Hit enter to search

De juiste boekhoudsoftware kiezen

14/02/2017
Author Avatar
Herman Clicq
Marketing Supervisor, EASI

Als ondernemer hebt u één zekerheid: u bent verplicht uw boekhouding bij te houden. Om deze correct op te volgen gebruikt u vanzelfsprekend een boekhoudsoftwareprogramma. De juiste boekhoudsoftware kiezen, die het beste bij uw noden past, is enorm belangrijk omdat deze tal van voor- en/of nadelen met zich mee kan brengen. In dit artikel geven we alvast enkele punten mee waarmee u zeker rekening moet houden.  

Enkel boekhouding of meer dan dat?

Wenst u liefst zo weinig mogelijk tijd te besteden aan uw boekhouding en ziet u de boekhouding louter als een wettelijke verplichting, ga dan voor een eenvoudige oplossing die ook niet meer doet dan dat. Er bestaan heel wat - vaak online - boekhoudoplossingen die aan zeer lage prijzen zullen voldoen aan uw behoeften: inkomende en uitgaande facturen inboeken, en periodiek de rekensom maken met de uitgaven aan de ene kant en de inkomsten aan de andere.

Een andere mogelijkheid is dat u iemand bent die graag op elk moment weet hoe het met uw onderneming gesteld is: hoe staat het met de liquiditeit of de cashflow, hoeveel heb ik al gespendeerd aan een welbepaald project in vergelijking tot het budget dat ik voorzien had, welke facturen en bestelbonnen zijn reeds goedgekeurd, hoe staat het met mijn geconsolideerde cijfers enzovoort. Als u zich dit soort vragen regelmatig stelt, kiest u beter voor een meer geavanceerde financiële tool.

Analytische boekhouding nodig?

Een vraag die u zich zeker moet stellen, is of u gebruik zult maken van een analytische boekhouding. Wilt u uw kosten en inkomsten kunnen inboeken over specifieke kosten- en uitgavenposten en zo ja, hoeveel assen wenst u te gebruiken? Bij sommige softwarepaketten zult u voor deze functionaliteit een meerkost aangerekend krijgen. Andere boekhoudpakketten voorzien standaard 2 of 4 analytische assen, nog andere pakketten bieden een virtueel onbeperkt aantal assen. Denk goed na alvorens u hier een keuze maakt. Te weinig analytische assen kan een probleem zijn, maar het is uiteraard ook nutteloos om te betalen voor 20 analytische assen als u er in de praktijk slechts 4 nodig hebt.

Om de juiste boekhoudsoftware te kiezen maakt u dus beter op voorhand een duidelijke structuur waarvan u weet dat deze aan uw behoeften zal voldoen.

Papierloos werken

Er is ontegensprekenlijk een trend aan de gang naar digitalisering van communicatie en de boekhouding ontsnapt daar niet aan. Bestelbonnen en facturen verlopen weliswaar nog vaak op papier, maar meer en meer worden deze verzonden en ontvangen via e-mail. Als een boekhouder een factuur ontvangt, heeft die vaak, alvorens de betaling te kunnen uitvoeren, de goedkeuring nodig van de persoon die de bestelling geplaatst heeft (mag de factuur betaald worden, klopt het bedrag, zijn de goederen correct ontvangen, ...). Ook die goedkeuring kan zowel op papier gebeuren als via elektronische weg. Elektronische facturatie is de volgende stap, waarbij facturen niet meer via papier of PDF uitgewisseld worden maar via XML-formaat volgens bepaalde standaarden.

Om de ideale boekhoudsoftware te kiezen, is het belangrijk dat u zich hierover een aantal vragen stelt. Bent u van plan alle documenten uit te printen en bij te houden in een map? Of wilt u volledig papierloos gaan werken? Bent u tevreden met een eenvoudige digitalisering ervan door middel van scanning? Of wilt u verder gaan en bepaalde processen gaan vergemakkelijken door bijvoorbeeld OCR-herkenning van gegevens uit documenten en elektronische goedkeuringsworkflows binnen uw organisatie?

Dit zijn belangrijke vragen die vanzelfsprekend ook een invloed zullen hebben op de keuze voor uw boekhoudsoftware.

Rapportering

Sommige boekhoudpakketten voorzien geen rapportering in de standaardversie. Andere pakketten gaan dan weer heel ver. Nog andere pakketten bieden standaardintegraties met Business Intelligence-tools zodat u uw financiële informatie ook kunt kruisen met data uit andere systemen (ERP, ...). Soms is er ook de mogelijkheid om rapporten te consulteren via mobiele applicaties. Ook dit soort vraagstukken moet u oplossen alvorens u uw ideale boekhoudsoftware kunt kiezen.

Integratie met andere tools

In de meeste gevallen is er in een onderneming naast de boekhoudsoftware ook nog andere software in gebruik, zoals systemen voor productie of CRM. In sommige gevallen kan het nuttig zijn een koppeling te voorzien tussen beide toepassingen. Als dat iets is dat u nodig hebt, kiest u best voor een oplossing die standaardkoppelingen voorziet, of voor een partner die de nodige expertise in huis heeft om deze koppeling voor u te realiseren.

In de cloud of niet?

De cloud biedt vele voordelen en lijkt tegenwoordig de eerste keuze wat betreft manier van installatie van een softwarepakket. In bepaalde gevallen kan het echter toch interessanter zijn om de boekhoudsoftware te installeren op een server die on premise draait. Het kan ook zijn dat u klein begint in de cloud en naarmate uw bedrijf groeit meer en meer de behoefte krijgt om op een lokale server te werken. Of net omgekeerd. Wat het scenario ook is, het is belangrijk om te bekijken of uw boekhoudsoftware vanuit de cloud gebruikt kan worden, vanop een lokale server, of op de beide manieren.

Prijs zegt niet alles

Er bestaan boekhoudsoftwarepakketten in alle prijzen, en zoals vaak geldt dat kwaliteit zijn prijs heeft. Het gezegde "if you pay peanuts, you get monkeys" is zeker van toepassing. Het is belangrijk niet teveel te betalen, maar ook niet te weinig. Eens u voor een softwarepakket gekozen heeft, vraagt het een grote inspanning om nadien opnieuw van oplossing te veranderen. Een modulaire oplossing kan hierbij een goede keuze zijn. Zo kunt u beginnen met - en betalen voor - enkel hetgeen u direct nodig heeft, en later eventueel extra functionaliteiten of gebruikers toevoegen, terwijl de kost op dat moment uw eigen evolutie zal volgen.

Current job openings

Job title
Location
Job title
Location
Job title
Location

Sign up to our newsletter

Follow us

Share this article