaborer sur l'intranet
Incitez-les à interagir les uns avec les autres en leur offrant des récompenses pour la rédaction d'un article sur l'intranet. Vous pouvez ainsi penser à différents types de grades qui sont attribués en fonction du nombre de mérites reçus, par exemple, membre junior, membre, membre senior, spécialiste, expert...
Cela encouragera les gens à contribuer davantage et à partager leurs connaissances. C'est une bonne chose pour les affaires, car vous exploiterez toutes les ressources possibles de votre équipe !
Une autre incitation pourrait être de permettre aux employés d'accéder à des cours de formation ou à des webinaires de qualité par le biais de votre plateforme !
7. Préparez le lancement
Vous devez absolument informer tout le monde de votre intranet avant son lancement effectif. Vous voulez que les employés soient prêts pour ce qui arrive.
N'oubliez pas non plus les séances de formation. Chacun doit apprendre à utiliser la plate-forme. Ils pourront alors apporter leur contribution !
Conclusion
Un intranet peut devenir très bénéfique pour votre entreprise si vous le faites correctement. Gardez à l'esprit que vous devez tout planifier avant de lancer cette plate-forme. Si les gens ont un site web ou une application difficile à naviguer, ils risquent d'en être rebutés !
Vous ne voulez pas que vos employés se plaignent du manque d'informations ou de la confusion.
Privilégiez la simplicité au lieu d'ajouter trop de fonctionnalités. Les gens se sentiront moins dépassés et utiliseront la plateforme plus rapidement si leurs attentes sont satisfaites.
Si vous simplifiez les choses, si vous informez les gens du lancement à l'avance, et si vous le planifiez correctement, la mise en œuvre de votre intranet sera un succès !
