Iedereen begrijpt dat een intranet een noodzaak is geworden voor moderne bedrijven. Het biedt efficiëntie en concurrentievoordeel, maar het onderhouden brengt ook veel werk met zich mee.
Je kan gemakkelijk aan de slag met een standaardversie. Maar verwaarloos het idee niet om op maat gemaakte apps voor je intranet te bouwen. Daar zit de magie.
De primaire functie van een intranet is om werkprocessen efficiënter te maken en werknemers te empoweren in hun werk. Het biedt ook een beter kennisbeheer en geeft werknemers toegang tot belangrijke documenten/dossiers.
De meeste eigenaren van kleine bedrijven realiseren zich niet dat ze een intranet nodig hebben omdat ze het gevoel hebben dat hun werknemers het waarschijnlijk niet zullen gebruiken. Echter, gebrek aan communicatie kan je veel kosten in termen van workflow. Als je team alleen via e-mail communiceert, verspil je vandaag tijd. Je moet samenwerking binnen je organisatie eenvoudiger maken.
Hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat jouw intranet een succes wordt!
1. Zorg voor een duidelijke visie
De eerste stap is bepalen wat je wilt dat je bedrijf doet met het intranet. Wat wordt de focus? Krijgt het een communicatieve functie of komen er ook andere modules? Is er behoefte aan extra software/apps om werkprocessen en samenwerking nog efficiënter en naadlozer te laten verlopen en zo ja, over welke tools spreken we dan?
Als je de tijd neemt om deze beslissingen vooraf te nemen, kan je daar later veel tijd mee winnen. Zo zal je geen tijd verspillen of werken aan functies die achteraf niet relevant of nuttig zijn.
Deze aanpak is vooral effectief gebleken bij bedrijven die grote veranderingen hebben doorgemaakt, zoals acquisities of fusies. Deze bedrijven hebben vaak veel werknemers die niet gewend zijn aan interne communicatie en collaboratieve workflows. Dat betekent dat ze eerst een betere manier van samenwerken nodig hebben, om later de communicatie te verbeteren.
Stel vast wie jouw intranet gaat gebruiken en wat voor soort informatie ze er van willen hebben. Als je maar één afdeling hebt, liggen sommige dingen misschien voor de hand. Maar als jouw bedrijf groter is - met verschillende afdelingen, locaties, enz. - moet je rekening houden met de behoeften van elk van hen.
Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het zal je verbazen hoe vaak een intranet wordt geïmplementeerd zonder enige input van werknemers.
Je moet altijd beginnen met het identificeren van wie jouw intranet zal gebruiken en wat voor soort informatie ze daar willen zien.
Daarna moet je het hen zo gemakkelijk mogelijk maken om het platform te gebruiken.
2. Maak het gemakkelijk om te gebruiken
Het is heel belangrijk dat je intranet makkelijk te gebruiken en te adopteren is. Als je mensen een platform biedt waar ze niet aan kunnen wennen of niet gemakkelijk mee kunnen werken, zullen ze er niet veel aan hebben. Zeker niet op de lange termijn.
Als je nadenkt over wie je intranet zal gebruiken, probeer dan verder te kijken dan de rol die je medewerkers hebben in het bedrijf. Denk aan millennials die gewend zijn samen te werken en informatie te delen op sociale media. En die dat vooral doen via mobiele apparaten.
Jouw team is misschien niet zo vertrouwd met de tools die we gewoonlijk op bedrijfsintranetten zien. Of misschien willen de meesten van hen alleen een e-mailingsysteem, terwijl anderen een eenvoudigere manier van samenwerken willen.
3. Publiceer veel inhoud
Probeer zoveel mogelijk relevante informatie te publiceren op je nieuwe intranet. Zorg ervoor dat alles via één platform beschikbaar is. Het zou niet nodig moeten zijn voor gebruikers om te switchen tussen verschillende apps of websites. Voeg extra functies toe zoals notificaties, alerts, etc.
Maak het makkelijk voor je team om info te publiceren via de tools/apps die je eerder hebt gekozen. Samen met een CMS dat een onderdeel kan zijn van je intranet software/apps. Denk aan Confluence of SharePoint.
Je moet mensen zelf de informatie laten publiceren waar ze toegang tot willen hebben op het platform. Als je het voor hen doet, zal het niet zo actueel en relevant zijn als zij het nodig hebben. Op die manier zorg je er ook voor dat alle werknemers het gebruiken en weten hoe ze het moeten gebruiken. Het is echt belangrijk, niet alleen vanuit een UX-perspectief, maar ook vanuit een zakelijk oogpunt. Minder tijd investeren in het updaten van de website betekent meer tijd die kan worden besteed aan andere taken.
