Ooit al een vraag ontvangen van een leverancier met betrekking tot de facturen die u net daarvoor betaalde? Met onze boekhoudsoftware is dit verleden tijd omdat we een tool gebruiken die leveranciers op voorhand op de hoogte brengt van de facturen die u betaalde.
Er wordt namelijk een overzicht verstuurd van de exacte facturen, de bedragen van die facturen en ook eventuele kortingen. In dit overzicht staat eveneens de externe referentie van de factuur bij de leverancier, zodat hij in zijn eigen boekhouding gemakkelijk de check kan doen of je bijvoorbeeld recht hebt op korting.
Hoe gaat het dan juist in zijn werk?
Bij het aanmaken van het betalingslot wordt er een overzicht gecreëerd per leverancier van de facturen die werden opgenomen in dat lot.
Dit overzicht wordt bij het betalen van het lot via e-mail doorgestuurd naar de betreffende leverancier. Op die manier weet hij dat er een betaling op komst is en kan hij zeer snel de check kan doen of de bedragen die betaald werden ook wel kloppen. Zo wordt vermeden dat hij niet weet welke facturen er betaald werden of van waar het bedrag kwam.
Het is daarnaast ook mogelijk om bijvoorbeeld de betaalde factuur/facturen als bijlage bij de e-mail te steken.