4. Zet je e-mails erop
Zorg ervoor dat jouw e-mailprovider op je intranet staat. Waarom? Omdat e-mail nog steeds de primaire methode van communicatie is in de meeste bedrijven.
Waarom niet proberen om één platform te hebben waar alle werknemers (en als je geluk hebt ook externen zoals partners, leveranciers, etc.) toegang hebben tot bedrijfsinfo/documentatie en met elkaar kunnen communiceren?
Bedenk hoeveel tijd en geld je kunt besparen door alles vanaf één plek toegankelijk te hebben! Gebruik je al een bedrijfscommunicatie-app? Probeer deze te integreren met je intranet zodat werknemers alles op één plek hebben.
Communicatie is essentieel voor elk bedrijf, dus waarom zou je het niet makkelijker maken?
5. Bied een breed scala aan functies
Bied een breed scala aan functies op jouw nieuwe intranet. Zo kan je zoveel mogelijk mensen bereiken en hou je ze langer betrokken! Het moet nuttig zijn voor iedereen in het bedrijf, niet alleen voor managers of IT-personeel.
Je zult waarschijnlijk ondersteuning nodig hebben van iemand die meer weet over hoe mensen werken dan alleen hun professionele rollen (bijv. HR). Zij kunnen een integraal onderdeel van jouw team worden en je helpen de beste functies voor je bedrijf te kiezen.
Je moet er ook voor zorgen dat alles goed is getest voordat je het intranet lanceert. Je krijgt maar één kans op een goede indruk en dat geldt ook hier. Alles moet intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn. Mensen hebben geen geduld voor ingewikkelde functies die ze moeilijk te begrijpen vinden of die niet werken zoals verwacht. Ze zullen niet geneigd zijn om terug te keren naar een platform dat niet aan hun verwachtingen voldoet.
Geef mensen toegang vanaf mobiele/tablet apparaten. Het risico bestaat dat je medewerkers je platform niet zullen gebruiken als hun enige optie om het te bekijken een pc is. Waarom zou je hen dan niet vanaf overal toegang verlenen?
Het is het overwegen waard omdat werknemers gewend zijn om dingen onderweg te doen. Ook buiten hun werktijd. Het helpt ook om alles toegankelijk te houden, zelfs als ze offline zijn.
6. Geef werknemers prikkels om samen te werken op het intranet
Stimuleer werknemers om met elkaar samen te werken door beloningen uit te delen voor het schrijven van een artikel op het intranet. Je zou ook kunnen denken aan verschillende soorten rangen die worden gegeven op basis van het aantal verdiensten dat je hebt gekregen, bijvoorbeeld, Junior Lid, Lid, Senior Lid, Specialist, Expert...
Dit zal mensen aanmoedigen om meer bij te dragen en hun kennis te delen. Dit is goed voor het bedrijf, want je zult alle mogelijke bronnen binnen je team aanboren!
Een andere stimulans zou kunnen zijn om werknemers toegang te geven tot kwalitatieve trainingen of webinars via je platform!
7. Bereid de lancering voor
Je moet zeker iedereen op de hoogte brengen van je intranet voordat het daadwerkelijk wordt gelanceerd. Je wilt dat uw medewerkers klaar zijn voor wat komen gaat.
Vergeet ook de trainingen niet. Iedereen moet leren hoe het platform te gebruiken. Dan kunnen ze ook echt iets bijdragen!
Conclusie
Een intranet kan heel nuttig zijn voor je bedrijf als je het goed aanpakt. Hou er rekening mee dat je alles goed moet plannen voor je dit platform lanceert. Als mensen een moeilijk te navigeren website/app voorgeschoteld krijgen, zullen ze zich er waarschijnlijk van afkeren!
Je wilt niet dat uw medewerkers klagen over het gebrek aan informatie of dat ze verward zijn.
Focus op eenvoud in plaats van het toevoegen van te veel functies. Mensen zullen zich minder overweldigd voelen en zullen het platform sneller gebruiken als aan hun verwachtingen wordt voldaan.
Als je de zaken vereenvoudigt, mensen vooraf op de hoogte brengt van de lancering en het goed plant, dan zal je intranetimplementatie een zonder twijfel een succes worden!
